Latinamerikas ledande konsultföretag inom företagskommunikation använder Dropbox Business till att samarbeta med kunder och se till att medarbetarna kan arbeta oavsett var de befinner sig, vilket sparar både tid och pengar.

MZ Group, ett konsultföretag inom företagskommunikation

MZ Groups viktiga resultat

Ökad produktivitet tack vare god synkningshastighet

Ökade IT-besparingar

Bättre kontroll över känslig kundinformation 

Utmaningen

Effektivisera kommunikationen

São Paulo-baserade MZ Group, en allt-i-ett leverantör av kommunikationstjänster för företag, har vuxit tillsammans med sina mer än 600 kunder och blivit en branschledare. Men när företaget expanderade med kontor i Brasilien samt i Asien och USA insåg ledarna att den egna kontorstekniken förhindrade ökad rörlighet. Filer lagrades på interna servrar, vilket krävde ständig investering i infrastruktur, maskinvara och programvara. Detta gjorde det också svårt för supportteam att samarbeta med dokument i realtid. Och när medarbetarna behövde fjärråtkomst till dokument måste de använda en VPN-anslutning. ”På grund av säkerhetsskäl och det interna systemet var anslutningen långsam”, säger Rodolpho Zabisky, CFO på MZ, som bland annat tillhandahåller tjänster inom investerarrelationer, PR och digital kommunikation. ”Det blev också flera motstridiga versioner när medarbetare jobbade i samma fil.” Efter att ha testat andra lösningar valde MZ Dropbox Business. Lösningens synkningshastighet och lättanvändhet var viktiga faktorer, säger Alex Souza, IT Coordinator. ”Det räcker med att skapa en inloggning och skicka den till en anställd, eftersom plattformen är lätt att använda och inte kräver flera timmars utbildning, vilket sparar tid för IT-gruppen”, förklarar Alex Souza.

Lösningen

Arbeta var som helst

Idag använder alla 250 MZ-anställda Dropbox Business för att samarbeta med varandra och med kunderna. Vare sig de arbetar med presentationer, pressmeddelanden eller andra dokument kan medarbetare dela Dropbox-länkar som uppdateras i realtid. Dropbox-ikonen låter flera personer redigera samma dokument utan att av misstag skapa olika versioner. ”Meddelandena hjälper oss mycket när vi har ett team som arbetar samtidigt på samma dokument, i synnerhet när de gör kommentarer”, säger Zabisky. När man har arbetat klart med ett dokument skickar de den slutliga versionen till kunder via en Dropbox-länk som de skickar med mejl eller WhatsApp. ”Kunderna har verkligen prisat WhatsApp-integreringen med Dropbox”, säger Souza. Med Dropbox mobilapp kan MZ-anställda komma åt och dela filer snabbare när de är på språng. I stället för att slösa tid med att försöka ringa upp via VPN kan de fokusera på att tillhandahålla kunderna tjänster. ”Om en kund ber om en fil kan du skicka den direkt från mobilen, i bilen”, säger Zabisky. ”Det här är bra i Brasilien, där mycket tid går åt till att sitta fast i trafiken.” Adminkonsolen gör det lätt för MZ-chefer att försäkra sig om att kundernas privata data delas endast med avsedda mottagare. ”Vi kom fram till att Dropbox var säkrare än andra metoder för datasäkerhet och skydd”, säger Souza. ”Vi skulle inte ha börjat använda Dropbox om vi inte känt oss säkra på datasäkerhet och sekretess.”

”Vi kom fram till att Dropbox var säkrare än andra metoder för datasäkerhet och skydd. Vi skulle inte ha börjat använda Dropbox om vi inte känt oss säkra på datasäkerhet och sekretess.”

Alex Souza, IT Coordinator, MZ Group

Resultaten

Sparar tid och pengar

Genom att börja använda Dropbox har MZ kunnat bli effektivare, vilket frigör mer tid för de anställda att fokusera på kundkontona. Alex uppskattar att de anställda tillsammans sparar nästan 1 000 timmar i veckan genom att nå sina filer via Dropbox i stället för via det gamla VPN-systemet. ”Och det är bara VPN”, säger Souza. ”Vi har gjort andra besparingar i olika delar av i organisationen.”MZ säger att IT-besparingarna genom att använda Dropbox också närmar sig 100 000 om året genom att inte köpa nya servrar och licenser för VPN och annan backup-programvara. ”När vi skaffade Dropbox handlade det i början inte om att minska kostnaderna. Det handlade om att fokusera på de anställdas mobilitet. Men det här projektet har visat sig vara mycket fördelaktigt för oss vad gäller finansiell säkerhet och informationssäkerhet.”Som ledare bland Brasiliens börsnoterade företag och med över 600 kunder har MZ inte råd att sluta arbeta när det sker incidenter. Under ett tretimmars elavbrott kunde anställda fortsätta att fokusera på sina konton genom att använda Dropbox Business. ”Med Dropbox fortsätter människor att arbeta på sina surfplattor eller slår på mobilen, och företaget slutar inte arbeta en enda sekund”, säger Souza.

Den bästa delnings- och lagringslösningen för företaget

eller  köp nu