Устройства для хранения данных

Как с помощью устройств для хранения данных делиться файлами?

Как и в случае с электронной почтой, использовать для передачи файлов этот способ (устройства для хранения данных) довольно просто и не нужно ничего специально настраивать. Хотя вам потребуется некоторое время, чтобы решить, какое именно устройство использовать.

Устройства для хранения данных

  • Приобрести в необходимом количестве устройства для хранения данных
  • Раздать их сотрудникам

Dropbox

  • Зарегистрируйтесь в Dropbox.
  • Скачайте программу Dropbox.

Главным параметром является объем устройства, но еще важно помнить, что его, скорее всего, будут часто передавать из рук в руки. А значит, устройства с движущимися элементами (например, твердотельные жесткие диски) могут повредиться от частого использования.

Чтобы начать работать с Dropbox, нужно просто зарегистрировать аккаунт и скачать программу Dropbox. Эти небольшие затраченные усилия с лихвой компенсирует простая система общего доступа к файлам в Интернете.


Как поделиться файлом с коллегой?

В этом отношении устройства для хранения данных очень напоминают FTP: просто вместо того, чтобы загружать файлы на сервер и скачивать их, вы буквально в физическом смысле передаете «сервер» друг другу. Поэтому с устройствами для хранения данных, если использовать их для общего доступа к файлам, возникает та же проблема, что и с FTP, — проблема синхронизации.

Устройства для хранения данных

  • Подсоединить устройство к компьютеру
  • Скопировать файл с компьютера на устройство
  • Правильным образом извлечь устройство
  • Дойти до рабочего места своего коллеги и вставить устройство в его компьютер
  • Скопировать файл с устройства на компьютер
  • Правильным образом извлечь устройство
  • Повторить все с начала, если нужно поделиться внесенными в файл изменениями

Dropbox

  • Создать в своем Dropbox новую папку для документов, которыми нужно поделиться с коллегами
  • Навести на нее курсор, нажать правую кнопку мыши и предоставить к папке доступ
  • Поместить нужный файл в эту общую папку Dropbox на своем компьютере. Файл автоматически появится в аккаунтах Dropbox ваших коллег
  • Каждый раз когда кто-то будет вносить в файл изменения, они автоматически синхронизируются с аккаунтами соответствующих пользователей

Устройства для хранения данных гораздо проще и понятнее в использовании, чем система вроде FTP: для них не требуется никакого специального программного обеспечения (или даже подключения к Интернету). Но если сотрудники компании работают на разных платформах, с устройствами для передачи данных могут возникнуть определенные проблемы. Поскольку на ПК и Mac диски форматируются по-разному, иногда бывает непросто поделиться файлами с коллегой, у которого другая операционная система.

Чтобы настроить общие папки Dropbox потребуется небольшое дополнительное усилие, но зато потом система полностью заменит устройства для хранения данных. А еще, каждый раз когда вы вносите какие-либо изменения, эти изменения будут автоматически синхронизироваться с файлами ваших коллег. А значит, вам не придется то и дело покидать рабочее место и нести устройство с записанными изменениями коллеге.


Как поделиться файлом с клиентом?

Когда все находятся в одном здании, устройства для хранения данных вполне подойдут для совместной работы. Но если вдруг вам понадобится поделиться файлом с клиентом, который не сидит у вас в офисе, станут очевидными все недостатки такого метода.

Один раз вручить клиенту флэшку или SD-карту — довольно просто. Но если такому клиенту понадобятся постоянные отчеты о проделанной работе, то каждый раз находить его и передавать соответствующее устройство будет очень неудобно.

Устройства для хранения данных

  • Подсоединить устройство к компьютеру
  • Скопировать нужный файл с компьютера на устройство
  • Правильным образом извлечь устройство
  • Отдать устройство клиенту

Dropbox

  • Навести курсор на файл в своей папке Dropbox и нажать правую кнопку мыши
  • Нажать в выпадающем меню Ссылка доступа, чтобы сгенерировать соответствующую ссылку
  • Послать ссылку клиенту. Он сможет просмотреть или скачать файл в любом веб-браузере

Благодаря Dropbox делиться документами с клиентами станет намного проще. Поскольку файлы передаются через Интернет, вам не придется каждый раз навещать клиентов, чтобы держать их в курсе дела.


Как предоставить доступ к большим файлам?

Один из плюсов устройств для хранения данных — это возможность передавать с их помощью большие файлы. В отличие от электронной почты, которая подразумевает ограничения по размеру файлов, или серверов FTP, для которых необходимо специальное программное обеспечение, устройства для хранения данных делают процесс передачи материалов довольно простым.

Устройства для хранения данных

  • Устройства с файловой системой FAT32 имеют ограничения по размеру файлов — 4 ГБ.
  • В остальном размер передаваемого файла ограничивается лишь объемом устройства.
  • Большие файлы приходится копировать целиком каждый раз, когда в них вносятся изменения.

Dropbox

  • Для загрузки через программу Dropbox нет ограничений по размеру файлов
  • Во время синхронизации хранящихся в Dropbox данных загружаются только те части файла, которые содержат внесенные изменения.

Поскольку в этом случае вам не потребуется подключение ни к какой сети, передать файл другому пользователю можно очень быстро, если только этот пользователь находится поблизости. Но на ПК и Mac диски форматируются по-разному, и у каждого формата есть свои ограничения по размеру файлов и объему данных.

Dropbox объединяет преимущества устройств для хранения данных и плюсы Интернета. Большие и маленькие документы обрабатываются одинаково, так что вы сможете без проблем работать даже с очень «тяжелыми» файлами. Хотя первая загрузка таких файлов может занять больше времени, чем копирование их на устройство для хранения данных, потом Dropbox будет загружать только те части документа, которые изменились, так что обновление и синхронизация будут осуществляться быстрее и эффективнее.


Как работать вместе над одним и тем же файлом?

Когда над одним файлом работают одновременно двое, может возникнуть конфликт: чью версию сохранить? Эта проблема решается по-разному, когда вы используете для передачи файлов накопительные устройства и когда задействован Dropbox.

Устройства для хранения данных

  • Устройства для хранения данных не поддерживают разрешение конфликтов
  • Самая последняя версия файла замещает версии с изменениями, внесенными другими пользователями
  • Чтобы избежать проблем, приходится обычно временно изымать файл из хранилища, чтобы его мог редактировать в каждый конкретный момент только один пользователь

Dropbox

  • Если происходит конфликт, Dropbox сохраняет обе версии файла
  • Таким образом вы можете просмотреть изменения, внесенные обоими участниками, и решить, как именно их объединить

Если вы пользуетесь для предоставления общего доступа устройством для хранения данных, при разрешении конфликтов, связанных с разными версиями, может сыграть свою роль «человеческий фактор». Поскольку текущая версия документа существует в единственном числе — на устройстве, можно легко потерять внесенные изменения, если кто-то заменит копию с этими изменениями своей копией. Вашим сотрудникам придется действовать весьма осторожно и следить, чтобы только один человек вносил изменения в файл в каждый конкретный момент времени.

Dropbox особенным образом обращается с конфликтующими копиями, поэтому вы больше не сотрете чью-то чужую работу, заменив ее своей версий файла. Если один файл будут редактировать одновременно двое пользователей, Dropbox предупредит их о том, что может произойти конфликт, и попросит выбрать, как именно следует объединить все изменения.


Как восстановить старые версии файлов?

Как и на сервере FTP, на устройствах для хранения данных не отслеживаются внесенные в файл изменения. Поэтому их можно потерять: у вас не будет возможности вернуться к старой версии, если важную информацию в ней, например, случайно удалили, заменив старую копию новой.

Устройства для хранения данных

  • Устройства для хранения данных не поддерживают историю изменений
  • Обычно, чтобы ничего не перепутать, файл копируют и переименовывают, указывая в названии номер версии

Dropbox

  • Навести курсор на файл в своей папке Dropbox и нажать правую кнопку мыши
  • Выбрать в меню Просмотреть предыдущие версии и просмотреть историю версий файла
  • Выбрать нужную версию и нажать Восстановить

В Dropbox предусмотрена встроенная поддержка версий, поэтому вам больше не придется терять важные данные. Каждое сохраненное вами изменение автоматически записывается, и всего парой щелчков мыши вы сможете восстановить всю «историю» нужного файла.