Kunder / Sundance

2016 Sundance Film Festival – kundfokus

Festivalen använder Dropbox Business till att förenkla valet av årets finaste arbeten inom oberoende film och organisera en av de mest firade filmfestivalerna i världen.

UTMANINGEN

Gå från DVD till digitalt

Quentin Tarantino, Steven Soderbergh och Darren Aronofsky är bara några av dussintals numera berömda regissörer som slog igenom i Sundance Film Festival. Festivalen anordnas av Sundance Institute, grundat av Robert Redford och har en process för att upptäcka uppåtgående talanger som i sig självt är värd en film. Innan 50 000 filmfrälsta träffas i Park City i Utah varje år i januari, måste festivalens arrangörer gå igenom 12 6000 bidrag till 200 pristagare på bara några få månader. Tekniken har inte alltid varit en hjälte i den här berättelsen. Programansvariga skickade Excel-ark med uppdateringar om filmer som mejlbilagor, vilket ibland ledde till förvirring om vilken som var den senaste versionen. De skickade filmer fram och tillbaka på DVD-skivor och USB-enheter, inte det säkraste sättet att dela aldrig tidigare visade filmer. ”Vi visste inte vilka programansvariga som fick de rätta filerna i tid eller om de levererades till fel plats”, säger Adam Montgomery, Senior Manager of Programming. Festivalens programansvariga började använda sina personliga Dropbox-konton för att få jobbet gjort, vilket gjorde övergången till Dropbox Business till ett enkelt beslut för festivalarrangörerna. ”Nu när vi har ett verktyg användarna känner till och tycker om kan vi börja ändra hur de arbetar”, säger Justin Simmons, IT Director.

LÖSNINGEN

Skriva ett nytt manus för samarbete

Idag samarbetar festivalens programansvariga med delade mappar i Dropbox. Tjänsten gör det enklare för gallrarna att komma igenom de 25 filmer de måste titta på varje vecka, eftersom en integrering automatiskt läser in varje video som delas på Dropbox i videospelaren Vimeo. Excel-filer med gallringsstatus sparas i delade mappar som tillåter att flera användare redigerar dem och lägger till synpunkter, vilket säkerställer att alla arbetar med den senaste versionen. ”Jag vet att informationen i dokumenten uppdateras i realtid”, säger Montgomery.

Med förgranskningsfunktionen kan programansvariga snabbt bekräfta att de har fått rätt fil innan de börjar ladda ner en film. När en film väljs till finalist är det enkelt för program- och visningsteamen att samla in klipp från regissörer att visa på festivalen. ”Vi når filmare eller paneldeltagare med Dropbox filinlämningar och de lägger sedan den redigerade versionen i rätt mapp”, säger Holden Payne, Technical Director of Exhibition and Production. Under festivalen delar den jäktade personalen mediepaket och andra tillgångar via Dropbox-länkar istället för att mejla filer till enskilda journalister.

Att skydda data är en prioritet eftersom festivalen hanterar material som måste vara hemligt före premiären”, säger Montgomery. Med Dropbox kan festivalpersonalen ge mappåtkomst till endast avsedda programansvariga. ”Det är mycket enkelt att ändra behörighet eller återställa den vid behov”, säger Montgomery.

RESULTATEN

Fokus på filmerna

Lösningen har gjort det möjligt för festivalens personal att lägga mer tid på att uruppföra filmer, som sedermera Oscar-vinnande Boyhood och Whiplash, och mindre tid på logistik. ”Jag tar hand om tusentals filer på två till fyra GB”, säger Montgomery. ”Dropbox Business har gjort det möjligt för oss att flytta data snabbt, effektivt och säkert. Och jag fattar inte ens hur vi gjorde det tidigare.” Festivalens nätverk av externa samarbetspartners, inklusive runt 12 000 filmare, är redan bekanta med lösningen – en stor fördel vid arbete med så många människor. ”Det händer mycket sällan att någon för på tal en annan tjänst än Dropbox”, säger Montgomery. ”Dropbox är det enda sättet på vilket vi delar data.” Med ökad produktivitet ”kan vi fokusera på att sammanställa bästa möjliga program med oberoende filmer”, säger Montgomery.