Kunder / Radiolab

Hittar signalen mitt i bruset: så använder Radiolab Dropbox Business

Radiolab är en podcast och radioprogram som undersöker intressanta sätt som världen fungerar på. Radiolab produceras i New York där man sänder varje vecka till över 300 offentliga amerikanska radiostationer och utforskar stora ämnen som tid, slumpmässighet, sinnets begränsningar och universums fysik.

Hittar brister i den gamla metoden

När Radiolab var nytt kunde den lilla gruppen medarbetare dela idéer, utkast till historier och relevanta filer med varandra på plats. Radiolabs verkställande producent Ellen Horne drar sig till minnes: ”Vi var bara några stycken på kontoret så det var lätt att samlas och stämma av med varandra.” Men i takt med programmets ökande popularitet fick personalstyrkan nya tillskott. Radiolab behövde komma på ett nytt sätt för att få alla på samma våglängd. ”Programmet är mycket iterativt”, säger Horne. ”Vi läser inte bara manus. När vi utvecklar nya historier skriver vi utkast på utkast, skickar runt dem i personalgruppen, får återkoppling, skriver nya utkast... det är inte ovanligt att vi hamnar på fyrtio eller femtio utkast.” Hela processen med att skicka runt utkast och relaterat material blev till slut ohanterlig. ”Vi slösade mycket tid på att bränna CD-skivor och skriva ut pappersversioner som vi postade eller faxade”, säger hon. I ett försök att förenkla processen investerade Radiolab i ett konto på Apples fildelningstjänst iDisk. Men till slut insåg företaget begränsningarna med systemet, som att inte ha stöd för mobila enheter och att behöva dras med stora lagringsbegränsningar.

”Med Dropbox blev det enklare att hantera vår kommunikation och att få ut allt nödvändigt material till våra tre hundra stationer.”

Utvecklar en ny metodik för teamarbete

Många av Radiolabs medarbetare använde redan Dropbox privat. ”Jag hade ett Dropbox-konto som jag mest använde för att dela information med familjen”, förklarar Horne. När Radiolab hörde talas om Dropbox Business var entusiasmen stor. Tjänsten erbjöd lagring som kunde växa med företaget och möjlighet att dela filer snabbt och enkelt oavsett var reportrar, programledare eller producenter befann sig rent fysiskt. Horne beskriver övergången till Dropbox Business som mycket enkel. ”Det var mycket intuitivt; alla i teamet fick grepp om det snabbt”, säger hon. De viktigaste funktionerna för Radiolab är möjligheten att dela en hel mapp eller en enskild fil och alternativet att markera och lyssna på favoritfiler på sin smartphone. ”De flesta av oss åker tunnelbana någon timme per dag, så att kunna lyssna på utkast på tåget via Dropbox gör resandet produktivt och härligt”, säger Horne.

Kvalitativa resultat som spelar roll

Dropbox Business har dessutom förbättrat samarbetet på Radiolab avsevärt. Det har blivit enklare att kommunicera och dela material med medarbetare på andra platser med delade länkar. När teamet till exempel behöver skicka ett utkast till programledaren Robert Krulwich, som arbetar externt på NPR, är det bara att skicka en länk och få hans feedback omedelbart, istället för att behöva skicka en stor fil som tar lång tid att ladda ner. Tidigare har det varit krångel när medarbetare varit utspridda på olika platser och tekniken inte heller fungerat särskilt bra. Men med Dropbox Business fungerar det i stort sett smärtfritt. ”Det är nästan så att jag blir förvånad över hur mycket enklare det har blivit att samarbeta med Dropbox – särskilt med personer utanför kontoret. Medarbetare på andra platser har ett mycket bättre utgångsläge nu”, säger Horne. Det går dessutom mycket bättre att sprida material med Dropbox Business. Horne förklarar: ”Vi har hundratals stationer som sänder vårt program och behöver nya avsnitt och teasers. Med Dropbox går det smidigt att hantera all kommunikation och att få ut allt viktigt material till stationerna.” ”När vi planerar och åker på turnéer är Dropbox Business viktigt för oss”, säger Horne. Hon använder sig av Dropbox för att distribuera material till potentiella samarbetspartners – för att ge dem en bild av turnéerna – och i slutändan bestämma exakt hur nästa program ska se ut. När det sedan är dags att ge sig ut på turnén slösar Horne inte längre tid på att bestämma vilka filer hon ska lägga på sin externa hårddisk. När det gäller Dropbox Business säger hon: ”Oavsett vart jag reser har jag alltid allt viktigt med mig. Jag behöver inte lägga tid på att packa eller förbereda.” Trots att Dropbox Business från början var tänkt som nästa steg efter iDisk, har Radiolab upptäckt att de har mycket mer nytta av Dropbox. ”Vi har insett att vi arbetar bättre som team med Dropbox än någonsin tidigare”, säger Horne.