Mall för projektplan

Hur du för protokoll under ett möte börjar med att helt enkelt fokusera på det viktiga med mötet och att förmedla den informationen till andra på ett organiserat sätt. Genom att föra effektiva mötesprotokoll kan alla läsa igenom vad som diskuterades så att de kan hålla sig uppdaterade. Det bästa sättet att föra effektiva protokoll i ett möte är att ha en solid struktur på plats i god tid innan mötet börjar. Det kan du göra genom att helt enkelt börja med den här mallen för mötesprotokoll i Dropbox för att skapa ditt eget dokument med mötesdagordningen och deltagarlistan. Medan mötet pågår kan du sedan lägga till specifikt vad som diskuteras och vem som säger vad. Till slut kan du lägga till handlingsplaner och förfallodatum genom att lägga till @taggningar samt eventuella nödvändiga länkar för sammanhang. Till slut delar du dokumentet med dem som deltog i mötet. 

Det är enkelt att skapa en mall för mötesprotokoll i Dropbox med Dropbox Paper. Du kan helt enkelt använda den befintliga mallen för mötesprotokoll i Paper. Eller så kan du skapa en egen anpassad mall för mötesprotokoll eller mötesagenda genom att skapa ett helt nytt dokument i Paper. I övre högra hörnet av Paper-dokumentet ser du tre punkter som visar olika alternativ du kan välja mellan. Klicka på de tre punkterna och bläddra ner till ”Gör till mall”. Det gör ditt Paper-dokument till en skräddarsydd mall som du kan använda om och om igen för att hålla dina mötesprotokoll organiserade och utan att behöva börja om från början.

Att hålla reda på dina mötesprotokoll blir helt naturligt i Dropbox eftersom du kan organisera allting där. Ett av de bästa sätten att hålla reda på dina mötesprotokoll är att skapa ett organiserat arkiveringssystem för alla dina mötesprotokoll – och andra viktiga dokument – så att du och ditt team enkelt kan visa och dela filerna. Att skapa ett arkiveringssystem för dina mötesprotokoll är också ett bra sätt att hjälpa ditt team att samarbeta mer effektivt. Teammedlemmarna kan arbeta lättare med dina mötesprotokoll genom att lägga till kommentarer i dokumentet för att förtydliga några av anteckningarna eller lägga till viktiga handlingsplaner. 

Du kan hålla mötesprotokoll mer ordnade genom att dela upp möten efter ämne. Det troligaste är att de möten du har på jobbet inte bara är en typ av möte. Du kan t.ex. ha styrelsemöten en gång i halvåret, brainstormingmöten varje månad eller kvartal, veckomöten på tu man hand, anställningsintervjuer eller kanske arbetsstudiesessioner där du behöver anteckningar för att vara noggrann. Skapa en mapp för ”Möten” i Dropbox och skapa sedan ett undersystem av mötestyper så att du alltid vet var du ska leta efter viktiga mötesprotokoll – oavsett typ av möte.