Kunder / Huge

Huge förbättrar samarbete och produktivitet med Dropbox Business

Huge, Inc. är en digital reklambyrå som levererar en helhetslösning med strategi-, design- och utvecklingstjänster för klienter som HBO, PesiCo och Toyota. Med kontor i USA, Europa och Sydamerika är företagets verksamheter beroende av sin förmåga att effektivt utbyta idéer och information med Huges teammedlemmar över hela världen.

På jakt efter enkel men kraftfull molnlagring

Eftersom teamet verkar över hela världen har samarbete inte alltid varit enkelt för Huge. Företaget behövde ett sätt att snabbt och enkelt dela stora filer mellan personalen – och enheter – oavsett var de befann sig. ”Med tanke på hur snabbt vi måste leverera är det viktigt att vårt arbete går undan”, förklarar Huges IT-chef, Paul Doyle. ”Våra medarbetare är utspridda geografiskt och den datamängd som delas är enorm. Det har därför blivit allt svårare att göra affärer på ett traditionellt sätt.” När företaget insåg att deras befintliga fildelningssystem föll platt började Doyle utforska alternativ för att komma till rätta med det växande behovet av bättre sätt att samarbeta. Hans högsta prioritet var att hålla befintliga arbetsflöden intakta, men han var även intresserad av enkel fildelning, åtkomst mellan enheter, flexibla filstorlekar och kostnadsaspekten. I flera månader provade Huge ett arbetssätt runt en open source-lösning, men konstaterade snart att hanterings- och kostnadskraven, inklusive behovet av internationell personal, var för stora. Företaget började utvärdera andra lösningar, men kostnaderna och filstorleksbegränsningarna var för problematiska.

”Vi har många som arbetar på två maskiner. Genom att arbeta med data i Dropbox kan de synkronisera sina bärbara och stationära datorer. Detta innebär att IT-avdelningen inte behöver skapa en egen lösning för att se till att flera enheter är synkade med varandra. Dropbox gör det åt oss.”

En lösning som stödjer de etablerade arbetsflödena

När Doyle upptäckte Dropbox Business ansåg han att han hittat ”ett system som passar med våra befintliga arbetsflöden istället för ett där Huge måste anpassa sina arbetsflöden till systemet.” Med Dropbox Business fick Huge inte bara en konkurrensmässig prissättning, utan även det lagringsutrymme och den frihet som var viktig för att dela stora filer och tillgodose en växande personalstyrka och klienter som var utspridda på olika platser. Funktioner som LAN-synkning innebar att Huge omgående kunde synka filer med internationella kontor i London och Rio de Janeiro. Användare hade äntligen möjlighet att dela högupplöst grafik och videor oavsett storlek och extrahera råformatsfiler för att att påskynda arbetet. Och hos administratören kunde filer låsas och kontrolleras för att fördela arbetet på rätt sätt och raderade filer kunde återställas. Bytet till Dropbox Business som delnings- och lagringssystem för företaget var också enkelt. ”Övergången var smidig”, säger Sam Hourney, chef för IT-supportsystem på Huge. Cirka sju av tio medarbetare hade redan Dropbox-konton och var ivriga att få så mycket mer lagringsutrymme. Det var otroligt lätt för alla att föra över sina personliga Dropbox-konton till vårt företagskonto.”

Förbättrar effektivitet — och kundnöjdhet

Dropbox Business har påverkat nästan varje avdelning inom Huge med ett nytt effektivt sätt för medarbetare att hantera viktiga vardagsuppgifter. ”Vi är många som arbetar på två maskiner”, säger Doyle. ”Genom att arbeta med data i Dropbox kan vi synka våra bärbara och stationära datorer. Detta innebär att IT-avdelningen inte behöver skapa en egen lösning för att se till att flera enheter är synkade med varandra. Dropbox gör det åt oss.” Nu är det enklare för avdelningar i organisationen att vara på samma bana. Gruppen för användardesign har till exempel haft stor nytta av Dropbox Business när de samarbetat kring skisser för webbsidor. Att dela program på Dropbox har dessutom gjort tillvaron lättare för IT-gruppen: ”När jag behöver få ut program till andra platser är Dropbox ärligt talat den bästa lösningen”, säger Gorney. ”Jag var tvungen att distribuera det nya operativsystemet för MAC och det var väldigt enkelt att dela filen med resten av teamet med Dropbox.” Samarbetet med internationella kontor går också smidigare. ”Med Dropbox blir vi tillräckligt flexibla för att dela material med vårt kontor i Brasilien utan att behöva implementera någon annan infrastruktur. Det brukade vara svårt att få saker och ting på plats men med Dropbox är det enkelt att skicka filer till vårt team i Sydamerika”, säger Gorney. Projektledare, som är de tyngsta användarna på Huge, använder Dropbox för att få ut budgetar, projektfiler, arbetsrapporter och mycket mer. En av de största fördelarna våra projektledare insett är möjligheten att dela resultat med sina kunder utan krångel. ”Med Dropbox kan vi dela data på ett säkert sätt genom att skicka en länk istället för specifika kataloger när vi vill skicka en fil. Det gör samarbetsprocessen snabbare mellan vårt team och externa tredje parter och det har definitivt gjort skillnad.” Huge har också nytta av det nya lagringssystemet när de sitter i möten med externa kunder. ”Vi får ofta samtal från någon i teamet som vill att vi lägger en fil i Dropbox så att han eller hon kan ladda ner den till kundens system. Med Dropbox får de den flexibilitet som krävs för att visa arbete som de inte tog med sig. Förut skulle det ha krävt att filer skickades via mejl eller ftp”, säger Doyle. Med Dropbox Business kan Huge omedelbart dela en fil när som helst.