Kunder / Asana

Med Dropbox Business kan Asana enkelt öka sin produktivitet och hålla sig synkade

Asana är en webbaserad lista med gemensamma uppgifter som hjälper företag att hålla sig ajour och organiserade. Grundapplikationen minskar behovet av att hålla möten och skicka e-post med statusuppdateringar och gör det möjligt för team att arbeta mer effektivt för uppfylla sina mål. Asana har sitt huvudkontor i San Francisco och har för närvarande 35 kreativa medarbetare.

Mer centrerat arbete

Med produktivitet som målsättning i företaget lägger Asana stor vikt på att göra arbetsflöden så effektiva som möjligt. I en anda av att försöka göra allt så enkelt som möjligt – till exempel databehandlingsresurser – bestämde sig Asanas grundare tidigt för att avstå från att göra stora investeringar i servrar eller IT-infrastruktur. Istället valde man en fildelnings- och lagringsstrategi som innebar lägre omkostnader. Tillvägagångssättet har oftast fungerat bra, särskilt med tanke på att företaget kunde använda sin egen programvara för att hålla projekt organiserade och på rätt spår. Men när allt fler kalkylblad, marknadsföringsutkast och dokument började cirkulera blev fillagring ett problem. Medarbetare började använda USB-enheter och personliga Dropbox-konton för att lagra filer, men det var ofta svårt att hitta exakt var de hade sparats. ”Vi hade filer överallt. Det var en mardröm”, säger verksamhetschefen, Kenny Van Zant. Övergången till Dropbox Business innebar att Asana äntligen fick en central plats att lagra filer på – de blev mer lättåtkomliga och samarbetsvänliga. Van Zant drar sig till minnes: ”Vi konfigurerade Dropbox, utbildade alla via ett mejl, överförde våra största delade mappar och såg aldrig tillbaka.”

”När som helst kan vem som helst gå från sin stationära dator till en bärbar dator som inte är sin egen i ett konferensrum. Med Dropbox kan vi göra så här utan att bekymra oss om hur vi ska få tag på våra filer.”

Ökad produktivitet

Dropbox Business har blivit en integrerad del av Asanas arbetsflöde. Det är den första hållplatsen för nya medarbetare när de lär sig verksamheten. Dropbox är något mer än bara ett ställe där man når filer – det är även den plats där medarbetare hittar grundläggande företagspresentationer, företagsprognoser och till och med finansiella uppgifter om Asana. ”Dropbox hjälper oss att utveckla en kultur med fullkomlig insyn”, säger Van Zant. Dropbox Business hjälper dessutom företaget att upprätthålla en rörlig arbetsplats genom att anställda kan komma åt filer från vilken dator som helst. Van Zant förklarar: ”Vi har laptops liggande överallt på kontoret. ”Så när som helst kan någon använda någon annans laptop i ett konferensrum. Med Dropbox kan vi göra detta utan att bekymra oss om hur vi ska få tag på våra filer.” När medarbetare arbetar hemifrån kan de fortsätta vara i förbindelse med Asana snabbt och enkelt via Dropbox. Van Zant har själv två hemdatorer synkade till sitt Dropbox-konto på Asana. Han intygar: ”Att ha åtkomst till materialet oavsett var man befinner sig – utan att vara låst vid en viss maskin eller skrivbordet – är riktigt praktiskt.” Utöver att använda Dropbox för att lagra och dela filer internt använder Asana tjänsten för att samarbeta med utomstående parter. Genom att spara sådant som juridiska dokument och styrelsepresentationer på Dropbox kan Asanas personalgrupp och externa juridiska och finansiella samarbetspartners utbyta information utan att behöva skicka mejl fram och tillbaka – något Van Zant tycker är oerhört värdefullt. ”Jag anser att e-postsystemet är filernas kyrkogård”, skämtar han. Beslutet att hålla interna processer så enkla som möjligt och motviljan att använda mejl innebär att personalen använder endast Asanas programvara och Dropbox för att samarbeta. ”På så vis vet vi att folk arbetar med den mest aktuella informationen och att vi inte slösar tid eller energi”, säger Van Zant. ”Det är verkligen viktigt för att vårt företag ska vara effektivt.”

Hittar ekonomisk och kulturell frihet

En av de största fördelarna Asana har insett med Dropbox Business är att deras tekniska kapacitet ökat – utan att behöva ytterligare teknisk personal. Van Zant bekräftar att Dropbox hjälpt Asana att upprätthålla en slimmad personalgrupp: ”Räknat på infrastrukturkostnaderna och en heltidslön har vi definitivt sparat hundratusentals dollar”, säger han. ”Avkastningen på investeringen är helt otrolig.” Istället kan Asana fokusera på att utöka personstyrkan inom viktiga områden som leder till företagstillväxt. Vant Zant anser att Dropbox genom att öka varje enskild medarbetares produktivitet hjälpt Asana att nå sina mål med ett mindre team. ”De största fördelarna visar sig i form av ökad lönsamhet och effektivitet per medarbetare. Och det är verkligen viktig statistik för oss.” Att upprätthålla en mer slimmad personalstyrka har inneburit att Asana bevarat samma kultur som när företaget grundades. Van Zant säger att Dropbox Business hjälpt Asana att växa vid rätt tillfälle utan överflödig teknik eller personal som står i vägen för utvecklingen. ”Det är en fördel som inte går att ta på men som vi verkligen kan glädja oss åt”, tillägger han.