บริษัทเทคโนโลยีด้านภาษาแห่งนี้ใช้ Dropbox Business เพื่อให้สามารถแบ่งปันสคริปต์และไฟล์เสียงได้อย่างง่ายดายและมีความปลอดภัยได้ทั่วโลก โดยช่วยลดค่าใช้จ่ายด้านการจัดส่งและฮาร์ดไดร์ฟที่สูญหาย

ผลลัพธ์หลักของ Appen

ความเร็วในการจัดส่งไฟล์ขนาดใหญ่ที่เพิ่มขึ้น

ประหยัดเวลาและต้นทุนอย่างชัดเจน

ลดเวลาที่ใช้แก้ปัญหาลง

ความท้าทาย

สูญหายในการแปล

เพื่อที่จะเก็บบันทึกรูปแบบคำพูด สำเนียง และการออกเสียงคำได้อย่างแม่นยำสำหรับเทคโนโลยีของลูกค้า เช่น ระบบการรู้จำเสียงพูด (speech recognition) และการแปลงเสียงพูดเป็นตัวอักษร (speech-to-text) นั้น Appen ต้องส่งทีมงานลงพื้นที่ต่างๆ ทั่วทวีปแอฟริกา เอเชีย ยุโรป และอเมริกาเหนือ พนักงานอาจต้องลงภาคสนามนานถึงหกเดือน เพื่อบันทึกการสนทนาและสคริปต์ต่างๆ ซึ่งเป็นข้อมูลปริมาณมาก บวกกับลูกค้าบางรายของ Appen ต้องการรับผลงานโครงการกลับโดยเร่งด่วน ทำให้พนักงานภาคสนามต้องสามารถนำส่งเนื้อหาที่บันทึกกลับสู่สำนักงาน Appen ทั้งในอเมริกา ออสเตรเลีย และฟิลิปปินส์โดยเร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ โดยในแรกเริ่ม บริษัทพยายามใช้โซลูชัน FTP ที่เขียนขึ้นเอง จัดส่งฮาร์ดไดรฟ์ และแม้แต่ให้พนักงานนำอุปกรณ์การจัดเก็บข้อมูลขึ้นเครื่องบินไปกลับเพื่อให้แน่ใจว่าจะไม่มีสิ่งใดสูญหายหรือถูกขโมย แต่ไม่ว่าจะวิธีการใดดังที่กล่าวนั้นก็ยังมีปัญหาด้านความรวดเร็วและประสิทธิภาพอยู่ดี Stephen Norris รองประธานฝ่ายการดำเนินการแหล่งข้อมูลด้านภาษาของ Appen ได้อธิบายว่า "เครื่องมือต่างๆ ที่เราสร้างขึ้นเพื่อคัดลอกข้อมูลล้วนต้องมีบุคคลคอยจัดการดูแล และยังไม่เสถียรเท่าที่ควร และด้วยเขตเวลาที่แตกต่างกัน บวกกับความยุ่งยากทางโลจิสติกส์ จึงอาจต้องกินเวลาสามหรือสี่วันในการประสานงานระหว่างทีม IT กับทีมภาคสนาม ซึ่งเป็นการเสียเวลามาก" ระหว่างโครงการหนึ่งซึ่งยุ่งยากเป็นพิเศษ Norris จึงขบคิดว่าการแบ่งปันไฟล์จะง่ายดายขึ้นเพียงใดถ้าหาก "มันสามารถทำงานได้โดยง่ายดาย เช่นเดียวกับ Dropbox" ขณะนั้นทีมฝ่ายพัฒนาธุรกิจของ Appen ใช้ Dropbox อยู่แล้ว และรายงานผลลัพธ์ที่ดีเยี่ยม "ผมกังวลอยู่บ้างว่า Dropbox จะรองรับข้อมูลปริมาณมหาศาลที่เราต้องถ่ายโอนไหวหรือไม่" Norris ยอมรับ "แต่ทีมฝ่ายพัฒนาธุรกิจกล่าวว่ามันรวดเร็วกว่าระบบเก่าเป็นอย่างมาก พวกเขามอบความมั่นใจให้พวกเราเชื่อว่า Dropbox ใช้การได้จริง"

Dropbox Business มีความเสถียรและวางใจได้อย่างยิ่ง ผมอยู่ในวงการเทคโนโลยีมาตั้งแต่ช่วงทศวรรษที่ 90 และน่าตกใจที่พบผลิตภัณฑ์หนึ่งซึ่งอ้างว่าทำสิ่งเหล่านี้ได้ แล้วก็ทำได้จริงๆ เสียด้วย"

Stephen Norris, รองประธานฝ่ายปฏิบัติการ Language Resources, Appen

การแก้ปัญหา

ปฏิบัติการซิงค์ที่เชื่อถือได้

Norris ตัดสินใจนำ Dropbox Business มาใช้กับทุกคนในทีมแหล่งข้อมูลด้านภาษา และเพียงไม่นานก็ตระหนักว่า Dropbox สามารถซิงค์ข้อมูลจำนวนหลายเทระไบต์ได้โดยไร้ปัญหา เนื่องจากการซิงค์ของ Dropbox เร่งความเร็วการถ่ายโอนข้อมูลโดยเริ่มการดาวน์โหลดไฟล์ในระหว่างที่การอัพโหลดยังดำเนินการอยู่ ดังนั้นบทสัมภาษณ์เสียงความยาวหลายพันชั่วโมงจึงถูกแบ่งปันไปถึงสำนักงานใหญ่ของ Appen ในซิดนีย์ได้อย่างรวดเร็ว Norris กล่าวว่า "Dropbox ทำให้เราถ่ายโอนข้อมูลจำนวนมหาศาลได้โดยที่ไม่มีใครต้องลงมือทำงานมากมายเลย" "ก่อนหน้านี้ อาจต้องมีคนคอยถามว่าการถ่ายโอนข้อมูลสำเร็จหรือไม่ แต่ตอนนี้พอพวกเขามองดูในโฟลเดอร์ พวกเขาแน่ใจได้เลยว่าสิ่งที่เห็นนั้นเป็นข้อมูลล่าสุดแล้ว" ไม่ว่าสมาชิกทีมของ Appen จะประจำอยู่ที่ใดในโลก หรือว่าจะใช้อุปกรณ์ใดก็ตาม Dropbox Business จะให้พวกเขาเชื่อมต่อถึงกันเสมอ Norris กล่าวว่า "Dropbox สำหรับธุรกิจมีความเสถียรและวางใจได้อย่างยิ่ง ผมอยู่ในวงการเทคโนโลยีมาตั้งแต่ช่วงทศวรรษที่ 90 และน่าตกใจที่พบผลิตภัณฑ์หนึ่งซึ่งอ้างว่าทำสิ่งเหล่านี้ได้ แล้วก็ทำได้จริงๆ เสียด้วย" แม้แต่เวลาที่พนักงาน Appen อยู่ในพื้นที่ที่การเข้าถึงอินเทอร์เน็ตช้า หรือไม่มีเลยก็ตาม การซิงค์ของ Dropbox ก็ยังไม่ติดขัด เทคโนโลยีการถ่ายโอนแบบทำงานต่ออัตโนมัติช่วยให้แน่ใจได้ว่าไฟล์ต่างๆ ซิงค์อย่างสมบูรณ์ ดังที่ Norris อธิบายว่า "เมื่อการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตขาดหายแล้วกลับมาใช้ได้ Dropbox จะรับรู้และทำการซิงค์ต่อจากจุดที่ค้างอยู่ได้เลย"

"เรามีสำนักงานในซิดนีย์ ฟิลิปปินส์ และปากีสถาน กับทีมงานในนิวซีแลนด์ ออสเตรเลีย ยุโรป และอเมริกา การพยายามประสานงานระหว่างสถานที่ทั้งหมดโดยใช้โซลูชันอื่นๆ ที่ไม่ใช่ Dropbox Business คงวุ่นวายกันยกใหญ่"

Stephen Norris, รองประธานฝ่ายปฏิบัติการ Language Resources, Appen

ผลลัพธ์ที่ได้

ประสิทธิภาพด้านเวลาและค่าใช้จ่าย

เมื่อครั้งที่ Appen ใช้บริการจัดส่งในการขนส่งฮาร์ดไดรฟ์ บริษัทจำต้องใช้เงินหลายหมื่นดอลลาร์เพื่อให้แน่ใจว่าไฟล์ต่างๆ ได้รับการจัดส่งอย่างรวดเร็ว และ Norris ให้ความเห็นว่า "เราต้องสำรองข้อมูลหมดทุกอย่าง เพราะไม่มีทางหลีกเลี่ยงได้เลยที่ไดรฟ์จะต้องสูญหายไปบ้าง เป็นเรื่องที่ชวนให้หัวเสียจริงๆ" Dropbox Business ไม่เพียงแต่ป้องกัน Appen จากความกังวลเรื่องไฟล์สูญหาย แต่ยังช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายของบริษัทในการจัดส่งเช่นกัน นอกจากนั้นยังลดภาระงานที่เกิดจากการใช้โซลูชัน FTP อีกด้วย Norris กล่าวเพิ่มเติมว่า "อย่างน้อยก็เป็นเวลาหนึ่งปีที่คนที่ดูแลรักษา FTP ของเราต้องหมดเวลาราวๆ หนึ่งในสามไปกับการแก้ไขปัญหาและฝึกอบรมคนอื่นๆ ถึงวิธีการใช้งาน" ด้วย Dropbox พนักงานสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยมุ่งสนใจแค่การขับเคลื่อนความคืบหน้าของโครงการต่างๆ Norris กล่าวว่า Dropbox ช่วยลดเวลาในการนำส่งข้อมูลไปยังสำนักงานต่างๆ ของ Appen จึงเป็นการเร่งการจัดทำผลิตภัณฑ์ให้เร็วขึ้นด้วย อีกทั้งยังลดความเสี่ยงที่ผู้เก็บข้อมูลจะใช้ข้อมูลล่วงหน้าก่อนฝ่ายที่ทำการตรวจสอบคุณภาพ จึงตัดความจำเป็นในการบันทึกซ้ำข้อมูลที่ไม่ดี "นี่เป็นแอพพลิเคชันที่ดีเยี่ยมในทุกๆ ด้าน" เขากล่าว "เรามีสำนักงานในซิดนีย์ ฟิลิปปินส์ และปากีสถาน กับทีมงานในนิวซีแลนด์ ออสเตรเลีย ยุโรป และอเมริกา การพยายามประสานงานระหว่างสถานที่ทั้งหมดโดยใช้โซลูชันอื่นๆ ที่ไม่ใช่ Dropbox Business คงวุ่นวายกันยกใหญ่"

โซลูชันการแบ่งปันและพื้นที่จัดเก็บข้อมูลที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ