บริษัทออกแบบเชิงกลยุทธ์กำลังเร่งรัดรวมถึงลดความซับซ้อนในการทำงานร่วมกันทั่วโลกกับทีมและลูกค้า โดยใช้ Dropbox และ Dropbox Paper

ผลลัพธ์หลักของ Designit

สำนักงาน 16 แห่งทั่วโลก

ผู้ใช้ Paper ที่ใช้งานอยู่ 588 ราย

โครงการของลูกค้ามากกว่า 175 โครงการจัดส่งด้วย Paper

ความท้าทาย

นำทีมทั่วโลกมารวมตัวกันใกล้ชิดยิ่งขึ้น

ในแต่ละวันและทุกๆ วัน Designit จะสำรวจวิธีคิด พฤติกรรม และการมีปฏิสัมพันธ์กับสภาพแวดล้อมของผู้คน บริษัทออกแบบเชิงกลยุทธ์นี้ใช้ความเชี่ยวชาญดังกล่าวเพื่อช่วยให้แบรนด์ที่มีความทะเยอทะยานสร้างผลิตภัณฑ์ การบริการ และพื้นที่ซึ่งมีอิทธิพลต่อความชื่นชอบของผู้คนสูง เพราะสิ่งสำคัญต่อผู้คนย่อมมีความสำคัญต่อธุรกิจ

แนวทางที่ให้ความสำคัญกับผู้คนเป็นอันดับแรกของ Designit สะท้อนให้เห็นในวัฒนธรรม หัวใจของ Designit คือการเน้นที่ประสบการณ์ ความยืดหยุ่น และการทำงานร่วมกันของพนักงาน โดยย้อนกลับไปในปี 2015 ซึ่งปูทางให้ Dropbox กลายเป็นมาตรฐานการทำงานร่วมกันของบริษัท หลังจากพบว่าพนักงานจำนวนมากใช้บัญชี Dropbox ส่วนตัวอยู่แล้ว Designit ได้ซื้อบัญชีบริษัทซึ่งขณะนี้มีผู้ใช้เกือบ 1,000 ราย “เราพยายามนำเครื่องมือที่พนักงานชอบมาใช้” Kjersti Lund กรรมการบริหารทั่วโลกกล่าว “เราเห็นว่าเป็นส่วนสำคัญในการสร้างความมั่นใจในสุขภาวะของพนักงาน”

อย่างไรก็ดี เมื่อเทคโนโลยีพัฒนาขึ้น พนักงานก็เช่นเดียวกัน ท้ายที่สุด Designit ก็ต้องการโซลูชันที่ใช้งานง่ายไม่ซับซ้อนช่วยให้ทีมต่างๆ ซึ่งมีพนักงานกระจายอยู่ทั่วทั้งสำนักงาน 16 แห่งสามารถทำงานกับเนื้อหาเดียวกันได้แบบเรียลไทม์

พนักงานต่างหันมาใช้ Dropbox Paper ซึ่งในไม่ช้าได้กลายเป็นอีกสิ่งหนึ่งที่จำเป็นสำหรับการทำงานร่วมกันในบริษัทนี้ “Paper มีอยู่ทุกๆ ที่ใน Designit” Morten Thomsen หัวหน้าฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศทั่วโลกกล่าว “และที่ตลกก็คือเราไม่เคยแนะนำ Paper ให้ใครรู้จักจริงๆ ทุกคนรู้วิธีใช้งานเพราะใช้งานง่ายไม่ซับซ้อน และทำงานได้อย่างที่ควรจะเป็น"

“เมื่อต้องทำงานแข่งกับเวลา ผมใช้ Paper เพราะช่วยให้ผมทำงานได้เร็วขึ้น มีผลิตภัณฑ์มากมายที่คล้ายๆ กัน แต่ Paper ค่าใช้จ่ายน้อยมาก”

โซลูชัน

การประสานงานด้านเนื้อหาใน Paper

พนักงานกว่า 550 คนทั่วทั้ง Designit ในขณะนี้ใช้ Dropbox Paper เพื่อทำงานในโครงการต่างๆ ร่วมกันแบบเรียลไทม์ และปรับขั้นตอนการทำงานให้คล่องตัว ซึ่งช่วยลดเวลาได้มากในการทำงานธุรการ เช่น การส่งอีเมลเนื้อหา หรือสรุปข้อมูลของทีมเกี่ยวกับโครงการ โดยสองตัวอย่างต่อไปจะแสดงวิธีที่ทีมของ Designit ใช้ Dropbox Paper

ทีมวิจัยด้านการออกแบบ

ทีมวิจัยด้านการออกแบบต้องอาศัย Paper มากที่สุดในระยะเริ่มต้นโครงการ ในขั้นตอนเหล่านี้จะมุ่งเน้นถึงการเรียนรู้เกี่ยวกับความท้าทายที่ลูกค้ากำลังเผชิญอยู่ให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ "การประสานงานการวิจัยและการประมวลผลข้อมูลที่เราต้องการเพื่อทำความเข้าใจความท้าทายของลูกค้าอย่างถ่องแท้ จะต้องใส่ใจในรายละเอียด” James Bailey หัวหน้านักวิจัยด้านการออกแบบอธิบาย “Paper ช่วยให้ทำงานกับข้อมูลได้ง่ายขึ้น และชี้ให้เห็นถึงประเด็นที่สำคัญที่สุด”

โดยเฉพาะอย่างยิ่ง คุณสมบัติอย่างการเรนเดอร์ลิงก์ของ Dropbox ไปยังภาพหน้าจอที่รวดเร็วช่วยเร่งกระบวนการทั้งหมดในทีมของ James “คุณสมบัตินี้ช่วยประหยัดเวลามาก เพียงแค่จับภาพหน้าจอได้ วางลิงก์ และเท่านั้นล่ะ ก็จะอยู่ในเอกสารนั้นเลย ผมชอบมากๆ” นอกจากนี้ ทีมด้านการออกแบบยังใช้เครื่องมือไฮไลท์เพื่อทำให้เห็นคำพูดสัมภาษณ์ที่สำคัญซึ่งจะนำไปจัดกลุ่มตามธีม และจะนำตารางมาใช้เพื่อเปรียบเทียบคำตอบของบรรดาผู้ให้สัมภาษณ์ต่างๆ ด้วยอีโมจิที่ช่วยให้เห็นภาพ

ทีมการตลาด

ทีมการตลาดของ Designit มีหน้าที่กระจายข่าวสารเกี่ยวกับบริษัทและมุมมองด้านการออกแบบไปยังผู้ชมทั่วโลกให้กว้างขวางเท่าที่จะมากได้ ดังนั้นจึงทำให้ทีมต้องรับผิดชอบทุกอย่างตั้งแต่โซเชียลมีเดียไปจนถึงกรณีศึกษาของลูกค้า ตลอดจนเนื้อหาสำหรับการเขียนบล็อกความเป็นผู้นำทางความคิดบน Medium โดย Paper จะทำหน้าที่เป็นทั้งคอนเทนเนอร์สำหรับเนื้อหานั้นเมื่อมีการพัฒนา และเป็นแหล่งที่ยืดหยุ่นต่อการประสานงานโครงการ “Paper เกี่ยวข้องกับการแบ่งปัน ดังนั้นจึงทำให้การอัพเดตโครงการของเรามีความชัดเจนยิ่งขึ้น” Nicole Okumu ผู้อำนวยการฝ่ายการตลาดของ Designit กล่าว “แต่ละสำนักงานทั้ง 16 แห่งของเราจัดการเนื้อหาของตนเอง ดังนั้น Paper ทำให้ทุกอย่างโปร่งใส ซึ่งทำให้สำนักงานที่อยู่ห่างไกลของเรามีอิสระมากยิ่งขึ้น”

นอกจากนี้ ทีมการตลาดยังใช้ Paper เพื่อจัดการแผนบริการโซเชียลมีเดียรายสัปดาห์อีกด้วย โดยองค์ประกอบเนื้อหาหลักภายในเอกสารแต่ละฉบับเหล่านี้ เช่น วันที่เผยแพร่ การคัดลอกเนื้อหา จุดประสงค์เฉพาะ และรูปภาพจะได้รับการจัดระเบียบ รวมไปถึงสิ่งที่ต้องทำประจำวันและรายการดำเนินการในแต่ละโพสต์ จากนั้นเมื่อถึงเวลาที่จะต้องใช้โพสต์ นักวางกลยุทธ์ดิจิทัลของทีมจะคัดลอกเนื้อหาจากเอกสารและเผยแพร่โพสต์ “Paper เป็นสิ่งแรกที่มาพร้อมกับทีมของเราแทนการประสานงานผ่านอีเมล” Okumu กล่าว “Paper ไม่มีปัญหาในการควบคุมเวอร์ชัน รวมทั้งทำให้ง่ายต่อการสร้างแนวทางที่เป็นแบบอย่างและมีความสอดคล้อง ซึ่งทุกอย่างจะรวมอยู่ในที่เดียว”

“ทีมของเรากำลังทำงานอยู่ตลอดในหลายประเทศ เขตเวลา และสำนักงานที่แตกต่างกัน โซลูชันมากมายสามารถเอื้ออำนวยวิธีการทำงานนั้นได้ในตอนนี้ แต่ไม่มีวิธีใดที่จะทำได้อย่างราบรื่นเท่า Dropbox และ Dropbox Paper ได้เลย”

ผลลัพธ์ที่ได้

โซลูชันเดียวสำหรับทุกคน

ทีมการตลาดของ Designit กำลังเร่งสร้างสินทรัพย์ทางการตลาดกว่า 100 รายการใน Paper ปีนี้ โดย Paper ช่วยให้ทีม Designit มีข้อมูลตรงกันด้วยการลดการพึ่งพาอีเมลและขจัดปัญหาการควบคุมเวอร์ชัน


การทำงานที่ยอดเยี่ยมทั้งหมดนี้เกิดขึ้นได้ด้วยทีมฝ่ายไอทีของ Designit ซึ่งจัดการปรับใช้ Dropbox Enterprise โดยทีมสนับสนุนว่าการลดอุปสรรคในการทำงานร่วมกันนับว่าเป็นประโยชน์ที่สำคัญที่สุดของ Dropbox  “ทีมของเรากำลังทำงานอย่างต่อเนื่องในหลายประเทศ เขตเวลา และสำนักงานต่างๆ” Thomsen กล่าว “โซลูชันมากมายสามารถรองรับการทำงานได้ในขณะนี้ แต่ไม่มีสิ่งใดที่จะทำให้ราบรื่นเท่า Dropbox และ Dropbox Paper”


จากการรับฟังคำบอกเล่า Dropbox ไม่ได้เป็นเรื่องยุ่งยากมากนัก แม้กระทั่งในบัญชีที่มีผู้ใช้เกือบ 1,000 ราย "ผู้ใช้ของเราพบว่า Dropbox ใช้งานง่ายมาก” Anh Le ผู้ดูแลระบบไอทีทั่วโลกกล่าว “เราไม่จำเป็นต้องให้การช่วยเหลือมากมายได้อย่างสบายๆ”