FTP

Hur konfigurerar jag FTP?

Att installera en FTP-server och förbereda teammedlemmar på att använda den kan vara en komplicerad process. Du måste till exempel definiera vilken gränssnittsåtkomst och vilka filsystembehörigheter varje FTP-konto har. Dessutom måste varje teammedlem lära sig att använda ett FTP-klientprogram.

FTP

  • Köp en FTP-server
  • Logga in på serverns administratörspanel
  • Skapa ett FTP-konto för varje användare
  • Installera FTP-programvara på varje användares dator

Dropbox

  • Skaffa Dropbox
  • Hämta Dropbox-klienten

Att komma igång med Dropbox går snabbt och enkelt. Filerna lagras i molnet så du behöver aldrig kommunicera med en server. Eftersom det behövs så lite konfiguration av programvara kan ditt team fokusera på viktiga uppgifter istället för att krångla med komplicerad FTP-programvara.


Hur delar jag en fil med en teammedlem?

Det manuella sättet att hantera FTP innebär en massa aktivitet fram och tillbaka mellan teammedlemmarna. Varje gång någon ändrar i en fil måste den laddas upp igen till FTP-servern för att dela den. Alla som vill ha den senaste versionen av filen måste ladda ner den igen. Om ditt team ofta delar redigeringar med varandra kan detta snabbt bli en flaskhals.

FTP

  • Öppna FTP-programmet
  • Ange serveradress, port och ditt FTP-kontos användarnamn/lösenord
  • Anslut till servern
  • Leta upp filen på datorn med hjälp av FTP-programmets filläsare
  • Ladda upp filen till servern
  • Säg till dina teammedlemmar att logga in på FTP-servern och ladda ner filen till sina datorer
  • Upprepa processen varje gång filen uppdateras

Dropbox

  • Skapa en ny mapp i Dropbox för att dela dokument med ditt team
  • Högerklicka på mappen och dela mappen med teammedlemmarna
  • Lägg en fil i den delade mappen på datorn. Filen visas sedan automatiskt i teammedlemmarnas Dropbox-mappar
  • När någon redigerar filen uppdateras alla andras kopior automatiskt

Med Dropbox blir samarbetet helt automatiskt när du har ställt in en delad mapp. Alla har sin egen aktuella, redigerbara kopia av filen och en persons uppdateringar visas automatiskt på alla andras datorer när det gör en ändring. Oroad över konflikter?


Hur delar jag en fil med en kund?

Det kan vara svårt att göra filer tillgängliga för kunder på ett säkert sätt med FTP. Du kanske inte vill att de ska kunna ändra dokumenten, så deras FTP-konton ska ha skrivskyddad åtkomst. Du vill troligtvis inte att de ser alla dina interna filer heller. Det betyder att systemadministratören noggrant måste konfigurera FTP-serverns behörigheter för filsystemen.

FTP

  • Låt kunden installera FTP-programvara på sin dator
  • Skapa ett FTP-konto för din kund. Det här kan vara svårt:
    • Det ska enbart ha läsbehörighet.
    • Det ska enbart ge åtkomst till den önskade filen/de önskade filerna.
  • Ge din kund FTP-inloggningsinformationen och sökvägen till filen på servern
  • Kunden kan sedan ladda ner de önskade filerna, precis som dina teammedlemmar

Dropbox

  • Högerklicka på en fil i din Dropbox-mapp
  • Välj menyalternativet Dela Dropbox-länk för att skapa en delningsbar länk
  • Skicka länken till din kund. Den kan visas eller laddas ner med vilken webbläsare som helst

Med Dropbox blir det mycket enklare att hålla teamets filer åtskilda från kundernas. Delningsbara länkar är helt fristående från teamets delade Dropbox-mappar, vilket innebär att kunderna bara kan komma åt de filer du vill att de ska komma åt. Eftersom det inte behövs någon extra programvara kan kunderna få filer utan att de måste lära sig något nytt system. Du har även möjlighet att lägga till lösenord och utgångsdatum för länkar om du använder Dropbox Plus eller Dropbox Business. Dessutom kan du återkalla åtkomst till ett dokument när som helst genom att bara inaktivera länken.


Hur samarbetar jag med andra i samma fil?

När flera personer arbetar med samma fil kan det uppstå en konflikt: vems redigeringar ska gälla? Anta att två användare redigerar samma dokument. Den ena avslutar sin uppdatering och laddar upp filen till FTP-servern. Lite senare gör den andra användaren samma sak och skriver därmed över allt arbete den första användaren har gjort.

FTP och Dropbox hanterar detta problem på väldigt olika sätt.

FTP

  • FTP har inte stöd för konfliktlösning
  • Den senaste kopian av filen skriver över alla andras arbete
  • Lösningarna bygger på ”utcheckning” av filer, så enbart en person åt gången kan redigera dem

Dropbox

  • När en konflikt uppstår behåller Dropbox båda kopiorna av filen
  • På det sättet kan du visa båda användarnas redigeringar och bestämma hur de ska slås ihop

Med FTP finns det risk för konflikter. Det enda sättet att undvika fel som beror på den mänskliga faktorn är att använda ett arbetssätt, där bara en användare kan redigera en fil vid en given tidpunkt.

Dropbox konfliktkopior ger däremot ett skyddsnät mot dataförluster. Ingen behöver oroa sig för att checka ut filer eller skriva över någon annans material, eftersom Dropbox talar om när en konflikt uppstår.


Hur hanterar jag gamla versioner av en fil?

En FTP-server har bara en enda aktuell kopia av varje fil. Den håller inte reda på filens historik, vilket kan innebära risk för dataförlust. Om en användare till exempel raderar viss information och laddar upp dokumentet igen till servern, så är den borta för alltid.

FTP

  • FTP har inte stöd för filversionshantering
  • En vanlig lösning är att kopiera filen, ändra namn på den och då ta med versionsnumret

Dropbox

  • Högerklicka på filen i din Dropbox-mapp
  • Välj Visa tidigare versioner i menyn för att visa filens historik
  • Välj önskad version och klicka på Återställ

När filerna finns på Dropbox registreras varje sparad redigering. Om du märker att viktiga data togs bort för en stund sedan, går det att få tillbaka dem med några få musklick. Precis som fildelning är det här helt automatiskt. Du behöver aldrig tänka på versionskontroll förrän du vill visa en gammal kopia av filen.


Hur får jag åtkomst till filer från mobila enheter?

FTP har samma begränsningar på både mobilenheter och stationära datorer. Du måste ändå ha dedikerad FTP-programvara på din mobilenhet och manuellt synkronisera filer varje gång någon gör en redigering.

FTP

  • Installera FTP-programvara på din mobilenhet
  • Anslut till din FTP-server och ladda ner filen
  • Ladda ner/ladda upp filen manuellt varje gång du vill dela en ändring med teamet

Dropbox

  • Ladda ner Dropbox mobilapp
  • Logga in på ditt konto. Du kan förhandsgranska dokument direkt i Dropbox mobilapp
  • Med Dropbox-anslutna mobilappar som Microsoft Office synkroniseras alla ändringar du gör på alla enheter

Dropbox finns för de flesta mobilenheter, inklusive iOS, Android samt Windows Phone och surfplattor. Du kommer även åt dina filer via Dropbox webbplats. Med Dropbox mobilapp kan du bläddra bland filer, redigera dem med appar från tredje part och skapa delningsbara länkar för dina kunder.