VPN

Hur konfigurerar jag VPN som fildelningslösning?

För att få den bekvämlighet och säkerhet som följer med VPN krävs noggrann konfiguration och löpande underhåll. Vi rekommenderar att de flesta företag arbetar med en IT-tekniker för att konfigurera och underhålla ett VPN.

VPN

  • Arbeta med IT-avdelningen när VPN-servern ska köpas in
  • Ge IT-avdelningen i uppdrag att konfigurera ett VPN-konto för varje användare
  • Arbeta med IT-avdelningen vid inköp av en filserver som ska användas med VPN
  • Skapa en delad mapp på filservern och ge behörighet åt önskade användare
  • Installera en VPN-klient på varje användares dator och konfigurera åtkomst
  • Mappa en nätverksenhet mot den delade mappen på varje användares dator

Dropbox

  • Skaffa Dropbox
  • Hämta Dropbox-klienten

Förutom att konfigurera VPN-servrarna måste IT-avdelningen skapa ett konto för varje användare, lägga till lämplig behörighet för delade mappar på filservrarna, övervaka prestanda, förhindra skadlig kod och utbilda nya användare hur man ansluter till VPN.

Även om både VPN och Dropbox går att använda för fildelning med till exempel delade mappar är detta mycket mer intuitivt med Dropbox. Det krävs inga tekniska kunskaper, att lägga till användarkonton är lika enkelt som att lägga till en mejladress och teamet får minimalt med ny programvara att lära sig.


Hur delar jag en fil med en teammedlem?

Med VPN kan teamet behandla delade filer precis som lokala filer på hårddisken. Du kan redigera filer på plats och måste inte manuellt ladda upp till och ladda ner från servern, vilket du gör med FTP. Detta innebär dock en kompromiss så tillvida att allt ditt arbete med en fil sker via en nätverksanslutning, vilket innebär att prestanda är beroende av din internetanslutning och VPN-serverns kapacitet att hantera inkommande förfrågningar.

VPN

  • Öppna VPN-programmet
  • Ange serveradress och ditt VPN-kontos användarnamn och lösenord
  • Vänta medan VPN-servern autentiserar dina inloggningsuppgifter
  • Anslut till filservern
  • Lägg till filen på den delade nätverksenhet som du skapade tidigare
  • Filen visas sedan automatiskt i teammedlemmarnas delade nätverksenheter
  • När någon redigerar filen finns ändringarna automatiskt tillgängliga för resten av teamet

Dropbox

  • Skapa en ny mapp i Dropbox för att dela dokument med ditt team
  • Högerklicka på mappen och dela mappen med teammedlemmarna
  • Placera önskad fil i den delade Dropbox-mappen på datorn
  • Filen visas i teammedlemmarnas Dropbox-mappar
  • När någon redigerar filen uppdateras alla andras kopior automatiskt

På ytan verkar Dropbox och VPN tillhandahålla liknande funktioner för fildelning: filerna går att redigera direkt (ingen hämtning krävs) och ändringar visas automatiskt i teamets delade mappar. Men Dropbox ger varje användare sin egen lokala kopia av varje dokument, vilket gör det mycket lättare att bläddra bland och redigera filer.

Till skillnad mot VPN, där du bara kan arbeta med filer när du är ansluten till nätverket, så kan du med Dropbox lagra filer för åtkomst och redigering offline. Dropbox laddar upp eventuella ändringar när du kopplar upp dig igen. Dropbox skapar även en konfliktkopia om flera användare redigerar samma fil samtidigt istället för att ge andra användare enbart läsbehörighet.


Hur delar jag en fil med en kund?

Att dela filer med kunder via VPN kan vara svårt, eftersom du inte vill ge personer som inte är anställda tillgång till hela ditt nätverk utan begränsningar. Det är både enklare och säkrare att konfigurera Dropbox eller något annat system för att dela filer med en kund.

Vill du ändå använda VPN är ett alternativ att använda ett VPN som använder Secure Sockets Layer (SSL), en mindre vanlig form av den standard som gör att din systemadministratör kan begränsa åtkomst till specifika servrar eller filer i ert privata nätverk.

VPN

  • Arbeta redan från början med IT-avdelningen så att du med säkerhet vet att servern kan konfigureras som ett SSL-VPN
  • Ge IT-avdelningen i uppdrag att skapa ett SSL-VPN-konto för din kund som enbart har tillgång till de servrar och filer som behövs
  • Ge VPN-kontoinformationen till kunden
  • Kunderna kan logga in på ert SSL-VPN med vilken webbläsare som helst
  • Alla tillåtna resurser, inklusive filservrar, delade mappar och filer, visas i webbgränssnittet

Dropbox

  • Högerklicka på filen i din Dropbox-mapp
  • Välj menyalternativet Dela Dropbox-länk för att skapa en delningsbar länk
  • Skicka länken till din kund. De kan visa eller ladda ner filen med vilken webbläsare som helst

Med delningsbara länkar i Dropbox kan du bestämma exakt vilka filer dina kunder ska kunna se. Du klickar bara på en länk för att komma åt dem och slipper arbeta med komplicerade VPN-program. Du har även möjlighet att lägga till lösenord och utgångsdatum för länkar om du använder Dropbox Pro eller Dropbox Business. Dessutom kan du återkalla åtkomst till ett dokument när som helst genom att bara inaktivera länken.


Hur delar jag stora filer?

Stora filer kan vara ett problem för VPN. Varje gång du sparar skickas hela filen via VPN-anslutningen till det privata nätverkets filserver, vilket kan bli ineffektivt med stora filer.

En lösning är att flytta filen från nätverksenheten till en lokal hårddisk för att göra ändringarna och sedan flytta tillbaka den till nätverksenheten när du är klar. Det blir dock samma ineffektiva arbetssätt med nedladdning/uppladdning som med FTP, vilket gör det svårt att hålla filer synkroniserade med resten av teamet.

VPN

  • Det finns inga filstorleksbegränsningar för överföringar av filer med VPN
  • Det kan vara problematiskt att arbeta med stora filer på grund av att VPN är beroende av en internetanslutning
  • När filen är stor måste hela filen skickas igen varje gång en ändring görs

Dropbox

  • Det finns inga filstorleksgränser vid överföring med Dropbox-klienten
  • Vid synkning skickas enbart de ändrade delarna av en fil till Dropbox

Dropbox inbyggda stöd för versionshantering registrerar alla ändringar som görs i bakgrunden. Det går att visa hela historiken för ett dokument med ett par musklick, vilket säkerställer att du aldrig raderar information av misstag.


Hur hanterar jag gamla versioner av en fil?

En filserver har bara en enda aktuell kopia av varje fil. Den håller inte reda på filens historik, vilket kan innebära risk för dataförlust. Om en användare till exempel raderar viss information och laddar upp dokumentet igen till servern, så är den borta för alltid.

VPN

  • VPN har inte stöd för filversionshantering
  • En vanlig lösning är att kopiera filen, ändra namn på den och då ta med versionsnumret

Dropbox

  • Högerklicka på filen i din Dropbox-mapp
  • Välj Visa tidigare versioner i menyn för att visa filens historik
  • Välj önskad version och klicka på Återställ

När dina filer finns på Dropbox registreras varje gång du sparar. Om du inser att viktig information raderades för ett tag sedan kan du återfå den med bara några få musklick. Precis som fildelning sker det här helt automatiskt. Du behöver aldrig tänka på versionskontroll förrän du vill titta på en gammal kopia av en fil.


Hur får jag åtkomst till filer från mobila enheter?

I de flesta klienter för mobilt VPN ligger fokus på att upprätta en krypterad anslutning. Detta är praktiskt för säker webbsurfning, mejl och VoIP, men erbjuder inte särskilt mycket när det gäller fildelning. Det blir ofta något annat programs ansvar att mappa en nätverksenhet och göra åtkomst till företagets delade filer. För en del program krävs det till och med att IT-avdelningen gör en specialkonfiguration.

VPN

  • Använd det inbyggda stödet för VPN eller installera en VPN-app på din mobilenhet
  • Anslut till VPN genom att ange dess serveradress och ditt användarnamn och lösenord
  • Mappa en nätverksenhet med ett program från tredje part och använd filen på precis samma sätt som på en stationär dator
  • För att kunna redigera dokument måste du ha en stabil internetanslutning

Dropbox

  • Hämta Dropbox mobilapp
  • Logga in på kontot och förhandsgranska dokument direkt i Dropbox mobilapp
  • Med Dropbox-anslutna mobilappar som Microsoft Office synkroniseras alla ändringar du gör på alla enheter

Med Dropbox mobilapp slipper du krånglet med att upprätta en VPN-anslutning. Allt du behöver göra är att logga in på Dropbox första gången du öppnar programmet. Sedan har du ett fullfjädrat filsystem i din mobila enhet. Du kan bläddra bland filer, redigera dem med appar från tredje part och skapa delningsbara länkar precis på samma sätt som från den delade mappen i den stationära datorn.

Programvara för mobilt VPN är även känslig för avbrutna anslutningar (t.ex. när du kör genom en tunnel). Beroende på VPN-programvara och redigeringsprogram kan detta innebära att du inte kan arbeta med filer utan en stabil anslutning. Dropbox löser detta problem genom att du kan ladda ner filer för användning offline.