พนักงานของสถาบันวิจัยแห่งนี้ใช้ Dropbox Business เพื่อทำงานร่วมกันในเอกสารการวิจัยที่เป็นความลับอย่างปลอดภัยได้จากทุกที่

ผลลัพธ์หลักของ Ehrenberg-Bass

เพิ่มความเป็นส่วนตัวของแต่ละโครงการ

ง่ายต่อการแบ่งปันให้กับผู้ใช้ในสถานที่ต่าง ๆ

รักษาความปลอดภัยของบันทึกข้อมูลโครงการที่ทำงานอยู่และเสร็จสิ้นไปแล้วได้ดียิ่งขึ้น

ความท้าทาย

การเริ่มใช้งานก่อนใคร

เมื่อมีทีมผู้นำเทรนด์เป็นหัวหอกหลัก จึงไม่น่าแปลกใจเลยที่ Ehrenberg- Bass จะหันมาร่วมใช้งานพื้นที่จัดเก็บไฟล์ออนไลน์ในทันทีที่ทำได้ เมื่อได้รู้จักกับ Dropbox Business ผู้อำนวยการและศาสตราจารย์ Byson Sharp ก็ตัดสินใจย้ายพนักงานจากเซิร์ฟเวอร์ในสถาบันมาไว้บน Dropbox Business ถึงแม้พนักงานบางคนของ Ehrenberg- Bass อาจจะไม่คุ้นเคยกับ Dropbox มาก่อนก็ตาม แต่ด้วยการแนะนำให้รู้จักเพียงสั้นๆ โดย Sharp ทุกคนก็สามารถเรียนรู้การใช้งานได้อย่างรวดเร็ว บัญชี Dropbox Business ของ Ehrenberg- Bass มีผู้ใช้ทั้งหมด 65 คน ซึ่งเริ่มจัดเก็บและแบ่งปันโครงการวิจัย ข้อมูล และเนื้อหาการสอนในทันที ผู้จัดการฝ่ายวิจัยการตลาด Kirsty Willis ย้อนความให้ฟังว่า "การเปลี่ยนไปใช้ระบบใหม่นั้นง่ายดายมากค่ะ เราแค่สมัครเข้าร่วม เอาไฟล์ไปใส่ใน Dropbox แล้วทุกคนก็เริ่มแบ่งปันข้อมูลกันได้ในทันที เราไม่ต้องเอาไฟล์ไปไว้บนเซิร์ฟเวอร์อีกต่อไป"

“เมื่อเราเก็บข้อมูล ข้อมูลจะไปอยู่ในโฟลเดอร์ Dropbox เมื่อเราเขียนรายงานหรือข้อเสนอ ไฟล์ดังกล่าวจะไปอยู่ที่นั่นด้วย ด้วยวิธีนี้ใครก็ตามในทีมของโครงการจะสามารถไปที่ Dropbox และดึงข้อมูลที่ต้องการไป”

การแก้ปัญหา

การเปลี่ยนแปลงพฤติกรรม

ไฟล์ต้นแบบเทมเพลตของ Ehrenberg- Bass มากมาย อาทิ เทมเพลตสำหรับข้อเสนอทางธุรกิจ ถูกเก็บไว้บน Dropbox ดังนั้นที่นี่จึงเป็นจุดแรกที่บรรดาอาจารย์ นักเรียน และพนักงานจะเข้ามา เมื่อเริ่มโครงการใหม่ๆ เมื่อโครงการเริ่มต้นขึ้น ทางทีมก็จะใช้ Dropbox Business เพื่อจัดเก็บข้อมูล แบ่งปันไฟล์สำคัญๆ และรวมรวมสิ่งที่ได้รับมาจากสมาชิกทีมเข้าไว้ด้วยกัน ดังที่ Willis อธิบาย “เมื่อเราเก็บข้อมูล ข้อมูลจะไปอยู่ในโฟลเดอร์ Dropbox เมื่อเราเขียนรายงานหรือข้อเสนอ เราก็จะเก็บไฟล์ดังกล่าวไว้ในนั้นด้วย ด้วยวิธีนี้ใครก็ตามในทีมของโครงการจะสามารถไปที่ Dropbox และดึงข้อมูลที่ต้องการไป” แต่ละโครงการนั้นมักจะมีผู้รับผิดชอบดูแลเพียงไม่กี่คน แต่ผู้ร่วมโครงการนั้นมักจะเลือกทำงานนอกสำนักงาน ซึ่งทำให้ Dropbox Business เป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์อย่างยิ่ง "เมื่อมีคนจำนวนมากทำงานจากระยะไกล การที่เราสามารถเข้ามาใน Dropbox ได้ง่ายๆ นั้นเป็นสิ่งที่ดีมากๆ" Willis เสริม หลังจากโครงการเสร็จสิ้น สมชิกทีมมักจะต้องเขียนรายงานหรือบทความวารสารเพื่อเผยแพร่ผลการวิจัยของตน นอกจากนี้ข้อมูลการวิจัยและบทสรุปที่เกี่ยวข้องนั้นยังถูกนำไปใช้ในงานวิทยานิพนธ์ของนักศึกษามหาวิทยาลัยอยู่เสมอ ทีมงานของ Ehrenberg-Bass บางคนยังอาจเขียนตำราเรียนด้านการวิจัยการตลาดจากผลการวิจัยที่ได้ ในกรณีที่มีโครงการหลังการวิจัยสิ้นสุดไปแล้ว Dropbox Business นั้นจะถูกนำมาใช้จัดระเบียบไฟล์ตลอดทั้งกระบวนการพัฒนา Willis กล่าวว่า "มันดีมากจริงๆ เพราะ Dropbox สามารถมอบความเป็นส่วนตัวได้มากกว่าเซิร์ฟเวอร์ เราสามารถควบคุมได้ว่าใครสามารถเข้าถึงไฟล์ ในขณะที่กำลังทำงานอยู่ในโครงการของตนเอง" นอกจากการอาศัย Dropbox Business ในระหว่างการวิจัยและรายงานแล้ว ทางทีมของ Ehrenberg-Bass ยังใช้ Dropbox ในการจัดเก็บข้อมูลด้านการตลาดให้เป็นระเบียบอีกด้วย เมื่อองค์กรต้องการโฆษณาประชาสัมพันธ์ลูกค้าหรือบริษัทผู้สนับสนุนรายใหม่ ก็เพียงแค่เข้าถึงหรือเพิ่มลงในคลังไฟล์การตลาดใน Dropbox

"มันดีมากจริงๆ เพราะ Dropbox สามารถมอบความเป็นส่วนตัวได้มากกว่าเซิร์ฟเวอร์ เราสามารถควบคุมได้ว่าใครสามารถเข้าถึงไฟล์ ในขณะที่กำลังทำงานอยู่ในโครงการของตนเอง

ผลลัพธ์ที่ได้

แบ่งปันประสบการณ์กับทั้งโลก

เนื่องจากพนักงานของ Ehrenberg-Bass จัดเก็บข้อมูลที่สำคัญอย่างยิ่งไว้บน Dropbox และมักย้อนกลับเข้าไปดูรายงานการวิจัยเก่าๆ ในขณะกำลังทำงานในโครงการหัวข้อที่คล้ายคลึงกัน หนึ่งในคุณสมบัติที่ทุกคนชื่นชอบเป็นพิเศษก็คือความสามารถในการปกป้องไฟล์จากการถูกลบ "เราไม่ต้องการจะลบโฟลเดอร์ใดๆ ที่เราสร้างมาอย่างแน่นอน" Willis กล่าว "เราอยากจะเก็บทุกอย่างไว้บน Dropbox ไปอีกนานๆ" ทางองค์กรได้สัมผัสประสิทธิภาพในการกู้คืนไฟล์ของ Dropbox Business ด้วยตนเอง เมื่อมีคนบังเอิญลบโฟลเดอร์ที่จัดเก็บ "งานจำนวนมหาศาล" เอาไว้ Willis ยังจำได้ดีว่า "เรากำลังนั่งประชุมกันอยู่ แล้วก็ตระหนักขึ้นมาว่าโฟลเดอร์หลักสูตรการวิจัยขั้นสูงนั้นถูกลบไป การที่เราสามารถย้อนกลับไปดูว่าใครเป็นคนลบนั้นยอดเยี่ยมมาก และการที่เราสามารถดึงไฟล์ทั้งหมดกลับมาได้นั้นก็สุดยอดจริงๆ" เมื่อมีพื้นที่จัดเก็บข้อมูลและแบ่งปันที่สะดวกสบายเพื่อรองรับการใช้งาน และยังไว้วางใจได้ถึงความปลอดภัยของไฟล์ Ehrenberg-Bass รู้สึกดีใจเป็นอย่างยิ่งที่เริ่มต้นใช้งานตั้งแต่เริ่มแรกและย้ายข้อมูลของสถาบันมาไว้บน Dropbox ดังที่ Willis บอกว่า "ฉันจะแนะนำ Dropbox Business ว่าเป็นวิธีในการสำรองข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการเก็บไว้อย่างปลอดภัยและเข้าถึงได้เสมออย่างแน่นอนค่ะ"