E-post

Hur ställer jag in e-post som fildelningslösning?

Det fiffiga med att samarbeta via e-post är att hela infrastrukturen redan finns på plats. Det är inte bara mycket sannolikt att du redan använder e-post. Det är också ganska troligt att dina teammedlemmar vet hur de använder det för att skicka filer till varandra.

E-post

  • Grundläggande funktionalitet finns i din befintliga e-postlösning

Dropbox

  • Skaffa Dropbox
  • Hämta Dropbox-klienten

Även om det är mycket enkelt att registrera sig för Dropbox är det fortfarande ett hinder eftersom knappen ”bifoga fil” finns längst ner i varje mejl. Ditt team måste göra en medveten ansträngning att sluta skicka filer via e-post till varandra. Men den här ansträngningen leder till stora fördelar när det gäller skalbart samarbete.


Hur delar jag en fil med en teammedlem?

E-post är ett bra alternativ när du bara har ett eller två statiska dokument att skicka. Tyvärr finns det ingen möjlighet till filuppdatering — varje gång du vill dela en ny ändring måste du skicka filen igen till alla teammedlemmar.

E-post

  • Skriv ett nytt e-postmeddelande
  • Bifoga en fil
  • Skicka meddelandet
  • Upprepa processen varje gång filen uppdateras

Dropbox

  • Skapa en ny mapp i Dropbox för att dela dokument med ditt team
  • Högerklicka på mappen och dela mappen med teammedlemmarna
  • Placera önskad fil i den delade Dropbox-mappen på datorn
  • Filen visas i teammedlemmarnas Dropbox-mappar
  • När någon redigerar filen uppdateras alla andras kopior automatiskt

Det krävs lite arbete att skapa en delad Dropbox-mapp, men du behöver bara göra det en gång. Resultatet är en mapp som ser ut och fungerar som vilken annan mapp som helst på datorn, men med fördelen att den uppdateras automatiskt när någon ändrar en fil. Det är väl värt besväret om teamet arbetar med många filer. Ni håller inte bara alla uppdaterade utan företagets alla dokument lagras också på ett ställe.

Dessutom skapar en dedikerad fildelningslösning en tydlig separation mellan dina kommunikationer och dokumentsamarbetet. När Dropbox tar hand om era filer kan ni använda inkorgen till det den är bäst på: att prata med teamet.


Hur delar jag en fil med en kund?

Att dela filer med teamet eller med kunder fungerar på samma sätt när du använder mejl. I båda fallen bifogar du bara en fil och skickar meddelandet. Detta kan bli ett säkerhetsproblem om du av misstag skickar en bilaga till fel e-postadress (eller ännu värre, till fel distributionslista).

E-post

  • Skriv ett nytt e-postmeddelande
  • Bifoga en fil
  • Skicka meddelandet

Dropbox

  • Högerklicka på filen i din Dropbox-mapp
  • Välj menyalternativet Dela Dropbox-länk för att skapa en delningsbar länk
  • Lägg till ett valfritt lösenord och utgångsdatum till länken med Dropbox Pro eller Business
  • Skicka länken till din kund. De kan visa eller ladda ner filen med vilken webbläsare som helst

Dropbox gör det möjligt för användaren att skilja mellan dessa två grupper: Teammedlemmar som samarbetar i en delad mapp, medan klienter får skrivskyddad åtkomst till vissa filer och mappar eller med delbara länkar. Det här gör det möjligt för teamet att använda automatisk filsynkronisering, men bibehåller alternativet att skicka icke redigerbara kopior till personer utanför organisationen.

Dessa skrivskyddade kopior går att lösenordsskydda med Dropbox Pro eller Business, vilket hjälper till att förhindra oavsiktlig delning av känsliga dokument. Även om du av misstag skickar information som du inte vill dela, går det snabbt att inaktivera en länk eller göra filen oåtkomlig.


Hur delar jag stora filer?

E-post fungerar inte så bra när man behöver arbeta med stora filer. De tekniska begränsningarna med e-post gör att om din fil är för stor kan du helt enkelt inte skicka den som en bilaga. Om mottagarens e-posttjänst har större begränsningar vad gäller storlek på bilagor kanske de inte kan ta emot din fil.

E-post

  • Filstorleksgränserna varierar mellan olika e-postservrar
  • När filen är stor måste hela filen skickas igen varje gång en ändring görs

Dropbox

  • Det finns inga filstorleksgränser vid överföring med Dropbox-klienten
  • Vid synkning skickas enbart de ändrade delarna av en fil till Dropbox

De flesta e-postservrar tillåter inte bilagor större än 25 MB och en del har begränsningar för den totala mängden data som går att skicka från varje enskilt konto. Den enklaste lösningen är att överföra filen till en server eller till ett molnbaserat fildelningssystem (som Dropbox). Även för filer som ligger inom begränsningarna kan det bli tröttsamt att vänta på dem om du ofta delar dina redigeringar.

Dropbox laddar dessutom bara upp de delar av filen som har ändrats, vilket är mer effektivt än e-post.


Hur hanterar jag gamla versioner av en fil?

E-post har inte anpassats för att registrera filrevideringar, men blir ofta ett versionshanteringssystem som nödlösning för företag som inte har implementerat mer specialiserade lösningar. Det innebär att man ofta måste gå igenom många olika mejltrådar och hoppas att alla har använt samma namngivningsregler.

E-post

  • E-post ger inte dedikerat stöd för versionshantering, även om inkorgen innehåller ett rudimentärt register över en fils historik.
  • En vanlig lösning är att inkludera ett versionsnummer i filnamnet varje gång ett dokument skickas

Dropbox

  • Högerklicka på filen i din Dropbox-mapp
  • Välj Visa tidigare versioner i menyn för att visa filens historik
  • Välj önskad version och klicka på Återställ

Med Dropbox blir filversionshanteringen både strukturerad och automatisk. Till skillnad från en mejlbaserad lösning associerar Dropbox gamla versioner av en fil med den aktuella versionen. På det sättet blir det mer intuitivt att visa en fils historik. Eftersom Dropbox gör allt det här varje gång utan att användaren gör något behöver du aldrig tänka på versionskontroll förrän du måste återskapa en gammal kopia av en fil.

E-post är ofta en lösning som anses duga för små team, men en formell versionshanteringslösning är inte bara mer praktisk utan också säkrare. Det är lätt att råka radera mejl och om e-postservern har lagringsbegränsningar är det helt enkelt nödvändigt. Har du raderat ett meddelande som innehåller en bifogad fil är den versionen av dokumentet borta för alltid. Om teamet inte tar det försiktigt finns det risk för dataförlust.


Hur får jag åtkomst till filer från mobila enheter?

Fildelning via e-post på mobila enheter har samma fördelar och nackdelar som skrivbordsdatorer. Å ena sidan har teamet troligtvis redan åtkomst till e-post på mobila enheter om de använder dem på jobbet. Men det är fortfarande ett problem att hålla dokumenten uppdaterade.

E-post

  • Öppna e-postappen på din mobila enhet
  • Hitta meddelandet med filen
  • Ladda ner filen och redigera den i önskat program
  • När du är klar, skickar du tillbaka ändringarna till ditt team via e-post

Dropbox

  • Ladda ner Dropbox mobilapp
  • Logga in på kontot och förhandsgranska dokument direkt i Dropbox mobilapp
  • Med Dropbox-anslutna mobilappar som Microsoft Office synkroniseras alla ändringar du gör på alla enheter

Den största fördelen med Dropbox jämfört med mejl på mobila enheter är att den ger ett enkelt filsystem. I stället för att söka bland mejlen efter rätt bilaga kan du organisera dokument i en välbekant mapp-/filstruktur i Dropbox. Med Dropbox mobilapp kan du enkelt förhandsgranska de senaste filversionerna och hålla din inkorg fri från nya bilagor varje gång minsta lilla redigering utförs.