Kunder / USA Gymnastics

Dropbox Business hjälper USA Gymnastics och dess medlemmar att sikta mot guldet

USA Gymnastics är landets ledningsorgan för gymnastiksporten. Organisationen bestämmer landets gymnastikregler och policyer; väljer och tränar team för de olympiska spelen; och utvecklar gymnastiken på både gräsrots- och nationell nivå. USA Gymnastics håller i ett antal evenemang för både herr- och damgymnastik, rytmisk gymnastik, trampolin, akrobatisk gymnastik och gruppgymnastik, som nationella mästerskap och internationella tävlingar.

Kommer i form

Efter USA:s mästerskap i gymnastik 2008 drabbades USA Gymnastics evenemangsteam av ett tekniskt missöde och började på allvar omvärdera sitt sätt att arbeta på resande fot. I linje med sina vanliga rutiner hade personalen kopierat allt, från meritdokument till layoutritningar och scheman, till sina bärbara datorer innan evenemanget. Men när en medarbetare skulle lägga tillbaka sina uppdaterade dokument efter evenemanget i servern råkade han radera hundratals filer.

Trots att teamet lyckades återskapa många filer från andra datorer var rädslan att förlora allt en katalysator för förändring. Verksamhetschefen för evenemang och teknik, Jeff Smith, började utforska alternativ i hopp om att hitta en lösning där användare av bärbara datorer kunde säkerhetskopiera och utbyta filer. Eftersom många av USA Gymnastics medarbetare reser ofta var Smith ute efter ett sätt som lät medarbetare komma åt och dela information från flera olika platser.

Det tog ett tag att hitta den rätta lösningen, eftersom många lösningar erbjöd säkerhetskopiering men inte delning, men Smith hittade till slut det han var ute efter med Dropbox. Teamet började med cirka 10 Dropbox Pro-konton och flyttade sedan till Dropbox Business när det blev tillgängligt.

”Många av våra medarbetare arbetar dygnet runt under internationella evenemang. Det är till mycket stor hjälp att kunna komma åt vår filbas direkt på våra mobiler och kunna få tillgång till dokument när som helst.”

Styrkebevis

För USA Gymnastics medarbetare och medlemmar är det ofta stressigt i samband med tävlingar och det är viktigt för dem att ha logistisk information nära till hands. Enkel åtkomst till tävlingsplatsens layouter och scheman hjälper idrottare, tränare och funktionärer att vara på rätt plats och i tid. Och personal behöver kalkylblad över resor och dokument till hands för att hålla reda på vem som är på väg vart och när. ”Med Dropbox Business har alla inblandade sina viktiga filer och uppgifter inom räckhåll”, säger Smith. ”Vi behöver inte längre använda delade enheter eller filservrar.”

TV-sändningar är en annan viktig del av tävlingsdagarna med minutiös planering av rapporteringen. USA Gymnastics team har oftast upp till fem personer som avgör vilka idrottare och evenemang som ska delta i TV-rapporteringen och förändringar sker ofta på studs. ”Med TV-tablåerna direkt på Dropbox Business kan vi redigera dem i realtid”, förklarar Smith. ”Dessutom kan vi lagra filerna där och gå tillbaka till dem om vi har samma evenemang i framtiden.”

Att ha ett bekvämt ställe att förvara filerna på är praktiskt för USA Gymnastics även i deras övriga verksamhet. Med delade mappar kan programansvariga och assistenter enkelt hålla sig uppdaterade och kontrollera filversioner. Och om kontraktsanställda tas in för att hjälpa till med vissa evenemang kan de snabbt nå de dokument de behöver och lägga sina filer på ett visst ställe så att den fasta personalen kan använda dem längre fram.

Med så många olika människor som hanterar filer är återställning av raderade filer en viktig komponent för USA Gymnastics team. ”Vi har tidigare råkat ut för att folk råkat radera filer”, förklarar Smith. Det är skönt att veta att Dropbox Business alltid kommer att skydda oss om det händer igen.”

Medaljprestationer

Med tanke på hur mycket USA Gymnastics arbetar utanför kontoret, är en av de största fördelarna med Dropbox Business att organisationen kan arbeta effektivt på resande fot. Trots att majoriteten av de anställda arbetar på bärbara datorer använder många även iPhones och Dropbox-appen. Smith påpekar: ”Många av oss arbetar dygnet runt under internationella evenemang. Det är till mycket stor hjälp att kunna komma åt vår filbas direkt på våra mobiler och kunna få tillgång till dokument när som helst.”

Givetvis är det viktigaste internationella evenemanget för USA Gymnastics de olympiska spelen. 2012 tog de med Dropbox Business till USA-evenemangen och gav personal i London och Indianapolis åtkomst till filerna. Smith intygar: ”Vi hade otrolig nytta av Dropbox i organisationen när vi kunde dela dokument och information under tävlingarna och mellan personalen som arbetade i London och i USA. Dropbox var till hjälp för oss under hela processen.”