Dropbox Business gör det möjligt för den prisbelönta arkitekturbyrån att enkelt samarbeta i stora designfiler från vilken kontorsenhet som helst, vilket leder till snabbare omsättningstider för kundprojekt.

BNIM, ett arkitekturföretag

BNIM:s viktiga resultat

40 % minskning av IT-kostnaderna

Snabbare responstider åt kollegor, konsulter och kunder

Snävare säkerhet och ägarskap för privata designelement

UTMANINGEN

Förenklar arbetsflödena när företaget växer

BNIM utformar byggnader som gör mer än bara ser eleganta ut och man vinner nationella priser för hållbarhet och energieffektivitet. Framgången har lett till att företaget har expanderat bortom huvudkontoret i Kansas City och har lanserat sju nya kontor i USA. Men när det blev dags för anställda på olika platser att samarbeta blev det tydligt att befintliga processer förhindrade tillväxten. Varje kontor hade en separat nätverksenhet, vilket gjorde det svårt för kollegor och konsulter i olika städer att samarbeta, speciellt när de skulle hantera komplexa filer som 3-D Autodesk Revit-modeller. Offertdeadlines kom obehagligt nära när arkitekter skulle ladda upp filerna till servern kvällen innan deadline, säger Erin Gehle, kommunikationschef. ”Vi behövde bygga in stora marginaler bara för kommunikation”, säger Gehle. Utanför kontoret brottades arkitekter med VPN och projektledningsprogram, en kamp som upprepades varje gång någon gjorde en ändring. ”Våra befintliga verktyg klarade inte att dela stora Revit-modeller”, säger Paul Waters, IT-chef. ”Vi behövde använda andra metoder.”

För att kringgå alla de här problemen började anställda använda personliga konton på Dropbox under sina BNIM-mejladresser. Efter att ha utvärderat ett antal molnleverantörer för företag var det inte någon överraskning att Dropbox Business blev den tydliga vinnaren. ”Från en enhetsagnostisk synpunkt var Dropbox Business den enklaste lösningen att använda”, säger Waters.

LÖSNINGEN

En ny samarbetsplan

För anställda på BNIM har processen från koncept till plan blivit mycket smidigare efter att man började använda Dropbox Business. Gehle säger att i stället för att ägna timtals åt att kringgå serverbegränsningarna kan anställda snabbt göra en filbegäran, vilken får mottagarna att lägga materialet i en specifik mapp. ”När en konsult tittar på ett förslag och vill se en annan bild är det lätt att ordna”, säger hon.

Team med arkitekter och tekniker kan nu enkelt arbeta på modeller i delade mappar. När de är redo att skicka designer till kunder använder de delade länkar, vilket har eliminerat oron över filstorlekar och filtyper. BNIM-anställda kan nu dela många av dokumenten med kunder på mobila enheter, vilket gör det enklare att visualisera tidiga koncept ute på byggena. ”Nu är det mycket enklare att arbeta i mobilen i stället för att ladda mejl eller försöka ladda ner en fil”, säger Gehle.
Övergången till Dropbox Business har också gett BNIM nödvändig försäkran om att de interna företagsdokumenten alltid är säkra. Water kallar adminkonsolen en ”räddningsplanka” som ger BNIM större kontroll över data med funktioner som fjärradering, vilket gör att IT kan ta bort filer från enheter när anställda lämnar företaget.

RESULTATEN

Snabbare responstider

Dropbox Business hjälper anställda på BNIM att spara tid – precis som byggnaderna som företaget konstruerar hjälper kunderna att spara energi. ”Inga fler sena nätter när vi överför filer tillbaka till nätverket”, säger Gehle. Kunderna har också noterat de snabbare handläggningstiderna. ”Tjänsten har helt omvandlat vår förmåga att reagera snabbt. Den förbättrar vårt rykte att vara responsiva, medvetna och intresserade. Kunderna uppskattar det.” BNIM:s IT-avdelning har sett en liknande effekt på hastighet och effektivitet med Dropbox Business. Waters beräknar att tjänsten har minskat IT-ledningens fasta kostnader med 40 %. ”Till exempel, i stället för att fråga en användare som tappat bort en fil ”vilken dag behöver du få den återställd?” kan användarna göra det själva”, säger han. För det affärssmarta IT-teamet hjälper tidsbesparingen BNIM att kunna ligga i framkant. ”Vi strävar efter att BNIM ska ligga i framkant av tekniken och hitta alla nya sätt att förbättra designprocessen”, säger Waters. ”Så det är fantastiskt att få den här effektiviseringen”.

Den bästa delnings- och lagringslösningen för företaget

eller  köp nu