บริษัทรับเหมาระบบไฟฟ้าจะพึ่งพา Dropbox Business เพื่อเชื่อมโยงสำนักงานใหญ่กับหัวหน้างานภาคสนามในถิ่นทุรกันดารที่สุดของแคนาดา

CEL Electric บริษัทรับเหมาระบบไฟฟ้า

ผลลัพธ์หลักของ CEL Electric

การทำงานร่วมกันดีขึ้นระหว่างหัวหน้างานและสำนักงานใหญ่

การเรียกคืนข้อมูลไม่จำกัดสำหรับสินทรัพย์ดิจิตอลที่มีค่า

การรักษาความปลอดภัยข้อมูลการชำระเงินลูกค้าที่แน่นหนายิ่งขึ้น

ความท้าทาย

ปัญหาสั่นคลอนระบบ

ด้วยสภาพเศรษฐกิจที่พึ่งพาการทำเหมืองแร่ การผลิต และเกษตรกรรมเป็นส่วนใหญ่ ทำให้เขต Saskatchewan ในแคนาดาต้องอาศัยบริษัทรับเหมาด้านไฟฟ้าเช่น CEL เพื่อจ่ายพลังงานให้แก่อาคารการผลิตที่สำคัญๆ นับตั้งแต่ก่อตั้งเมื่อปี 1979 CEL ได้เติบโตขึ้นอย่างต่อเนื่อง และมีออฟฟิศหกแห่งทั่วประเทศแคนาดา แต่เมื่อบริษัทขยายใหญ่ขึ้น เครื่องมือที่มีอยู่กลับจำกัดความสามารถของพนักงานในการแบ่งปันข้อมูลระหว่างกันและกัน และกับลูกค้าได้อย่างง่ายดายลง เมื่อส่งอีเมลภาพวาดไปให้กับเจ้าของตึก พนักงานต้องแบ่งไฟล์ PDF ขนาดใหญ่ออกเป็นส่วนเล็กๆ เพื่อให้สามารถผ่านข้อจำกัดเรื่องขนาดของไฟล์แนบ Mark Karr ผู้จัดการโครงการกล่าวว่า "ขั้นตอนนี้ยุ่งยากน่าเบื่อ และข้อมูลยังสูญหายด้วย" และที่แย่ไปกว่านั้น พนักงานหลายคนต้องใช้วิธีส่งแผ่นซีดี ไดร์ฟพกพา หรือกระดาษภาพวาดหรือสัญญาเป็นปึกๆ ผ่านบริการจัดส่ง ซึ่งเป็นขั้นตอนที่ช้าและเสียค่าใช้จ่ายสูง Shaum Unger รองประธานฝ่ายองค์กรสัมพันธ์ กล่าวว่าฟางเส้นสุดท้ายคือเมื่อปี 2014 เซิร์ฟเวอร์ของ CEL ใน Saskatoon ถูกฟ้าผ่าและลบข้อมูลจำนวนหกเดือนไป Unger กล่าวว่า "นั่นคือเหตุการณ์ที่ทำให้เรารู้ว่าต้องมีการเปลี่ยนแปลง" CEL ตัดสินใจย้ายไปยังระบบคลาวด์ และเลือก Dropbox Business เพราะบริการนี้ช่วยให้สามารถแบ่งปันไฟล์กับพันธมิตรภายนอกได้อย่างง่ายดาย ความจริงก็คือ พนักงาน CEL หลายคนมีบัญชี Dropbox ส่วนตัวอยู่แล้ว จึงทำให้การตัดสินใจนี้เป็นสิ่งที่ถูกต้องที่สุด Unger กล่าวว่า "การนำมาปรับใช้นั้นง่ายกว่ามาก เพราะทุกคนล้วนคุ้นเคยกับระบบนี้อยู่แล้ว" " Dropbox ถือเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุดในการเปิดโครงการ"

การแก้ปัญหา

เพิ่มพลังวิธีการทำงานที่ดีกว่าในการทำงานร่วมกัน

Dropbox Business ได้พลิกโฉมวิธีที่ CEL บริหารงานทั้งหมด ตั้งแต่การเริ่มประมูลไปจนถึงช่วงการออกแบบ จนถึงการก่อสร้างโรงผลิตพลังงานไฟฟ้า สถานีบำบัดน้ำเสีย และไซโลเก็บเมล็ดพืช ในการทำให้ขั้นตอนอันซับซ้อนเป็นระเบียบมากที่สุด CEL จึงตั้งโฟลเดอร์ย่อยสำหรับแต่ละโครงการเพื่อจัดระเบียบข้อมูลสำคัญ เช่น ภาพวาด คำสั่งเปลี่ยนแปลง ใบเสนอราคา และใบอนุญาต Karr กล่าวว่า "ตอนนี้ทุกคนรู้ว่าอะไรอยู่ที่ไหน" "ผมไม่ต้องห้อยไดร์ฟพกพาไว้กับพวงกุญแจอีกต่อไป" ทีมวิศวกรและนักออกแบบสามารถทำงานร่วมกันในไฟล์ AutoCAD ขนาดใหญ่ เนื่องจากพนักงานสามารถเข้าถึงไฟล์ล่าสุดใน Dropbox ทำให้สามารถทำโครงการให้เสร็จสิ้นได้เร็วขึ้น ขณะนี้ หากขอบเขตงานเปลี่ยนแปลง หัวหน้างานภาคสนามสามารถดึงไฟล์ที่ต้องการผ่านโทรศัพท์มือถือได้ ช่วยให้สามารถทำงานร่วมกับสำนักงาน CEL ได้แบบเรียลไทม์ คุณสมบัติอัพโหลดจากกล้องใน Dropbox ทำให้สามารถแบ่งปันภาพถ่ายการวางสายไฟฟ้าหรือแหล่งจ่ายไฟไฟ้าที่ไซต์งานกับทางสำนักงานใหญ่ได้ในเกือบจะทันที Karr กล่าวว่า "ทันทีที่หัวหน้างานถ่ายภาพ ผมจะเห็นว่าเรากำลังคุยกันเรื่องอะไร" ในขณะทำงานอยู่นอกสถานที่ พนักงานยังสามารถเข้าถึงไฟล์ที่ต้องการได้ เพราะ Dropbox Business ทำงานได้ในสถานการณ์ที่มีแบนด์วิธต่ำ Karr กล่าวว่า "เราสามารถเห็นการเปลี่ยนแปลงที่กำลังเข้ามาแม้จะอยู่ในที่ที่สัญญาณไม่ดีนอกอ่าวฮัดสันก็ตาม" พนักงาน CEL ไม่ต้องเสียเวลาทำงานกับเอกสารฉบับเก่าอีกต่อไป เพราะป้าย Dropbox ช่วยให้ผู้ใช้ทราบว่ามีใครอื่นกำลังอยู่ในไฟล์นี้อีกบ้าง ฝ่ายไอทีก็สามารถเบาใจได้ยิ่งขึ้น เพราะข้อมูลลับของบริษัทจะปลอดภัยอย่างแท้จริง คุณสมบัติการโอนย้ายบัญชีจะทำให้ผู้ดูแลระบบย้ายไฟล์ไปยังบัญชีของพนักงานอีกคนหนึ่งได้หากมีพนักงานลาออก และวันหมดอายุลิงก์ก็ช่วยจำกัดการเข้าถึงไฟล์การประมูลหรือคอนเซ็ปต์การออกแบบหลังผ่านวันที่กำหนดไปแล้ว

ผลลัพธ์ที่ได้

คลิกลิงก์แทนที่จะต้องขึ้นเครื่องบิน

Dropbox Business ทำให้ CEL มีการสำรองข้อมูลที่มั่นใจได้ ซึ่งเป็นสิ่งที่บริษัทต้องการอย่างยิ่งหลังจากที่โดนฟ้าผ่า แต่ CEL กล่าวว่าบริการนี้ยังช่วยในส่วนอื่นๆ ของธุรกิจอีกด้วย การกู้คืนเวอร์ชันแบบขยายมีประโยชน์มาก โดยทำให้พนักงานเพียงคนเดียวสามารถกู้คืนภาพวาดและสเปรดชีทมูลค่ากว่า 5,000 เหรียญสหรัฐที่บังเอิญถูกลบไปกลับคืนมาได้ แต่ผลกระทบที่ยิ่งใหญ่ที่สุดนั้นเห็นได้จากประสิทธิภาพและผลิตภาพที่เพิ่มมากขึ้น Karr กล่าวว่า "ด้วย Dropbox Business ผมสามารถช่วยเหลือหัวหน้างานภาคสนามได้จากสำนักงานใหญ่ แทนที่จะต้องเดินไปทางไปหา" "หากผมต้องไปที่ไซต์งาน ผมจะต้องขึ้นเครื่อง ขับรถไปยังที่ไกลๆ นัดประชุม และกลับมา ซึ่งมีค่าใช้จ่ายไม่น้อยเลยทีเดียว" ในส่วนของภาคสนาม Dropbox Business ช่วยให้มั่นใจได้ว่าทุกคนมีข้อมูลล่าสุดอยู่เสมอ Unger กล่าวว่า "ทุกสิ่งรวมอยู่ที่ศูนย์กลางเดียวกันไม่ว่าทีมของเราจะอยู่ที่ไหนก็ตาม" "บริการนี้ทำให้เราทุกคนทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นอย่างไม่ต้องสงสัย"

โซลูชันการแบ่งปันและพื้นที่จัดเก็บข้อมูลที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ