Kunder / Foursquare

Lokalkännedom: så använder Foursquare Dropbox Business för att förbli synkande

Foursquare är en platsbaserad mobilapplikation utformad för att föra samman människor och platser. Med appen kan människor dela och spara platserna de besöker och få personliga rekommendationer utifrån platser de besökt tidigare. Foursquare-gruppen består av över 25 miljoner användare och en miljon handlare.

Få bukt med en växande organisation

När Foursquare lanserade sin första produkt 2009 delade teamet på ett kontor. Uppstartsteamet arbetade tätt inpå varandra och hade inga problem med att dela dokument- och projektinformation. Eric Friedman, försäljnings- och intäktschef, drar sig till minnes: ”Vi var bara några stycken, så det var enkelt för alla att vara på samma bana.” Men antalet medarbetare växte i takt med företaget och det blev snabbt uppenbart att Foursquare behövde en mer rejäl och tillförlitlig lösning för att dela filer både mellan olika platser och över gränser och hav. ”Med kontor i San Francisco, New York, och London behövde vi ett bärkraftigt centralt filsystem som gjorde det möjligt för oss att skapa, organisera och hantera alla våra digitala dokument på ett enkelt sätt”, menar Friedman. Friedman bestämde sig för att prova olika system med säkerhet, kvalitet och tillförlitlighet som sina främsta krav. I egenskap av tidig Dropbox-användare insåg han snabbt att ”Dropbox var den bästa lösningen för digitalt samarbete”. Till skillnad från filsystem och nätverksenheter visste Friedman sedan tidigare att Dropbox inte bara gör filer tillgängliga från vilken enhet som helst utan även synkar dem till datorn. Detta innebar att även om Foursquares medarbetare var ute och reste utan tillgång till internet kunde de fortfarande komma åt viktiga dokument.

”Det är ovärderligt för oss att ha alla våra filer lokalt och dessutom den regelbundna säkerhetskopieringen. Vår tumregel har blivit att om något inte finns i Dropbox, då finns det inte överhuvudtaget.”

Jobba mot gemensamt mål

Eftersom Foursquare skaffade Dropbox i ett så tidigt stadium hade många i organisationen redan personliga konton innan Dropbox Business introducerades. När företaget övergick till Dropbox Business kunde de redan systemet utan och innan. ”Alla våra kunder och samarbetspartners hade en Dropbox”, säger Friedman. ”Allt som berör dem händer i applikationen och det är också där våra säljare, kontoansvariga, juridiska team och designteam lagrar alla sina viktiga dokument.” Att ha en central förvaringsplats för alla viktiga tillgångar gör det snabbt och enkelt för medarbetare på företagets tre arbetsplatser att få tillgång till kundavtal, säljpresentationer och intern säkerhet. Och när medarbetare behöver redigera stora filer i Adobe Photoshop eller Microsoft Office kan de nå dokument och foton snabbt eftersom ett exemplar lagras lokalt på deras egen dator. Dropbox Business har även hjälpt Foursquare att effektivisera tidigare tidskrävande administrativa uppgifter. Eller som Friedman uttrycker det: ”Det har varit otroligt värdefullt att använda Dropbox vid introduktioner för nya medarbetare. Jag kan bara lägga till personer i teamet och dela en mapp, så har de tillgång till allt som jag pratar om under anställningsintroduktionen.” Foursquares kontakter med externa kunder, som köpare och byråer, har förbättrats med Dropbox Business. Foursquare-personalen skickar enkelt länkar till filer i Dropbox i stället för att mejla dokument som bilagor som får inkorgen att svämma över. ”Det sparar mycket tid, särskilt när man har tjugo–trettio personer i en mejltråd”, säger Friedman. ”Det får oss definitivt att arbeta mycket snabbare.”

Ett system som blivit oumbärligt

När det gäller att välja sina favoritfunktioner i Dropbox Business står definitivt möjligheten att dela genom att använda en länk, ångra raderingar och återställa tidigare filversioner högt på listan för Friedman. Han förklarar: ”En situation som hjälpte mig att inse kraften i Dropbox Business var när någon av misstag raderade en massa filer vi verkligen behövde. Jag kunde omedelbart gå online och återställa allt. Det är skönt att veta att man kan återhämta sig från ett misstag mycket snabbt om olyckan är framme.” Framför allt är det förmågan att ha lokal, centraliserad åtkomst till filer som gör Dropbox Business så värdefullt för Foursquare. ”Eftersom många av oss reser och arbetar på olika kontor är det viktigt att se till att all vår viktiga information och våra viktiga dokument finns på ett och samma ställe och kan nås på ett enkelt sätt när som helst. Det är ovärderligt för oss att ha alla våra filer lokalt och regelbundet uppdaterade på alla medarbetares enheter.” Friedman: ”Vår tumregel har blivit att om något inte finns i Dropbox, då finns det inte överhuvudtaget.”