Kunder / Plex

Plex Systems – kundfokus

Affärssystemföretaget har fördubblat antalet anställda under de två senaste åren och använder Dropbox Business för enklare samarbete på olika platser och enheter.

UTMANINGEN

Ta bort hinder för snabb tillväxt

Plex System leds av grundare med erfarenhet från tillverkningsindustrin och hjälper över 400 tillverkare med bättre lagerhantering och leverans genom att föra dessa nyckelprocesser till molnet. Företaget i Michigan har fördubblat sin storlek de senaste två åren, vilket lett till att man behövde uppgradera sina interna verktyg för att hänga med i tillväxten. Anställda på olika platser använde mejl för att samarbeta, vilket ofta ledde till ”mardrömslik filhantering” med flera versioner av samma dokument, säger IT-chefen Chris Pesola. ”Vi behövde ett bättre sätt att samarbeta på många olika geografiska platser och enheter”, säger han. Som molnlösningsleverantör utvärderade Plex ett antal samarbetslösningar. Men Dropbox Business framstod som den klara favoriten, huvudsakligen tack vare sin enkelhet. Efter flytten från en PC-miljö till en annan miljö där alla plattformar är välkomna behövde företaget en tjänst som fungerade smidigt på olika typer av enheter. ”Vi ville att lösningen skulle vara så enkel att ingen kunde motstå den”, säger Pesola. ”Det är svårt att uppnå vid distribution av vilken teknik som helst.”

”Vi ville ha det medarbetarna tyckte var det bästa gränssnittet, den bästa säkerheten och distributionen. Systemet måste fungera bra med Mac, PC, smartphones och allt ovan. Detta ledde till ett enda svar: Dropbox.”

Chris Pesola, IT-chef, Plex Systems

LÖSNINGEN

Låta användare arbeta med sina favoritverktyg

Dropbox Business gör medarbetarna produktiva eftersom de får använda sina favoritprogram överallt. ”Våra användare gillar att kunna öppna ursprungliga Microsoft Office-dokument på webben”, säger Pesola. Marknadsavdelningen samarbetar nu om PowerPoint-presentationer med Dropbox-ikonen, vilket gör det möjligt för anställda att se vilka andra som öppnat filen och uppdatera till den senaste versionen när ändringar gjorts. Medlemmar i ekonomiteamet skickar nu kontrakt till säljarna som delade länkar eller i delade mappar. Det gör det enkelt för säljarna att få åtkomst till och dela dessa avtalsdokument med kunder, ofta på mobila enheter.

”Om en potentiell kund kontaktar en säljare och säger 'Jag är beredd att skriva på', har de kontrakten nära till hands”, säger Pesola. Adminkonsolen hjälper Plex att skydda sin BYOD-miljö eftersom företaget övervakar misstänkt användning eller inloggning. Om en anställd tappar en enhet eller slutar kan IT-avdelningen överföra filerna eller fjärradera enheten.

”Allt eftersom företaget växer och arbetsplatserna är utspridda och på grund av ett allmänt behov, måste vi söka efter teknik som även har den typen av kapacitet. Dropbox ger oss allt detta.”

Katy Teer, Sr. Manager of Corporate Communications, Plex Systems

RESULTATEN

Sänka kostnaderna och öka produktiviteten

Med Dropbox Business tycker Plex att de har fått en bättre förmåga att skala upp när de växer. Lagringsgränserna för lokala hårddiskar och enheter har minskat, vilket minskar företagets långsiktiga investering i maskinvara. ”Den omedelbara effekten för oss vad gäller att slippa uppgradera serverarkitekturen är lätt sexsiffrig”, påpekar Pesola. Mejltrafiken för försäljning och marknadsföring har minskat tack vare delade mappar. Det här gör det möjligt för medarbetarna att fokusera mer på sitt arbete och kundbehoven istället för att lägga tid på lista ut vilken filversion som är den senaste. Och med åtkomst till viktigt marknadsmaterial och kontrakt på de mobila enheterna i Dropbox kan säljarna svara kunderna snabbare. Slutsats? Säljarna kan sluta fler avtal och öka företagets intäkter.