Språkteknikföretaget använder Dropbox Business för att enkelt och säkert dela skript och inspelningar över hela världen, vilket avsevärt minskar fraktkostnaderna och borttappade hårddiskar.

Appens viktiga resultat

Snabbare överföring av stora filer

Betydande tids- och kostnadsbesparingar

Mindre tid som ägnas åt felsökning

UTMANINGEN

Förlorad i översättningen

För att fånga exakta talmönster, dialekter och uttal för klientteknik – som språkigenkänning och tal-till text-system – skickar Appen regelbundet sina team på resor genom Afrika, Asien, Europa och Nordamerika. Medarbetare kan vara ute på fältet i upp till sex månader och spela in och transkribera samtal som motsvarar enorma mängder data. Eftersom Appens kunder vill att projekten ska bli klara snabbt måste medarbetare ute på fälten kunna skicka tillbaka inspelat material till Appen i USA, Australien och Filippinerna så snabbt som möjligt. Förut försökte företaget använda egenkodade FTP-lösningar, frakta hårddiskar och till och med låta medarbetare flyga fram och tillbaka med datalagringsenheter för att garantera att inget tappades bort eller stals. Men alla metoder var problematiska utifrån snabbhet och effektivitet. Stephen Norris, vice VD för Appens verksamhet för språkresurser, förklarar: ”Verktyg som vi skapat för att kopiera data krävde alla manuella insatser och var inte särskilt tillförlitliga. Med olika tidszoner och logistiska problem kunde det ta upp till tre–fyra dagar att koordinera vårt IT-team med teamen ute på plats – vilket verkligen var slöseri med tid”. Under ett särskilt besvärligt projekt kom Norris på sig själv med att tänka på hur mycket enklare fildelning vore om ”det bara tyst funkade som med Dropbox”. Appens affärsutvecklingsteam använde redan Dropbox med stor framgång. ”Jag var lite orolig för hur Dropbox skulle klara den stora mängden data vi överför”, erkänner Norris. ”Men enligt affärsutvecklingsteamet var det mycket snabbare än det gamla systemet. Då vågade vi lita på att Dropbox bara funkar.”

”Dropbox Business är så pålitligt stabilt. Jag har varit verksam i teknikbranschen sedan 90-talet och det är häpnadsväckande att hitta en produkt som påstår sig kunna göra allt det här och sedan faktiskt levererar.”

Stephen Norris, VP of Operations for Language Resources, Appen

LÖSNINGEN

Tillförlitlig synk i praktiken

Norris bestämde sig för att implementera Dropbox Business till alla i språkresursteamet och insåg snart att Dropbox kunde synka terabyte efter terabyte utan problem. Eftersom Dropbox-synkning påskyndar överföringar genom att börja filhämtningar medan uppladdningar fortfarande pågår kan tusentals timmar inspelade intervjuer snabbt delas med Appens huvudkontor i Sydney. ”Vi kan överföra enorma datamängder med Dropbox utan att någon behöver slita med det”, säger Norris. ”Förut behövde folk ibland fråga om en överföring hade lyckats, men nu är det bara att kolla i mappar för att vara säker på att innehållet är aktuellt.” Oavsett var Appen har personal utstationerade i världen eller vilka enheter de använder står de alltid i förbindelse med varandra tack vare Dropbox Business. ”Dropbox Business är så pålitligt stabilt”, säger Norris. Jag har varit verksam i teknikbranschen sedan 90-talet och det är häpnadsväckande att hitta en produkt som påstår sig kunna göra allt det här och sedan faktiskt levererar.” Även när Appens medarbetare befinner sig på platser med långsam – eller ingen – internetuppkoppling synkar Dropbox vidare. Teknik för automatisk återupptagning säkerställer att filerna blir fullständigt synkade. Eller som Norris uttrycker det: ”När internetuppkopplingen svajar och går ner och sedan kommer tillbaka igen känner Dropbox av det och återupptar synkandet på samma ställe.”

”Vi har kontor i Sydney, Filippinerna och Pakistan med personal i Nya Zeeland, Australien, Europa och i USA. Att koordinera allt arbete på alla dessa platser med någon annan lösning än Dropbox Business vore outhärdligt”, säger han.

Stephen Norris, VP of Operations for Language Resources, Appen

RESULTATEN

Tids- och kostnadseffektivitet

När Appen använde frakttjänster för att transportera hårddiskar kostade det tusentals dollar för att säkerställa snabb leverans av filerna. ”Vi var tvungna att säkerhetskopiera allt eftersom hårddiskar oundvikligen kom på avvägar. Det var en riktig plåga”, säger Norris. Med Dropbox Business slipper Appen inte oroa sig enbart över förlorade filer, företaget slipper dessutom alla fraktkostnader. Vi kommer även undan personalkostnader i samband med FTP-lösningar. ”Under minst ett år lade vår serverkille cirka en tredjedel av sin tid bara på att felsöka och lära folk hur man använde FTP”, säger Norris. Med Dropbox kan medarbetarna jobba produktivare och fokusera på att hålla igång projekten. Enligt Norris minskar Dropbox den tid det tar att överföra data till Appens kontor och därmed kan produkterna produceras snabbare. Det minskar också risken för att datainsamlare ska hinna samla in data innan de kvalitetssäkrats – och vi slipper registrera om dåliga data. ”Det är helt enkelt en genomgående bra applikation”, säger han. ”Vi har kontor i Sydney, Filippinerna och Pakistan med personal i Nya Zeeland, Australien, Europa och i USA. Att koordinera allt arbete på alla dessa platser med någon annan lösning än Dropbox Business vore outhärdligt”, säger han.

Den bästa delnings- och lagringslösningen för företaget

eller  köp nu