Lagringsenheter

Hur konfigurerar jag lagringsenheter som fildelningslösning?

Precis som i fallet e-post kräver implementering av en fildelningslösning med lagringsenheter ingen extra konfiguration. Du måste däremot tänka igenom vilken typ av lagringsenheter du vill använda.

Lagringsenheter

  • Köp det antal lagringsenheter som behövs
  • Gör dem tillgängliga för teamet

Dropbox

  • Skaffa Dropbox
  • Hämta Dropbox-klienten

Lagringskapacitet är viktigt, men tänk också på att enheterna kommer att användas av många personer och på olika ställen. Det finns därför risk att enheter med rörliga delar, till exempel hårddiskar som inte är SSD-diskar, kan skadas.

Kom igång med Dropbox genom att helt enkelt registrera ett konto och hämta Dropbox-klienten. Den enkla delningen av filer på internet gör det väl värt besväret.


Hur delar jag en fil med en teammedlem?

Att använda en lagringsenhet som fildelningslösning påminner mycket om FTP, men istället för att ladda upp och ladda ner filer skickar du rent fysiskt runt ”servern”. De har därför samma problem som FTP vad gäller filsynkronisering.

Lagringsenheter

  • Anslut lagringsenheten till datorn
  • Kopiera filen från datorn till lagringsenheten
  • Ta bort lagringsenheten på ett säkert sätt
  • Gå bort till teammedlemmen och sätt in den i hens dator
  • Kopiera filen från lagringsenheten till hens dator
  • Ta bort lagringsenheten på ett säkert sätt
  • Upprepa de här stegen varje gång du vill dela en uppdatering

Dropbox

  • Skapa en ny mapp i Dropbox för att dela dokument med ditt team
  • Högerklicka på mappen och dela mappen med teammedlemmarna
  • Lägg en fil i den delade mappen på datorn. Filen visas sedan automatiskt i teammedlemmarnas Dropbox-mappar
  • När någon redigerar filen synkroniseras alla andras kopior automatiskt

Lagringsenheter är ett mer intuitivt alternativ än ett system som FTP, eftersom de inte kräver någon särskild programvara (och inte heller en internetanslutning). Lagringsenheter kan dock vara svåra att hantera i arbetsmiljöer med olika plattformar. Eftersom PC och Mac kräver olika diskformatering är det inte alltid enkelt att dela filer på olika operativsystem.

Det tar lite tid att konfigurera en delad Dropbox-mapp, men när du väl har gjort det ersätter den dina lagringsenheter på ett effektivt sätt. Den uppdaterar även dina kollegors filer när du gör en ändring. Så du behöver inte gå iväg till någon på kontoret varje gång du vill dela en uppdatering.


Hur delar jag en fil med en kund?

Lagringsenheter kan vara en praktisk lösning för internt samarbete, men begränsningarna blir tydliga när du försöker dela dokument med kunder, om de rent fysiskt inte befinner sig på samma plats som ditt team.

Det går ju lätt att ge en kund ett USB-minne eller SD-kort. Om de däremot behöver få statusrapporter ofta som kräver deras fysiska närvaro varje gång en fil ska överföras blir det otroligt opraktiskt.

Lagringsenheter

  • Anslut lagringsenheten till datorn
  • Kopiera den önskade filen till lagringsenheten
  • Ta bort lagringsenheten på ett säkert sätt
  • Ge lagringsenheten till kunden

Dropbox

  • Högerklicka på filen i din Dropbox-mapp
  • Välj menyalternativet Dela Dropbox-länk för att skapa en delningsbar länk
  • Skicka länken till din kund. Den kan visas eller laddas ner med vilken webbläsare som helst

Med Dropbox blir det mycket enklare att dela dokument med kunder. Eftersom filerna överförs via internet måste du inte besöka kunderna för att hålla dem uppdaterade.


Hur delar jag stora filer?

En av fördelarna med lagringsenheter är hantering av stora filer. Till skillnad från e-postservrar som har filstorleksgränser eller FTP-servrar som kräver dedikerad programvara så är delning av stora dokument via en lagringsenhet ett mycket intuitivt sätt.

Lagringsenheter

  • Enheter som är formaterade med filsystemet FAT32 har en maximal filstorlek på 4 GB
  • Den enda andra filstorleksgränsen är lagringsenhetens kapacitet
  • När filen är stor måste hela filen kopieras varje gång en ändring görs

Dropbox

  • Det finns inga filstorleksgränser vid överföring med Dropbox-klienten
  • När du uppdaterar en tidigare uppladdad fil skickas bara de ändrade delarna till Dropbox

Eftersom ingen nätverksanslutning behövs går filöverföringar med lagringsenheter otroligt snabbt om den person du delar filerna med finns i närheten. PC och Mac kräver dock olika diskformatering och varje format har olika begränsningar vad gäller filstorlek och volymstorlek.

Med Dropbox får du fördelarna med både lagringsenheter och bekvämligheten med internet. Stora dokument hanteras på samma sätt som små, så ni kan samarbeta i stora filer i lugn och ro. Den första uppladdningen kan ta lite längre tid än att kopiera en fil till en lagringsenhet, men Dropbox laddar bara upp de delar av filen som har ändrats så de följande uppdateringarna blir effektivare.


Hur samarbetar jag med andra i samma fil?

När två personer arbetar med samma fil samtidigt kan det ofta uppstå en konflikt: vems redigeringar ska gälla? Detta problem hanteras väldigt olika när du arbetar med lagringsenheter respektive Dropbox.

Lagringsenheter

  • Lagringsenheter har inte stöd för konfliktlösning
  • Den senaste kopian av filen skriver över alla andras arbete
  • Lösningarna bygger på ”utcheckning” av filer, så enbart en person åt gången kan redigera dem

Dropbox

  • När en konflikt uppstår behåller Dropbox båda kopiorna av filen
  • På det sättet kan du visa båda användarnas redigeringar och bestämma hur de ska slås ihop

Hantering av konflikter med en lagringsenhet drabbas ofta av fel som beror på den mänskliga faktorn. Eftersom det bara finns en realtidskopia av dokumentet på lagringsenheten är det lätt att ändringar skrivs över. Alla i teamet måste se till att bara en person åt gången redigerar filen.

Tack vare det sätt Dropbox konfliktkopior fungerar på behöver du inte vara rädd för att någon annans arbete ska skrivas över. Om två personer råkar redigera samma fil samtidigt varnar Dropbox att det finns en konflikt och låter er bestämma hur ändringarna från båda kopiorna ska slås ihop.


Hur hanterar jag gamla versioner av en fil?

Precis som en FTP-server håller inte lagringsenheter reda på filrevideringar. Detta medför risk att förlora viktiga ändringar, eftersom det inte finns något sätt att gå tillbaka och hämta en äldre kopia av filen om den av misstag har skrivits över.

Lagringsenheter

  • Lagringsenheter har inte stöd för filversionshantering
  • En vanlig lösning är att kopiera filen, ändra namn på den och då ta med versionsnumret

Dropbox

  • Högerklicka på filen i din Dropbox-mapp
  • Välj Visa tidigare versioner i menyn för att visa filens historik
  • Välj önskad version och klicka på Återställ

Dropbox har inbyggt stöd för versionshantering så att du slipper oroa dig för att förlora information. Varje sparad redigering registreras i bakgrunden och det går att visa en fullständig historik för en fil med några få musklick.