Kunder / Monarch Investment & Management Group

Monarch – kundfokus

Resursansvariga öppnar och delar det senaste innehållet även när de inte är på kontoret med Dropbox Business, vilket gör det möjligt för fastighetsföretaget att säkert värdera och underhålla egendomar och samtidigt minska mejltrafiken.

UTMANINGEN

Byta ut föråldrade verktyg

Som fastighetsföretag lägger Monarch Investment Group ut röda mattan och är stolta över att man är konkreta på det sätt man hanterar portföljen åt investerarna och underhåller byggnaderna åt hyresgästerna. Det är därför Monarch blev överraskade när man insåg att de interna arbetsflödena inte alltid främjade samarbete bland de närmare 1000 medarbetare som sköter om egendomar i 15 delstater. Kapitalförvaltarna är ofta på resande fot, men saknade åtkomst till viktiga dokument som ritningar, kontrakt och återfinansieringsavtal på Monarchs interna server, säger Curtis Pottle, analytiker. ”Vi mejlade filer till kapitalförvaltarna, vilket ofta ledde till mejlsvar där man undrade var filen fanns”, säger Pottle. Inkorgarna blev så ostrukturerade att många anställda bar med sig tjocka pärmar med de dokument man behövde. Monarch ville även ha bättre kontroll över känslig information, särskilt när anställda lämnar företaget. ”Vi ville inte behöva oroa oss för att anställda försvann med en massa personnummer”, säger Pottle. Efter att ha granskat flera lösningar valde Monarch Dropbox Business, eftersom tjänsten erbjöd den bästa säkerheten och användningsgraden. ”Plattformen är så användarvänlig att vi inte kände oss skrämda av den”, säger analytikern Greg Hidlay.

Dropbox Business gör våra liv enklare. Kapitalförvaltarna kan fokusera på egendomarna istället för att leta efter dokument. Och jag behöver inte skicka så många mejl, vilket sparar mycket tid.”

Curtis Pottle, analytiker, Monarch Investment Group

LÖSNINGEN

Uppmuntra delning med förbättrad kontroll

Med Dropbox Business strukturerar Monarch alla fastighetsfiler, som driftavtal och byggnadsspecifikationer, i delade mappar. Dropbox sparar tid åt kapitalförvaltarna när de ska värdera en försäljning eller återfinansiering, eftersom de nu kan öppna dessa Excel-ark och PDF-filer var de än är på sina mobiler. Nu när allt ligger i en konsekvent mapphierarki ordnad efter kund och innehållstyp behöver kapitalförvaltarna inte längre mejla huvudkontoret för att få informationen de behöver. ”Nu hittar de lätt sina filer, skickar en länk direkt från mobilappen och allt klart”, säger Pottle. Lösningen sparar Monarch tid genom att administratörer hanterar behörigheter för grupper av anställda, snarare än för en anställd åt gången. ”Funktionen Grupper är otroligt effektiv”, säger Hidlay. ”När någon byter team flyttar du dem bara till den nya gruppen så ändras deras mappbehörighet automatiskt.” Behörigheter anpassas ytterligare med redigeringsbehörighet och skrivskydd som säkerställer att endast rätt personer får ändra dokument.

Monarch oroar sig inte för vad som händer med filer när anställda slutar tack vare funktioner som kontoöverföring och fjärradering. ”Det är otroligt enkelt att överföra filer från anställda som lämnar oss och att säkerställa att de inte har åtkomst från andra enheter”, säger Pottle.

”Vi använde redan personliga konton i Dropbox, men säkerhetsfördelarna med att flytta till Dropbox Business är ovärderliga.”

Greg Hidlay, analytiker, Monarch Investment Group

RESULTATEN

Skapa en produktivare arbetsstyrka

Monarch säger att Dropbox hjälper kapitalförvaltarna att bli mer produktiva även utanför kontoret, men ger samtidigt företaget högre säkerhet. ”Det gör allas liv enklare”, säger Pottle. Kapitalförvaltarna kan fokusera på egendomarna istället för att leta efter dokument.” Obegränsad versionsåterställning har även räddat oss. ”Vi har haft ett antal situationer där viktiga dokument har raderats”, säger Hidlay, ”och med tre klick kan vi återställa allt. Det gör att vi sover bättre på nätterna.” Generellt arbetar vi effektivare, säger Pottle. ”Dropbox-användningen har utvecklats positivt”, säger han. ”Anställda började använda det och rekommendera det till kollegorna. Ingen tvingade det på dem och det är det bästa sättet att öka produktiviteten.”