Den globala reklambyrån kan utveckla kreativiteten tack vare Dropbox Business

Dentsus viktigaste resultat

Ett snabbare sätt att leverera filer till kollegor och kunder

Ett kostnadseffektivt alternativ till fysisk leverans av filer

Säker fildelning med kunder över hela världen

UTMANINGEN

Undertecknat, paketerat och levererat – men det kostade.

I reklamvärlden snurrar hjulen snabbt och ledig tid är en sällsynt lyx. Deadlines måste hållas, även då kampanjer och strategier behöver godkännas i en annan tidszon. För Dentsu innebar detta ökad press samt hämtning och lämning med kurir i ett rasande tempo.

Många av de filer Dentsu skapar och delar – för projekt som affischtavlor och TV-reklam – är på hundratals megabyte. Eftersom Dentsus e-postserver hade vissa filstorleksbegränsningar var personalen tvungen att förlita sig på dvd-skivor för att leverera reklammaterial till kunder och kollegor i andra länder.

Leveranser med dvd-skivor innebar inte bara att Dentsu fick lägga tid på att göra i ordning kuvert och paket. Det tog även tid från själva utvecklingsarbetet så att personalen blev tvungen att stressa fram reklamprojekten. Dessutom fick företaget enorma transportkostnader varje månad. När det blev allt tydligare att leverans med dvd-skivor var onödigt dyrt började Dentsu undersöka andra alternativ. Dropbox Business erbjöd en lösning som inte bara var snabb, tillförlitlig och prisvärd utan fungerade på platser där det tidigare varit svårt att dela filer. Ai Ando, kontoansvarig på Dentsu, säger: ”De internationella marknaderna är mycket viktiga för oss och vi måste ofta skicka data utomlands. Vi visste att Dropbox Business var tillräckligt säkert och tillförlitligt att använda i andra länder.”

”För några år sedan kunde en kurirfaktura för alla transporter vi hade under ett tertial ligga på hundratusentals yen. Med Dropbox Business har dessa kostnader minskat avsevärt.”

Ai Ando, kontoansvarig på Dentsu

LÖSNINGEN

Ett nytt synsätt på global affärsverksamhet

När nu Dropbox Business har omvandlat fildelningsprocesser och arbetsflöden kan Dentsus avdelningar, till exempel teamet för internationella konton, utbyta information med kunder och underleverantörer snabbare än någonsin, oavsett hur stora filerna är. ”Vi är ofta ute på fotouppdrag och måste skicka 20–30 högupplösta filer till kunderna på en gång, där varje fil är på 200–300 MB”, tillägger Ando. ”Med Dropbox Business är det enkelt att hantera denna stora, tunga datamängd varje dag. Vi skickar bara länkar till våra kunder, så får de omedelbart det de behöver.”

Dentsu ser det som en fördel med Dropbox att kunderna inte måste ladda ner data för att kunna granska koncept, tillgångar och videor. Eftersom man så enkelt kommer åt Dropbox Business från webben kan man granska allt från tryckta annonser till reklaminslag online. Som Ando förklarar vidare: ”Det är mycket bra att kunderna kan se annonser och reklaminslag i Dropbox Business utan att behöva ladda ner filerna. De når snabbt innehållet och kan ge sitt slutgiltiga godkännande även om de är på affärsresa.”

Förutom att det är praktiskt uppskattar Dentsus anställda, det vill säga IT-teamet, att data hålls skyddade med Dropbox Business. ”Säkerhet har hög prioritet för vårt IT-team, eftersom vi hanterar data med hög sekretessgrad, och Dropbox Business uppfyller våra krav.

”Pendlar man till och från jobbet kan man enkelt plocka fram arbetsfiler från sitt konto i Dropbox Business. Jag kontrollerar ofta projekt i Dropbox mobilapp och skickar länkar till kollegor innan jag ens har kommit till kontoret.”

Ai Ando, kontoansvarig på Dentsu

RESULTATEN

Sänker kostnaderna, förbättrar produktiviteten

Genom att använda Dropbox Business har Dentsu sett stora effektivitetsvinster, både vad gäller tid och kostnader. Tiden med höga kostnader för internationella transporter är förbi. Ando säger: ”För några år sedan kunde en kurirfaktura för alla transporter vi hade under fyra månader uppgå till hundratusentals yen. Med Dropbox Business har dessa kostnader minskat avsevärt.”

Vartefter kostnaderna har minskat har produktiviteten ökat. Man behöver inte längre korta ner deadlines för att hinna med dvd-leveranserna. Nu har personalen mer tid att förfina reklamkampanjerna plus att de kan vara produktivare när de är borta från kontoret på fotouppdrag eller kundbesök. Som Ando säger: ”Pendlar man till och från jobbet kan man enkelt plocka fram arbetsfiler från sitt Dropbox Business-konto. Jag granskar ofta projekt i Dropbox mobilapp och skickar länkar till kollegor innan jag ens har kommit till kontoret.”

Den här möjligheten till fjärråtkomst till projektfiler dygnet runt är avgörande i en bransch där hjulen snurrar mycket snabbt. Tack vare Dropbox Business kan Dentsu ligga i framkant i reklamvärlden och få nöjda och framgångsrika internationella kunder.

Den bästa delnings- och lagringslösningen för företaget

eller  köp nu