Dropbox Business ช่วยให้บริษัทสถาปัตยกรรมที่ได้รับรางวัลสามารถทำงานร่วมกันในไฟล์ออกแบบขนาดใหญ่ได้จากทุกออฟฟิศและทุกอุปกรณ์ ทำให้ทำงานโครงการของลูกค้าเสร็จได้เร็วขึ้น

BNIM, บริษัทสถาปนิก

ผลลัพธ์หลักของ BNIM

ลดค่าใช้จ่ายในการจัดการด้านไอทีลง 40%

เวลาตอบสนองกับผู้ร่วมงาน ที่ปรึกษา และลูกค้าเร็วขึ้นกว่าเดิม

การรักษาความปลอดภัยที่รัดกุมขึ้นและการเป็นเจ้าของงานออกแบบที่เป็นลิขสิทธิ์ของบริษัท

ความท้าทาย

ช่วยให้ขั้นตอนงานง่ายขึ้นในระหว่างการขยายตัว

BNIM ออกแบบอาคารที่มีดีมากกว่าแค่รูปลักษณ์ที่สวยงาม และชนะรางวัลระดับชาติด้านความยั่งยืนและการใช้พลังงานที่มีประสิทธิภาพ ความสำเร็จนี้ทำให้บริษัทได้ขยายออกไปนอกสำนักงานใหญ่ในเมืองแคนซัสซิตี้ และเปิดออฟฟิศใหม่อีกเจ็ดแห่งทั่วสหรัฐอเมริกา แต่เมื่อพนักงานในหลายออฟฟิศต้องทำงานร่วมกัน กระบวนการที่มีอยู่กลับเป็นอุปสรรคของการเติบโต แต่ละออฟฟิศมีไดร์ฟเครือข่ายที่แยกกัน ทำให้พนักงานและที่ปรึกษาในต่างเมืองประสบปัญหาในการทำงานร่วมกัน โดยเฉพาะเมื่อต้องใช้งานไฟล์ที่ซับซ้อน เช่น โมเดล 3-D Autodesk Revit Erin Gehle ผู้อำนวยการฝ่ายสื่อสารกล่าวว่าวันครบกำหนดการเสนองานมาเร็วกว่าที่คาดไว้ เพราะสถาปนิกต้องอัพโหลดไฟล์ขึ้นไปไว้บนเซิร์ฟเวอร์คืนก่อนวันครบกำหนด Gehle กล่าวว่า "เราได้ลงทุนอย่างมากเพียงเพื่อการสื่อสารเท่านั้น" เมื่ออยู่นอกออฟฟิศ สถาปนิกต้องยุ่งยากกับ VPN และซอฟต์แวร์บริหารจัดการโครงการ ซึ่งเป็นปัญหาทีเกิดซ้ำทุกครั้งที่ใครก็ตามทำการแก้ไข Paul Waters ผู้อำนวยการฝ่ายไอทีกล่าวว่า "เครื่องมือที่มีอยู่ของเราทำงานไม่ดีนักเมื่อแบ่งปันไฟล์โมเดล Revit ขนาดใหญ่ๆ" "เราจึงต้องการวิธีการอื่นแทน" เพื่อแก้ปัญหาเหล่านี้ พนักงานได้เริ่มใช้บัญชี Dropbox ส่วนตัวด้วยที่อยู่อีเมล BNIM ของตนเอง หลังจากพิจารณาผู้ให้บริการคลาวด์ระดับองค์กรหลายราย ก็ไม่น่าแปลกใจเลยว่าทำไม Dropbox Business จึงนำหน้ามาก่อนใคร Waters กล่าว "จากมุมมองที่ไม่ยึดติดกับอุปกรณ์ Dropbox Business สามารถใช้งานได้ง่ายที่สุด"

การแก้ปัญหา

แม่พิมพ์เขียวใหม่สำหรับการทำงานร่วมกัน

สำหรับพนักงาน BNIM กระบวนการจากคอนเซ็ปต์ไปสู่แบบพิมพ์เขียวนั้นง่ายดายขึ้นมากตั้งแต่เริ่มใช้ Dropbox Business Gehle กล่าวว่าแทนที่จะต้องเสียเวลาหลายๆ ชั่วโมงในการหาทางเลี่ยงข้อจำกัดของเซิร์ฟเวอร์ พนักงานจะเริ่มส่งการขอไฟล์ได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งจะแนะนำให้ผู้รับใส่ไฟล์ลงในโฟลเดอร์ที่เจาะจง เธอกล่าวว่า "เมื่อที่ปรึกษาต้องการค้นหาเอกสารข้อเสนอและต้องการดูรูปภาพตัวเลือก ก็สามารถทำได้ง่ายๆ ค่ะ" ตอนนี้ทีมสถาปนิกและวิศวกรสามารถทำซ้ำโมเดลได้อย่างง่ายดายในโฟลเดอร์ที่แบ่งปัน เมื่อพร้องจะส่งแบบให้ลูกค้าดู พวกเขาก็ใช้ลิงก์ที่แบ่งปัน ซึ่งทำให้ไม่ต้องกังวลเรื่องขนาดหรือประเภทของไฟล์ และตอนนี้พนักงานของ BNIM ก็สามารถแบ่งปันเอกสารเหล่านี้ให้กับลูกค้าผ่านอุปกรณ์มือถือได้ ช่วยให้สามารถมองเห็นภาพของคอนเซ็ปต์ในช่วงแรกเริ่มได้ง่ายขึ้นเมื่ออยู่ที่ไซต์งาน Gehle กล่าวว่า "ในตอนนี้การทำงานผ่านโทรศัพท์มือถือนั้นไร้ปัญหาจริงๆ ค่ะ แทนที่จะโหลดอีเมลหรือพยายามดาวน์โหลดไฟล์" การเปลี่ยนไปใช้ Dropbox Business ยังช่วยให้ BNIM วางใจได้ว่าเอกสารซึ่งเป็นของบริษัทนั้นจะปลอดภัยอยู่เสมอ Water เรียกแผงควบคุมของผู้ดูแลระบบว่า "ตัวช่วยผู้ยิ่งใหญ่" ซึ่งทำให้ BNIM สามารถควบคุมข้อมูลได้ดียิ่งขึ้นผ่านคุณสมบัติต่างๆ เช่น การลบข้อมูลระยะไกล ซึ่งทำให้ไอทีสามารถลบไฟล์ออกจากอุปกรณ์เมื่อพนักงานลาออกจากบริษัท

ผลลัพธ์ที่ได้

ช่วงเวลาตอบสนองที่รวดเร็วขึ้น

Dropbox Business ช่วยให้พนักงาน BNIM ประหยัดเวลา เช่นเดียวกับตึกที่บริษัทออกแบบช่วยลูกค้าประหยัดพลังงาน Gehle กล่าวว่า "ไม่ต้องคอยส่งไฟล์กลับไปในเครือข่ายตอนดึกๆ อีกต่อไปแล้ว" ลูกค้าเองก็สังเกตเห็นว่าบริษัทส่งงานได้รวดเร็วขึ้น "บริการนี้ได้พลิกโฉมความสามารถของเราในการตอบสนองได้อย่างรวดเร็ว และยังช่วยสร้างชื่อเสียงด้านการตอบสนองที่รวดเร็ว ตระหนัก และให้ความสนใจลูกค้า และลูกค้าพอใจมาก" แผนกไอทีของ BNIM เห็นผลแบบเดียวกันในด้านความเร็วและประสิทธิภาพเมื่อใช้ Dropbox Business Waters คาดว่าบริการนี้ได้ช่วยลดค่าใช้ต่ายด้ายการบริหารจัดการไอทีถึง 40% เขากล่าวว่า "ตัวอย่างเช่น แทนที่จะต้องถามผู้ใช้ที่ทำไฟล์หายว่า 'คุณต้องการกู้คืนไฟล์ของวันไหน' ผู้ใช้สามารถทำได้ด้วยตัวเอง" ในฐานะทีมไอทีที่ตามทันความต้องการของธุรกิจอยู่เสมอ บริการที่ช่วยประหยัดเวลานี้ทำให้ BNIM สามารถก้าวล้ำนำธุรกิจอยู่เสมอ Waters กล่าวว่า "เราพยายามทำให้ BNIM ก้าวทันเทคโนโลยีล่าสุดอยู่เสมอ และมองหาวิธีใหม่ๆ ในการยกระดับกระบวนการออกแบบ" "ดังนั้นการที่เราสามารถลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินธุรกิจนี้ได้จริงเป็นสิ่งที่ยอดมากครับ"

โซลูชันการแบ่งปันและพื้นที่จัดเก็บข้อมูลที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ