Kunder / Chapman University

Chapman University – kundfokus

Universitetets IT-avdelning introducerar Dropbox Education för bättre samarbete på ett säkrare sätt, något som ökar produktiviteten och sänker kostnaderna.

UTMANINGEN

Trogen sina progressiva rötter

Chapman University grundades den 4 mars 1861, samma dag som president Abraham Lincoln svor sin första ed. Det här var ingen tillfällighet: bara några timmar efter Lincolns tal öppnade universitetet i Los Angeles-området sina dörrar för studenter oavsett ras eller kön – mycket radikalt på den tiden. Mer än 150 år senare har Chapman behållit mycket av sitt progressiva synsätt inom många områden. ”Det ligger i våra gener att testa gränserna och vi tillämpar det på hur vi ser på tekniken”, säger Armando Diaz, underhållstekniker. Det är därför fakulteten visste att det fanns ett bättre sätt att samarbeta inom forskning och kursplanering än att lämna över CD-skivor och USB-minnen. ”Du skickade det med internposten eller gick över till någons kontor”, säger Diaz. “Det var inte särskilt välanvänd tid.” Många använder personliga konton på Dropbox för att snabbt dela dokument och IT-avdelningen lade märke till det. ”Eftersom så många i kollegiet redan använde Dropbox visste vi att vi kunde säkra upp den miljön med Dropbox Education”, säger Helen Norris, informationschef. ”Av alla alternativ vi har tittat på är detta det mest flexibla och enklaste att använda.”

”Eftersom så många i kollegiet redan använde Dropbox visste vi att vi kunde säkra upp den miljön med Dropbox Education. Av alla alternativ vi har tittat på är detta det mest flexibla och enklaste att använda.”

Helen Norris, informationschef, Chapman University

LÖSNINGEN

Möjliggör säkrare samarbete

Chapman introducerade Dropbox Education genom att skapa en webbportal där användare kunde registrera sig själva. ”Vi vill mäta produktens verkliga användningsgrad istället för att tvinga människor att gå med”, säger Paul Kang, biträdande chef för infrastruktur. Bara en vecka efter att portalen öppnades växte teamet till 300 användare, nästan en tredjedel av Chapmans kollegium och personal. Kang säger att universitetets användningsgrad för den tidigare lösningen låg på bara 20 % efter fyra år. ”Vi fick ett bättre resultat med Dropbox Education på en vecka”, säger han. ”Och de inte bara registrerade sig – de blev även aktiva användare. Det var en stor framgång.”

För att uppmuntra forskningssamarbeten spelar lärarna in sina föreläsningar och lägger dem i delade mappar i Dropbox. Universitetet har åtkomst till dem överallt – på skolan eller på andra sidan jordklotet. Enbart den farmaceutiska institutionen laddar upp åtta timmars föreläsningar från fem lektioner till Dropbox. En lärare på institutionen använder en delad mapp som gemensam arbetsyta för forskningskollegor i Brasilien, Egypten och Sydafrika. ”Jag kan granska labbrapporter, läsa tidskrifter, godkänna ansökningar”, säger Dr. Ayman Noreddin, professor i farmaci och biträdande dekan. ”Allt som rör min forskning finns i Dropbox eftersom det är så enkelt att hitta och dela filerna.”

Fakultetsmedlemmarna uppskattar att Dropbox även gör det möjligt att arbeta säkert oavsett enhet i Chapmans blandade plattformsmiljö. ”Oavsett om det gäller PC, Mac, iOS eller Android är data åtkomliga överallt”, säger Kang. ”Det är en av Dropbox styrkor.” Allt eftersom lösningen sprider sig inom Chapman gör adminkonsolen det möjligt för IT-avdelningen att hålla koll på alla nya användarkonton och anslutna enheter. ”Panelen är fantastisk. Vi ser all användning som avviker från det vanliga”, säger Kang. ”Och med Dropbox krypterings- och efterlevnadsstandarder tycker vi att det känns säkert att lägga upp våra viktiga filer på plattformen.”

”Vår användningsgrad för en tidigare lösning var endast 20 % efter fyra år. Vi fick ett bättre resultat med Dropbox Education på en vecka.”

Paul Kang, biträdande chef för infrastruktur på Chapman University

RESULTATEN

Öka besparingarna och produktiviteten

Dropbox Education har underlättat arbetet på universitetet för Chapmans IT-team och för institutionerna och forskarna. ”Jag brukade hantera mejlservrar, och både tidsförbrukning och kostnader var avsevärda”, säger Kang. ”Tack vare Dropbox Education använder folk mejlen mycket mindre. Det är en enorm kostnadsbesparing för oss samtidigt som vi får färre problem.” Universitetsanställda säger att den smidiga lösningen leder till färre supportärenden från användarna. ”För Dropbox behövs ingen egentlig utbildning”, säger Ramiro Landeros, webbchef. ”Användarna kommer på det själva, vilket sparar mycket tid och resurser.” För Chapmans forskare har Dropbox Education ytterligare en positiv sida: det ökar nätverket med kollegor. “Det gör mitt arbete så mycket mer organiserat,” säger Noreddin. ”Jag är mer fokuserad och produktiv, och jag ser skillnaden hos mina kollegor också. Det är enklare att dela idéer och det gör vår forskning mycket bättre.”