Kunder / CEL Electric

CEL Electric – kundfokus

Elföretaget använder Dropbox Business för att koppla huvudkontoret till förmännen ute i fält på några av Kanadas mest avlägsna platser.

UTMANINGEN

En chock för systemet

Med en ekonomi som främst lever på gruvdrift, tillverkning och jordbruk använder den kanadensiska provinsen Saskatchewan elföretag som CEL Electric för att driva viktiga produktionsanläggningar. Sedan CEL grundades 1979 har man haft en konstant tillväxt och har öppnat sex kontor i Kanada. I och med att företaget växte började befintliga verktyg begränsa medarbetarnas förmåga att enkelt kunna dela information med varandra och med kunderna. När medarbetarna mejlade ritningar till fastighetsägare var de tvungna att dela upp stora PDF-filer i mindre delar för att kringgå storleksbegränsningarna för bilagor. ”Det var krångligt och data försvann”, säger Mark Karr, projektledare. Ännu värre var att många anställda behövde skicka CD-skivor, USB-minnen eller pappershögar med ritningar och kontrakt per post – en långsam och dyr process. Dråpslaget kom 2014 när blixten slog ner i en CEL-server i Saskatoon och raderade sex månaders arbete, säger Shaun Unger, verksamhetschef. ”Det var vår väckarklocka att något behövde göras”, säger Unger. CEL beslutade sig för att flytta till molnet och valde Dropbox Business eftersom det var lätt att dela filer med externa partner. Det faktum att många anställda på CEL redan hade personliga Dropbox-konton gjorde det till ett självklart beslut. ”Införandet blir så mycket enklare när personalen redan känner till systemet”, säger Unger. ”Dropbox var det effektivaste sättet att lansera projekt med.

”Om jag åker ut till anläggningen tar det hela dagen. Jag måste flyga dit, köra till en avlägsen plats, sitta i möten och komma tillbaka. Det kostar ganska mycket. Med Dropbox Business kan jag stödja förmännen ute i fält från huvudkontoret i stället för att resa.”

Mark Karr, projektledare, CEL Electric

LÖSNINGEN

Skapar ett bättre sätt att arbeta tillsammans

Dropbox Business har omvandlat det sätt på vilket CEL hanterar jobb, från den första offerten till designfasen och vidare till den slutliga konstruktionen av elgeneratorer, vattenreningsverk och silor för att bara nämna några projekt. För att hålla den här komplexa processen så smidig som möjligt skapar CEL underordnade mappar för varje projekt för att organisera viktigt material som ritningar, ändringsordrar, prisofferter och tillstånd. ”Nu vet alla hela tiden var allt finns”, säger Karr. ”Jag bär inte omkring USB-minnen på min nyckelknippa längre.” Teknik- och designteam kan samarbeta i stora AutoCAD-ritningar eftersom medarbetarna har tillgång till de senaste filerna i Dropbox, vilket leder till snabbare ledtider för projekten. Om jobbets omfattning ändras kan förmänne nu plocka fram de filer de behöver på mobilerna, vilket gör det enkelt att samarbeta med CEL-kontoren i realtid. Kamerauppladdningsfunktionen i Dropbox innebär att fotografier av nya eldragningar på byggena delas i princip omedelbart med huvudkontoret. ”Så snart en förman tagit en bild kan jag se vad vi pratar om”, säger Karr. När de arbetar på avlägsna platser kan medarbetarna ändå få åtkomst till de filer de behöver, eftersom Dropbox Business fungerar även i situationer med låg bandbredd. ”Vi kan se ändringar komma in trots att vi har en instabil anslutning ute vid Hudson Bay”, säger Karr. CEL-personalen slösar inte längre tid på att arbeta med gamla dokument, eftersom Dropbox-ikonen visar vilka mer som arbetar med en fil. IT-avdelningen sover bättre nu också när de vet att känslig företagsinformation verkligen är säker. Med kontoöverföringsfunktioner kan administratörer flytta filer till en annan anställds konto när någon lämnar företaget. Och länkar med utgångsdatum begränsar åtkomsten till anbud eller designkoncept efter ett visst datum.

”Införandet blir så mycket enklare när personalen redan känner till systemet. Dropbox var det effektivaste sättet att lansera projekt."

Shaun Unger, VP Corporate Affairs, CEL Electric

RESULTATEN

Klicka på länkar istället för att flyga

CEL har fått en tillförlitlig säkerhetskopieringslösning tack vare Dropbox Business. Det var företagets mest akuta behov efter blixtnedslaget. Men CEL konstaterar att tjänsten har kommit till nytta inom andra områden också. Obegränsad versionsåterställning har varit mycket praktiskt. En anställd kunde återställa ritningar och kalkylblad värda 5 000 USD som hade raderats av misstag. Den största inverkan har dock handlat om ökad effektivitet och produktivitet. ”Med Dropbox Business kan jag ge stöd åt våra förmän direkt från huvudkontoret i stället för att resa ut till dem”, säger Karr. ”Om jag åker ut till anläggningen måste jag flyga ut dit, köra till en avlägsen plats, sitta i möten och sedan åka tillbaka igen. Det kostar ganska mycket. Ute i fält hjälper Dropbox Business till att hålla alla uppdaterade. Allt är centraliserat, oberoende av var vårt team är baserat,” säger Unger. ”Det råder ingen tvekan om att tjänsten gör oss alla mer produktiva.”