Skapa ett organiserat teamutrymme
Förstå hur ditt team fungerar
Innan du börjar skapa mappar ska du lägga lite tid på att förstå teamets arbetsflöden. Att skapa en skalbar struktur och ett bra namnsystem för teamet ger mindre underhållsarbete senare i processen. Fundera på följande:
- Arbetar era användare vanligtvis själva eller i team?
- Hanteras varje enskild fil av en person eller bidrar flera personer med redigering?
- Räknar ni med att filerna ska delas utanför ert Dropbox Business-team frekvent?
- Om Dropbox ersätter ett befintligt system, vill ni kopiera dess mappstruktur?
- Hur föredrar olika avdelningar att gruppera sina filer?
Välj en av dessa tre mappstrukturer
Per avdelning
Om avdelningarna tenderar att leda sina egna projekt – istället för företagsövergripande initiativ – är denna struktur perfekt. Arbeta med chefer för att skapa de undermappar som bäst tillgodoser varje teams behov. Marknadsföringsavdelningen skulle ha mappar som Admin, Annonser, Budget och Logotyper, medan IT-avdelningen skulle kunna ha mappar som Installationsprogram, Nätverk och Lager.
Per kund
Kundbaserade företag (som konsulter, fastighetsmäklare och jurister) har vanligtvis mappar med generella syften längst upp i teamutrymmet, samt en för kunder. Inuti kundmapparna går det att lägga till en undermapp för varje kund, med undermappar för enskilda projekt.
per projekt
Om ert företag har flera intäktsflöden – försäljning, support och konsultation, till exempel – kan det vara meningsfullt att låta dem styra er mappstruktur. Inom varje typ går det att välja en undermappsstruktur. I detta exempel finns ett projekt som är organiserat per år, medan det andra är organiserat per kvartal.
Skapa grupper för att förenkla delningen
Med grupper kan du dela mappar med en förvald lista av personer, omedelbart. Skapa en grupp för en avdelning vars medlemmar regelbundet delar filer med varandra. Med grupper kan du snabbt dela mappar med en avdelning istället för att bjuda in medlemmarna en och en. Efterhand som nya medarbetare börjar kan du automatiskt ge den tillgång till avdelningens delade mappar genom att lägga till dem i grupper.
Organisera med standardiserade mappnamn
När du skapat struktur och grupper ska du kommunicera med teamet om hur filer och mappar ska namnges. Att fastställa ett effektivt namnsystem gör det enklare för alla att hitta det de behöver, särskilt i takt med att antalet filer i ert teamutrymme växer. Här är några tips:
- Månadsmappar ska namnges i ÅÅÅÅ-MM-format så att de visas i kronologisk ordning.
- Om du organiserar per kund och företaget använder kundnummer ska varje kundmappsnamn få numret som prefix så att det blir lätt att hitta det man söker.
Kontrollera vem som ser vad
Mappar som skapats i ert teamutrymme är synliga för alla i teamet, men det betyder inte att alla kan nå dem. Från adminkonsolen kan administratörer lägga till och ta bort personer och grupper från mappar, och välja huruvida mappar ska kunna redigeras eller bara läsas.
Använd mappar för att styra åtkomsten
Upprätthåll ditt teamutrymme
När du bjudit in teammedlemmarna och de lägger till innehåll i teamutrymmet finns bra saker att göra för att behålla organisationen:
- Flytta avslutade projekt till arkivmappar. Använd sedan Dropbox Smart Sync för att markera dessa som ”Enbart online” och frigöra utrymme på teammedlemmarnas hårddiskar.
- Administratörer kan logga in som en teammedlem för att få åtkomst till alla mappar som användaren har delat.
- Uppdatera gruppmedlemsskap när personer byter team.
- Dra tillbaka åtkomst till företagsdata genom att inaktivera eller ta bort teammedlemmar som slutat på företaget.
Se ett exempel
Här är en mappstruktur som är inspirerad av exempel som delats av Dropbox Business-kunder. Blå personikoner är medlemmar i teamet medan grå personikoner är medlemmar som är externa för företaget.
