Skapa ett organiserat teamutrymme

Skapa mappar som gör att alla snabbt kan hitta vad de söker. I denna vägledning ger vi bästa praxis och exempel på hur du kan skapa en samlad och organiserad plats för ditt teams filer.

Förstå hur ditt team fungerar

Innan du börjar skapa mappar ska du lägga lite tid på att förstå teamets arbetsflöden. Att skapa en skalbar struktur och ett bra namnsystem för teamet ger mindre underhållsarbete senare i processen. Fundera på följande:

  • Arbetar era användare vanligtvis själva eller i team?
  • Hanteras varje enskild fil av en person eller bidrar flera personer med redigering?
  • Räknar ni med att filerna ska delas utanför ert Dropbox Business-team frekvent?
  • Om Dropbox ersätter ett befintligt system, vill ni kopiera dess mappstruktur?
  • Hur föredrar olika avdelningar att gruppera sina filer?

Skapa grupper för att förenkla delningen

Med grupper kan du dela mappar med en förvald lista av personer, omedelbart. Skapa en grupp för en avdelning vars medlemmar regelbundet delar filer med varandra. Med grupper kan du snabbt dela mappar med en avdelning istället för att bjuda in medlemmarna en och en. Efterhand som nya medarbetare börjar kan du automatiskt ge den tillgång till avdelningens delade mappar genom att lägga till dem i grupper.

Skapa en ny mapp i teamutrymmet som delas med gruppen Affärsutveckling

Organisera med standardiserade mappnamn

När du skapat struktur och grupper ska du kommunicera med teamet om hur filer och mappar ska namnges. Att fastställa ett effektivt namnsystem gör det enklare för alla att hitta det de behöver, särskilt i takt med att antalet filer i ert teamutrymme växer. Här är några tips:

  • Månadsmappar ska namnges i ÅÅÅÅ-MM-format så att de visas i kronologisk ordning.
  • Om du organiserar per kund och företaget använder kundnummer ska varje kundmappsnamn få numret som prefix så att det blir lätt att hitta det man söker.
Klicka på undermappen Marknadsföring, döp om toppmappen till Design och dra in två filer

Kontrollera vem som ser vad

Mappar som skapats i ert teamutrymme är synliga för alla i teamet, men det betyder inte att alla kan nå dem. Från adminkonsolen kan administratörer lägga till och ta bort personer och grupper från mappar, och välja huruvida mappar ska kunna redigeras eller bara läsas.

Klicka på Hantera för att se vem som har åtkomst till en mapp, och lägg till medlemmar med visnings- eller skrivrättigheter

Använd mappar för att styra åtkomsten

Blå mapp med byggikon

Teammapp

Denna delas automatiskt med hela teamet, men du kan styra vem som har visnings- eller redigeringsåtkomst, och dela med personer utanför teamet.

Blå mapp med minusikon

Begränsad mapp

Denna skapas när du bjuder in specifika personer eller grupper till en mapp i teamutrymmet. Endast de personer eller grupper som du utser kan visa eller redigera detta innehåll.

Lila mapp med ikon med en person

Teammedlemsmapp

​​Varje teammedlem har en mapp med innehåll som är privat som standard. Den är döpt efter användaren och användare kan välja att dela filer och mappar inne i den.

Blå mapp med ikon med två personer

Delad mapp

Med denna kan användare dela innehåll i sina teammedlemmars mappar. När användare bjuds in kan de lägga denna i sina medlemsmappar för att hålla den privat eller till en teammapp för att hålla andra personer uppdaterade.

Upprätthåll ditt teamutrymme

När du bjudit in teammedlemmarna och de lägger till innehåll i teamutrymmet finns bra saker att göra för att behålla organisationen:

  • Flytta avslutade projekt till arkivmappar. Använd sedan Dropbox Smart Sync för att markera dessa som ”Enbart online” och frigöra utrymme på teammedlemmarnas hårddiskar.
  • Administratörer kan logga in som en teammedlem för att få åtkomst till alla mappar som användaren har delat.
  • Uppdatera gruppmedlemsskap när personer byter team.
  • Dra tillbaka åtkomst till företagsdata genom att inaktivera eller ta bort teammedlemmar som slutat på företaget. 
Markera flera filer och välj Smart Sync > enbart online, så de inte tar upp onödigt hårddiskutrymme

Se ett exempel

Här är en mappstruktur som är inspirerad av exempel som delats av Dropbox Business-kunder. Blå personikoner är medlemmar i teamet medan grå personikoner är medlemmar som är externa för företaget.

Företagsöverskridande mapphierarki med mappar som är organiserade per avdelning, kund och projekt och visar vem som har tillgång till vad