Skapa mappar som gör att alla snabbt kan hitta vad de söker. I denna vägledning ger vi bästa praxis och exempel på hur du kan skapa en samlad och organiserad plats för ditt teams filer.
Innan du börjar skapa mappar ska du lägga lite tid på att förstå teamets arbetsflöden. Att skapa en skalbar struktur och ett bra namnsystem för teamet ger mindre underhållsarbete senare i processen. Fundera på följande:
Om avdelningarna tenderar att leda sina egna projekt – istället för företagsövergripande initiativ – är denna struktur perfekt. Arbeta med chefer för att skapa de undermappar som bäst tillgodoser varje teams behov. Marknadsföringsavdelningen skulle ha mappar som Admin, Annonser, Budget och Logotyper, medan IT-avdelningen skulle kunna ha mappar som Installationsprogram, Nätverk och Lager.
Kundbaserade företag (som konsulter, fastighetsmäklare och jurister) har vanligtvis mappar med generella syften längst upp i teamutrymmet, samt en för kunder. Inuti kundmapparna går det att lägga till en undermapp för varje kund, med undermappar för enskilda projekt.
Om ert företag har flera intäktsflöden – försäljning, support och konsultation, till exempel – kan det vara meningsfullt att låta dem styra er mappstruktur. Inom varje typ går det att välja en undermappsstruktur. I detta exempel finns ett projekt som är organiserat per år, medan det andra är organiserat per kvartal.
Med grupper kan du dela mappar med en förvald lista av personer, omedelbart. Skapa en grupp för en avdelning vars medlemmar regelbundet delar filer med varandra. Med grupper kan du snabbt dela mappar med en avdelning istället för att bjuda in medlemmarna en och en. Efterhand som nya medarbetare börjar kan du automatiskt ge den tillgång till avdelningens delade mappar genom att lägga till dem i grupper.
När du skapat struktur och grupper ska du kommunicera med teamet om hur filer och mappar ska namnges. Att fastställa ett effektivt namnsystem gör det enklare för alla att hitta det de behöver, särskilt i takt med att antalet filer i ert teamutrymme växer. Här är några tips:
Mappar som skapats i ert teamutrymme är synliga för alla i teamet, men det betyder inte att alla kan nå dem. Från adminkonsolen kan administratörer lägga till och ta bort personer och grupper från mappar, och välja huruvida mappar ska kunna redigeras eller bara läsas.
Denna delas automatiskt med hela teamet, men du kan styra vem som har visnings- eller redigeringsåtkomst, och dela med personer utanför teamet.
Denna skapas när du bjuder in specifika personer eller grupper till en mapp i teamutrymmet. Endast de personer eller grupper som du utser kan visa eller redigera detta innehåll.
Varje teammedlem har en mapp med innehåll som är privat som standard. Den är döpt efter användaren och användare kan välja att dela filer och mappar inne i den.
När du bjudit in teammedlemmarna och de lägger till innehåll i teamutrymmet finns bra saker att göra för att behålla organisationen:
Här är en mappstruktur som är inspirerad av exempel som delats av Dropbox Business-kunder. Blå personikoner är medlemmar i teamet medan grå personikoner är medlemmar som är externa för företaget.
