Dropbox Business ทำให้งานภาคสนามของ German Development Institute รวดเร็วขึ้น

German Development Institute องค์กรการวิจัย

ผลลัพธ์หลักของ German Development Institute

การทำงานร่วมกันทั่วโลกที่รวดเร็วและง่ายดาย

ลดความต้องการการสนับสนุนด้านไอที

การควบคุมด้านไอทีที่ง่ายขึ้นสำหรับทีมทั่วโลก

ความท้าทาย

ข้อจำกัดในการวิจัยที่ไร้ขอบเขต

German Development Institute / Deutsches Institut für Entwicklungspolitik (DIE) เป็นหนึ่งในสถาบันวิจัยด้านการพัฒนาทั่วโลกและความร่วมมือนานาชาติชั้นนำ DIE พัฒนาแนวคิดที่เกี่ยวข้องกับนโยบาย ให้คำแนะนำกระทรวง รัฐบาล และองค์กรนานาชาติ และอ้างอิงถึงปัญหาทางนโยบายในปัจจุบัน ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียคือสหพันธ์สาธารณรัฐเยอรมนีและรัฐนอร์ทไรห์น-เวสฟาเลีย สองในสามของพนักงานในสถาบันนั้นคือนักวิจัยที่ทำงานในกลุ่มสามประเทศ และมักออกไปทำจากวิจัยในพื้นที่ประเทศกำลังพัฒนา ก่อนที่จะใช้ Dropbox Business ทีมงานได้รวบรวมและบันทึกข้อมูลจากภาคสนามไว้ในไดร์ฟ USB ซึ่งทำให้การแบ่งปันข้อมูลกับสมาชิกทีมคนอื่นที่ไม่ได้อยู่ในสถานที่เดียวกันเป็นไปได้ยาก ในขณะเดียวกัน ทีมทำข้อมูลสูญหายเพราะไวรัส และมีภาพรวมของเวอร์ชันเอกสารและรูปแบบของไฟล์ที่แตกต่างกัน ทางสถาบันพยายามแทนที่ไดร์ฟ USB ด้วยการใช้ซอฟต์แวร์แบบโอเพนซอร์ส iFolder ซึ่งกำหนดค่าโดยทีมไอที แต่โฮสต์ข้อมูลไว้ภายนอก โซลูชันนี้ยุ่งยาก ต้องอาศัยทรัพยากรไอทีจำนวนมาก และทีมไม่สามารถทำงานร่วมกันได้ การซิงค์เป็นปัญหาที่มักทำให้ข้อมูลสูญหาย และการรวมพันธมิตรภายนอกที่ไม่สามารถเข้าถึงซอฟต์แวร์ก็ทำได้ยากเช่นกัน "โซลูชันซอฟต์แวร์แบบโอเพนซอร์สมีข้อจำกัด Vitaliy Issakov สมาชิกของทีมไอทีที่ German Development Institute กล่าวว่า "เซิร์ฟเวอร์มักจะมีข้อผิดพลาด และเราต้องลงทุนทั้งเงินและเวลาจำนวนมากเพื่อบำรุงรักษา" พวกเขาจึงเริ่มมองหาทางเลือกอื่น พันธมิตรที่ทำงานร่วมกันหลายรายในประเทศกำลังพัฒนาใช้ Dropbox Business อยู่ และพันธมิตรของสถาบันเองก็รู้จักโซลูชันนี้ดีอยู่แล้ว การตัดสินใจนำ Dropbox Business มาใช้งานถูกผลักดันด้วยหลายปัจจัย: การเข้าถึงข้อมูลได้อย่างง่ายดายผ่านอินเทอร์เน็ตไม่ว่าพนักงานจะใช้อุปกรณ์ใดก็ตาม หลายทีมสามารถทำงานในโครงการ/โฟลเดอร์ เป็นไปได้ที่จะทำงานแบบออฟไลน์และยังคงซิงค์ข้อมูลอยู่ และมีพื้นที่จัดเก็บข้อมูลอย่างเพียงพอ ตามที่ Vitaliy ให้ความเห็น "นักวิจัยของเราบันทึกข้อมูลมากมาย ดังนั้นพื้นที่จัดเก็บข้อมูลจึงเป็นส่วนสำคัญของเรา และ Dropbox Business ให้พื้นที่จัดเก็บมากมาย"

“นักวิทยาศาสตร์ที่ทำงานเป็นกลุ่มและในโครงการจะเชื่อมโยงกันดีขึ้นมากในตอนนี้ ทุกคนสามารถเข้าถึงเวอร์ชันล่าสุดได้ พวกเขาทำงานได้รวดเร็วขึ้นกว่าเดิมมาก”

Vitaliy Isaakov, ฝ่ายไอที, German Development Institute

การแก้ปัญหา

การทำงานร่วมกันอันทรงพลังถึงแม้จะมีแบนด์วิธไม่ดี

สถาบันใช้ Dropbox Business มาตั้งแต่ปี 2014 นักวิจัยเข้าถึงบริการเพื่อทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมงานในบางโครงการวิจัย การแบ่งปันข้อมูลกับพันธมิตรภายนอกองค์กร ในประเทศที่กำลังพัฒนาง่ายขึ้นกว่าเดิมมาก รวมถึงคนที่เคยใช้งาน Dropbox Business มาก่อนด้วย การซิงค์ของ Dropbox Business ยังทำงานได้แม้ว่าจะมีแบนด์วิธต่ำ ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับพนักงานที่อยู่ภาคสนามในประเทศกำลังพัฒนาที่สัญญาณอินเทอร์เน็ตไม่ดี และถึงแม้จะไม่มีอินเทอร์เน็ตเลย พวกเขาก็สามารถบันทึกข้อมูลแล้วข้อมูลจะซิงค์ทันทีที่อุปกรณ์ของพวกเขาเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตอีกครั้ง" นอกจากงานภาคสนามแล้ว โครงการฝึกอบรมของทางสถาบันยังใช้ Dropbox เพื่อแจกจ่ายเอกสารประกอบหลักสูตร รวมถึงการส่งงานที่มอบหมายจากนักศึกษามหาวิทยาลัยและผู้เชี่ยวชาญใหม่ๆ

"การซิงค์ของ Dropbox Business ยังทำงานได้แม้ว่าจะมีแบนด์วิธต่ำ ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับพนักงานที่อยู่ภาคสนามในประเทศกำลังพัฒนาที่สัญญาณอินเทอร์เน็ตไม่ดี และถึงแม้จะไม่มีอินเทอร์เน็ตเลย พวกเขาก็สามารถบันทึกข้อมูลแล้วข้อมูลจะซิงค์ทันทีที่อุปกรณ์ของพวกเขาเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตอีกครั้ง"

Vitaliy Isaakov, ฝ่ายไอที, German Development Institute

ผลลัพธ์ที่ได้

การควบคุมด้านไอทีจากระยะไกล

การนำ Dropbox Business มาใช้งานยังทำให้ทีมไอทีของ German Development Institute มีเวลาว่างมากขึ้น ผู้ใช้ได้รับบัญชี Dropbox Business จากนั้นทางฝ่ายติดตั้งซอฟต์แวร์ และไม่ต้องให้บริการดูแลรักษาใดๆ อีก นอกจากนั้น ฝ่ายไอทียังสามารถแจกจ่ายการอัพเดทซอฟต์แวร์ผ่านโฟลเดอร์ที่แบ่งปันบน Dropbox Business ได้ "ในฐานะผู้ดูแลระบบ ผมสามารถแบ่งปันโฟลเดอร์กับผู้ใช้หลายๆ คนซึ่งสามารถดาวน์โหลดซอฟต์แวร์จากในโฟลเดอร์แล้วนำไปติดตั้ง ซึ่งมีประโยชน์อย่างยิ่งโดยเฉพาะกับนักวิจัยที่เดินทางเป็นประจำ"

โซลูชันการแบ่งปันและพื้นที่จัดเก็บข้อมูลที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ