Samarbeta med hjälp av Dropbox-ikonen

Tack vare Dropbox-ikonen kan du samarbeta direkt i de skrivbordsprogram du normalt arbetar med: Microsoft Word, Excel och Powerpoint.

Ikonen gör att du kan se vem som visar eller redigerar en Microsoft Office-fil. Den meddelar dig när personer öppnar, redigerar och uppdaterar filen.

Du kan dessutom använda ikonen för följande:

  1. Uppdatera till den senaste versionen av en fil. Om någon sparar en ny version av en fil medan du arbetar på den hjälper ikonen dig att ögonblickligen uppdatera till hans eller hennes version.
  2. Dela filerna direkt från ikonen.Skicka en kopia av filen till vem som helst med en delad länk eller låt teammedlemmar göra redigeringar genom att bjuda in dem till filens överordnade mapp.
  3. Återskapa tidigare versioner av dina filer. Skulle du behöva gå tillbaka i tiden kan du använda ikonen för att snabbt ta fram en lista på alla tidigare versioner av en fil och sedan återskapa den du behöver.

Viktiga punkter:

  • Du bestämmer själv när ikonen ska vara synlig eller om den ska vara helt avstängd.
  • För Windows finns det stöd för ikonen i filer från Office 2007, 2010 och 2013. För Mac finns det stöd för den i filer från Office 2011.

Dela från ikonen

Med ikonen blir det lättare att arbeta tillsammans genom att du snabbt kan dela ditt material med andra.

Skicka en länk

Du kan skicka länkar till ditt material direkt från Dropbox-ikonen, även när du håller på att arbeta med det.

Dela en länk till en kopia av din fil:

  1. Klicka på Dropbox-ikonen.
  2. Från popup-fönstret klickar du på Dela Dropbox-länk.
  3. Länken kopieras och du kan omedelbart klistra in den i e-postmeddelanden, snabbmeddelanden, blogginlägg eller där du vill att personer ska ha åtkomst till filkopian.

Du kan justera redigeringsåtkomst som beviljats medlemmar i den delade mappen för den fil du arbetar på genom att använda Dropbox-ikonen.

Så här hanterar du inställningarna för delad mapp:

  1. Klicka på Dropbox-ikonen.
  2. I popup-fönstret klickar du på Inställningar för delad mapp...
  3. Du kommer då till Dropbox webbplats där du kan hantera användarbehörighet individuellt.

Återskapa tidigare versioner av dina filer

Dropbox är som en tidsmaskin. Vi håller reda på alla gånger du sparar ändringar i filerna, så om du någon gång skulle behöva läsa en fils historik är den bara ett klick bort.

Läsa tidigare filversioner genom att använda Dropbox-ikonen:

  1. Klicka på Dropbox-ikonen.
  2. I popup-fönstret klickar du på Visa filhistorik...
  3. Du kommer då till Dropbox webbplats där du kan se en fullständig lista med filrevisioner för ditt dokument. Du kan återskapa tidigare versioner från den här sidan.

Ändra när ikonen är synlig

Ikonen sitter vid kanten på filerna, men du kan alltid flytta den så att den finns där du behöver den. Du kan även ta bort ikonen helt och hållet.

Så här ändrar du inställningarna för Dropbox-ikonen:

  1. Klicka på Dropbox-ikonen i datorns menyrad eller systemfält.
  2. I popup-fönstret klickar du på kugghjulsikonen och väljer Preferenser.
  3. Där kan du välja om du alltid vill se Dropbox-ikonen, bara när andra visar en fil med dig eller aldrig.
  4. Inaktivera Dropbox-ikonen helt och hållet genom att välja ”Visa aldrig” på rullgardinsmenyn.

Var denna artikel till någon hjälp?

Tack för återkopplingen.

Vi är glada att kunna hjälpa till!

Tack för att du ger oss feedback.

Vi skulle uppskatta dina synpunkter på hur vi kan förbättra den här artikeln.

Tack för återkopplingen.