VPN

Как настроить VPN, чтобы с ее помощью делиться файлами?

Чтобы безопасно и удобно пользоваться VPN, нужно тщательно ее настроить и постоянно поддерживать в рабочем состоянии. Для настройки и поддержания VPN компаниям рекомендуется воспользоваться услугами IT-специалиста.

VPN

  • Вместе с IT-специалистом приобрести сервер VPN
  • IT-отдел должен настроить аккаунт VPN для каждого пользователя
  • Вместе с IT-специалистом приобрести файловый сервер для VPN
  • Создать на файловом сервере общую папку и предоставить определенным пользователям соответствующие права доступа
  • Установить на компьютер каждого пользователя программу для использования VPN и настроить доступ
  • Подключить сетевой диск к общей папке на компьютере каждого пользователя

Dropbox

  • Зарегистрируйтесь в Dropbox.
  • Скачайте программу Dropbox.

IT-специалист должен не только настраивать сервера VPN, но и создавать аккаунты для пользователей, присваивать пользователям соответствующие права доступа к общим папкам на файловых серверах, наблюдать за работой, предотвращать проникновение в систему вредоносных программ и обучать некоторых пользователей подсоединяться к VPN.

И VPN, и Dropbox можно использовать для общего доступа к файлам, создавая, например, общие папки, но в Dropbox создать и настроить такую папку гораздо проще. Для этого не потребуются специальные технические навыки: чтобы добавить в папку пользователя, нужно всего лишь ввести адрес его электронной почты. А вашим сотрудникам не придется тратить много времени на освоение нового программного обеспечения.


Как поделиться файлом с коллегой?

Благодаря VPN ваши сотрудники смогут работать с общими файлами точно так же, как работают с обычными файлами на своем жестком диске. В общие файлы можно вносить изменения напрямую: не нужно вручную скачивать их с сервера и загружать на него, как в случае с FTP. Минус заключается в том, что все операции с файлами производятся через сетевое соединение, а значит, ваша работа зависит от подключения к Интернету и возможностей сервера VPN обрабатывать входящие запросы.

VPN

  • Открыть программу для VPN
  • Ввести адрес сервера, имя пользователя и пароль аккаунта VPN
  • Подождать, пока сервер VPN проверит ваши данные
  • Подсоединиться к файловому серверу
  • Записать файл на ранее созданный общий сетевой диск
  • Файл автоматически появится на общих сетевых дисках ваших коллег
  • Когда кто-нибудь внесет в файл изменения, они автоматически станут доступны для остальных коллег

Dropbox

  • Создать в своем Dropbox новую папку для документов, которыми нужно поделиться с коллегами
  • Навести на нее курсор, нажать правую кнопку мыши и предоставить к папке доступ
  • Поместить нужный файл в эту общую папку Dropbox на своем компьютере
  • Файл появится в аккаунтах Dropbox ваших коллег
  • Каждый раз когда кто-то будет вносить в файл изменения, они автоматически синхронизируются с аккаунтами соответствующих пользователей

На первый взгляд, Dropbox мало чем отличается от VPN, если речь идет о предоставлении общего доступа к файлам: и там, и там можно редактировать файлы напрямую (скачивать их при этом не нужно), а внесенные изменения автоматически появляются в общих папках вашей рабочей группы. Но в Dropbox у пользователей есть еще и локальные копии всех документов, поэтому искать и редактировать файлы намного проще, чем в VPN.

Когда вы пользуетесь VPN, то можете работать с файлами, только будучи подключенными к сети. В Dropbox же, напротив, можно сохранять файлы локально, чтобы иметь к ним доступ даже при отсутствии соединения с Интернетом: все внесенные в оффлайн-режиме изменения будут синхронизированы, когда вы снова подключитесь к сети.А еще, если один и тот же файл одновременно редактируют сразу несколько пользователей, Dropbox создает конфликтующую копию, а не переключает кого-то из пользователей в режим только для чтения.


Как поделиться файлом с клиентом?

Делиться файлами с клиентами иногда довольно неудобно, если вы делаете это с помощью VPN, поскольку предоставлять неограниченный доступ ко всей своей внутренней сети постороннему человеку не всегда хочется. Чтобы предоставить доступ клиенту, всегда проще и безопаснее воспользоваться Dropbox или любой другой системой.

Если вы все же хотите сделать это именно с помощью VPN, можно воспользоваться SSL VPN —  менее распространенной формой стандартной системы, благодаря которой системный администратор может ограничить доступ к определенным серверам или файлам в частной сети.

VPN

  • Заранее согласовать с IT-специалистом настройки сервера, чтобы можно было использовать SSL VPN
  • Попросить IT-специалиста создать для клиента аккаунт SSL VPN, чтобы у него был доступ только к определенным файлам или серверам
  • Предоставить клиенту данные для входа в аккаунт VPN
  • Клиент сможет зайти в вашу сеть SSL VPN через любой браузер
  • Все ресурсы, которые прописаны в правах доступа этого аккаунта (включая файловые сервера, общие папки и файлы), будут отображаться прямо в браузере

Dropbox

  • Навести курсор на файл в своей папке Dropbox и нажать правую кнопку мыши.
  • Нажать в выпадающем меню Ссылка доступа, чтобы сгенерировать соответствующую ссылку
  • Послать ссылку клиенту. Он сможет просмотреть или скачать файл в любом веб-браузере

Поскольку в Dropbox работают ссылки доступа, вы сами определяете, какие именно файлы увидит ваш клиент. Для доступа к файлу ему достаточно будет просто нажать на ссылку, и не потребуется никакое сложное программное обеспечение для VPN. Для ссылок доступа можно устанавливать пароли и сроки действия, если у вас Расширенный аккаунт или Dropbox Business. А еще доступ к любому документу можно всегда отменить. Для этого нужно просто отключить соответствующую ссылку.


Как предоставить доступ к большим файлам?

Когда вы работаете с VPN, может возникнуть проблема с большими файлами. Каждый раз когда вы сохраняете изменения, по сетевому соединению с VPN на файловый сервер пересылается весь файл целиком, а потому с «тяжелыми» файлами работа осуществляется не так эффективно.

Решить эту проблему можно так: переместить большой файл с сетевого диска на локальный жесткий диск, внести в него изменения, а потом снова переместить файл на сетевой диск. Но в результате вы будете точно так же скачивать и загружать файл, как и в случае с FTP, а это не очень эффективно, к тому же так трудно синхронизировать данные с коллегами.

VPN

  • В VPN нет ограничений на размер пересылаемых файлов
  • Работать с большими файлами иногда трудно, потому что VPN зависит от интернет-соединения
  • Большие файлы приходится заново отправлять целиком каждый раз, когда в них вносятся изменения

Dropbox

  • Для загрузки через программу Dropbox нет ограничений по размеру файлов
  • Во время синхронизации в Dropbox загружаются только те части файла, которые содержат внесенные изменения

В Dropbox работает встроенная поддержка версий, поэтому все изменения, произведенные с файлами, записываются автоматически и без вашего участия. Можно просмотреть всю «историю» любого документа, пару раз щелкнув мышью, поэтому вы никогда не удалите по ошибке важные данные.


Как восстановить старые версии файлов?

На файловом сервере хранится лишь одна текущая копия каждого файла и не ведется журнал версий, поэтому данные могут потеряться. Если один пользователь, например, удалит какую-то информацию и заново загрузит документ на сервер, то старая версия будет утеряна безвозвратно.

VPN

  • VPN не поддерживает историю изменений
  • Обычно, чтобы ничего не перепутать, файл копируют и переименовывают, указывая в названии номер версии

Dropbox

  • Навести курсор на файл в своей папке Dropbox и нажать правую кнопку мыши.
  • Выбрать в меню Просмотреть предыдущие версии и просмотреть историю версий файла
  • Выбрать нужную версию и нажать Восстановить

Если ваши файлы хранятся в Dropbox, там записывается каждое сохраненное в них изменение. Если вы вдруг спохватились, что некоторое время назад были удалены важные данные, их можно будет восстановить, пару раз щелкнув мышью. Как и доступ, сохранение версий осуществляется автоматически, так что вам не придется специально заниматься этим вопросом, разве что вы захотите взглянуть на старую версию какого-то файла.


Как осуществляется доступ к файлам с мобильных устройств?

Большинство мобильных приложений для VPN обычно обеспечивают только зашифрованное соединение. Такая стратегия срабатывает, если нужно безопасно поработать в Интернете, отправить электронное письмо, передать данные по протоколу IP, но вот когда речь идет об общем доступе к файлам, она подходит уже не так хорошо. Обычно уже другое приложение осуществляет подключение к сетевому диску и доступ к файлам вашей компании. Некоторые такие программы и приложения даже должны специально настраивать специалисты IT-отдела.

VPN

  • Воспользоваться комплексной поддержкой VPN или установить на свое мобильное устройство приложение для VPN
  • Подсоединиться к VPN, введя адрес сервера, свое имя и пароль
  • С помощью стороннего приложения подключиться к сетевому диску, после этого можно работать с файлом точно так же, как если бы он хранился на вашем компьютере
  • Для редактирования документов необходимо стабильное подключение к Интернету

Dropbox

  • Скачать мобильное приложение Dropbox.
  • Войти в свой аккаунт и открыть документ для предварительного просмотра прямо в мобильном приложении Dropbox
  • Воспользоваться совместимым с Dropbox мобильным приложением (например, Microsoft Office), все внесенные в файл изменения синхронизируются с остальными подсоединенными устройствами

С мобильным приложением Dropbox вам не придется мучиться с подключением к VPN. Нужно просто установить приложение и войти через него в Dropbox, и система на вашем устройстве готова! Вы сможете просматривать файлы, редактировать их через сторонние приложения, создавать ссылки доступа точно так же, как и в общих папках на компьютере.

В мобильных приложениях для работы с VPN соединение также довольно часто разъединяется (например, когда вы проезжаете через туннель). В зависимости от приложения VPN и приложения для редактирования файлов в ситуациях, когда отсутствует стабильное соединение, бывает иногда невозможно работать с файлами. Dropbox решает эту проблему: вы можете скачать файлы на свое устройство и редактировать их в оффлайн-режиме.