Создание упорядоченного общего пространства рабочей группы

Создайте папки, чтобы каждый мог быстро найти то, что ему нужно. В этом руководстве представлены рекомендации и несколько примеров, которые помогут вам создать одно упорядоченное пространство для файлов вашей рабочей группы.

Выясните, как работает ваша рабочая группа

Прежде чем создавать папки, найдите время, чтобы понять рабочие процессы вашей рабочей группы. Создание масштабируемой структуры и договоренность о присвоении имен для вашей рабочей группы позволят уменьшить количество работы по техническому обслуживанию в будущем. Дайте ответ на такие вопросы:

  • Ваши пользователи обычно работают самостоятельно или в рабочих группах?
  • Над каждым файлом работает только один человек или изменения могут вносить несколько человек?
  • Часто ли доступ к файлам будет предоставляться лицам, которые не относятся к вашей рабочей группе Dropbox Business?
  • Если бы Dropbox заменил существующую систему, вы хотели бы скопировать эту структуру папок?
  • Как разные отделы предпочитают группировать свои файлы?

Настройка групп для упрощения совместного использования файлов

Группы позволяют мгновенно обмениваться папками с предварительно выбранным списком людей. Создайте группу для любого отдела, в котором участники регулярно делятся файлами друг с другом. Группы позволяют быстро обмениваться папками со всем отделом, так что теперь не нужно приглашать участников по одному. А когда к группе присоединяются новые участники, они автоматически получают доступ к общим папкам своего отдела.

Создание новой папки в общем пространстве рабочей группы с доступом для группы Business Development

Упорядочивание при помощи стандартных названий папок

После создания структуры и групп сообщите своей рабочей группе о том, как следует называть файлы и папки. Договоренность о присвоении имен облегчит поиск необходимых файлов, особенно тогда, когда количество файлов в общем пространстве рабочей группы увеличится. Вот лишь несколько советов:

  • Имя для ежемесячных папок следует давать в таком формате «MM-YYYY», тогда они будут располагаться в хронологическом порядке.
  • Если вы упорядочиваете папки по клиентам и в вашей компании для клиентов используются коды, в начале названия папки для каждого клиента можно вставить его код. Это поможет сотрудникам быстро найти необходимые файлы.
Выберите подпапку «Маркетинг», смените название верхней папки на «Дизайн», перетащите в нее два файла

Управление доступом

Папки, созданные в общем пространстве рабочей группы, видны всем ее участникам, но это не означает, что у каждого есть к ним доступ. Администратор может добавить в папки отдельных лиц и группы либо удалить их при помощи консоли администрирования, а также он выбирает, можно ли папки редактировать или только просматривать.

Нажмите кнопку «Управление», чтобы узнать, кто имеет доступ к папке, и добавьте участников с правом просмотра или редактирования

Использование папок для управления доступом

Синяя папка со значком здания

Папка рабочей группы

Вся ваша рабочая группа автоматически получает доступ к этой папке, но вы можете управлять правом просмотра или редактирования. Кроме того вы можете предоставлять доступ к этой папке участникам, которые не входят в вашу рабочую группу.

Синяя папка со значком минуса

Папка с ограниченным доступом

Эта папка создается, когда вы предоставляете определенным лицам или группам доступ к папке, находящейся в общем пространстве рабочей группы. Просматривать и редактировать ее содержимое могут только лица или группы, которым вы предоставили такое право.

Фиолетовая папка со значком человека

Папка участника рабочей группы

​​У каждого участника рабочей группы есть папка с содержимым, которое по умолчанию видит только он. Такие папки названы именем пользователя. Доступ к файлам и папкам, содержащимся внутри их, может предоставлять пользователь.

Синяя папка со значком двух человек

Общая папка

Эта папка позволяет пользователям предоставлять общий доступ к содержимому в папке участника рабочей группы. После приглашения пользователи могут добавить ее в свою папку участника рабочей группы, чтобы обеспечить конфиденциальность данных, или в папку рабочей группы, чтобы другие были в курсе событий.

Обеспечение порядка в общем пространстве рабочей группы

Ниже приведены советы, которые помогут сохранить структуру после того, как вы пригласите участников рабочей группы, и они добавят содержимое в общее пространство:

  • Перемещайте завершенные проекты в папки архива. Затем при помощи умной синхронизации Dropbox выберите для них «только в онлайн-режиме» и очистите место на жестком диске участников рабочей группы.
  • Администраторы могут войти в качестве участника рабочей группы, чтобы получить доступ к любым папкам, которыми поделился пользователь.
  • Обновляйте членство в группах, когда участники переходят в другие рабочие группы.
  • Отмените доступ к данным компании, временно приостановив или удалив участников рабочей группы, уволившихся из компании. 
Выделите несколько файлов и выберите «умная синхронизация > только в онлайн-режиме». Теперь они не будут занимать место на жестком диске, доступном в автономном режиме

Как это выглядит

Представляем структуру папок, созданную по примерам, предоставленным клиентами Dropbox Business. Синие значки с изображением людей означают участников рабочей группы, а серые — участников, которые не относятся к компании.

Структура папок компании с папками, упорядоченными по отделам, клиентам и проектам, отображающая, кто и к чему имеет доступ