ผู้จัดการสินทรัพย์เข้าถึงและแบ่งปันเนื้อหาล่าสุดได้จากทุกที่ด้วย Dropbox Business ทำให้บริษัทอสังหาริมทรัพย์สามารถประเมินและบริการอาคารได้อย่างปลอดภัยในขณะที่ลดจำนวนอีเมลลงได้

Monarch Investment & Management Group บริษัทอสังหาริมทรัพย์

ผลลัพธ์สำคัญของ Monarch Investment & Management Group

Mazarine Coffee บริษัทอาหารและเครื่องดื่ม

การพึ่งพาอีเมลน้อยลง

Mazarine Coffee บริษัทอาหารและเครื่องดื่ม

ประสิทธิภาพการทำงานที่เพิ่มขึ้นในขณะเดินทาง

Mazarine Coffee บริษัทอาหารและเครื่องดื่ม

การควบคุมข้อมูลละเอียดอ่อนของลูกค้าที่ดีมากขึ้น

ความท้าทาย

แทนที่เครื่องมือที่ล้าสมัย

ในฐานะบริษัทอสังหาริมทรัพย์ Monarch Investment Group ต้อนรับลูกค้าเป็นอย่างดี ภาคภูมิใจในการบริหารจัดการสินทรัพย์แก่นักลงทุนอย่างจริงจัง และดูแลอาคารให้กับผู้เช่า นั่นคือสาเหตุที่ทำให้ Monarch ประหลาดใจอย่างยิ่งเมื่อได้ทราบว่าพนักงานเกือบ 1,000 คน ที่ดูแลอสังหาริมทรัพย์ทั่ว 15 รัฐเห็นว่าการลื่นไหลของงานภายในนั้นไม่ค่อยเอื้อต่อการทำงานร่วมกันเสมอไป Curtis Pottle นักวิเคราะห์กล่าวว่า ผู้จัดการสินทรัพย์มักต้องเดินทางเสมอ แต่ไม่สามารถเข้าถึงเอกสารสำคัญ เช่น แบบแปลน สัญญาทางกฎหมาย และสัญญาเงินกู้เพื่อไถ่ถอนจำนองจากเซิร์ฟเวอร์ภายในของ Monarch Pottle กล่าวว่า “เราจะอีเมลไฟล์ไปให้ผู้จัดการสินทรัพย์ ซึ่งมักตามด้วยอีเมลตอบกลับมาถามว่าไฟล์อยู่ที่ใด” กล่องอีเมลขาเข้าจะขาดระเบียบทำให้พนักงานหลายคนต้องหันไปหอบแฟ้มหนาๆ ที่ใส่เอกสารที่พวกเขาต้องการ Monarch ยังต้องการควบคุมข้อมูลที่ละเอียดอ่อนให้ดียิ่งขึ้น โดยเฉพาะเมื่อพนักงานลาออกจากบริษัท Pottle กล่าวว่า “เราต้องการสบายใจว่าพวกเขาจะไม่ลาออกไปพร้อมกับหมายเลขประกันสังคมของคนอื่นๆ ไปด้วย” หลังจากพิจารณาโซลูชันหลายรูปแบบ Monarch เลือก Dropbox Business เนื่องจากได้ข้อสรุปว่าบริการนี้ให้การรักษาความปลอดภัยและการนำมาปรับใช้ดีที่สุด Greg Hidlay ซึ่งเป็นนักวิเคราะห์กล่าวว่า “แพลตฟอร์มนี้เป็นมิตรกับผู้ใช้มากจนเราไม่รู้สึกกลัวที่จะใช้เลย”

การแก้ปัญหา

เพิ่มพลังการแบ่งปันด้วยการควบคุมที่ดียิ่งขึ้น

Monarch สามารถจัดระเบียบไฟล์อสังหาริมทรัพย์ทั้งหมด เช่น ข้อตกลงในการดำเนินงานและข้อมูลจำเพาะของอาคาร ในโฟลเดอร์ที่แบ่งปันด้วย Dropbox Business Dropbox ช่วยให้ผู้จัดการทรัพย์สินประหยัดเวลาในการประเมินการขายหรือการกู้เพื่อไถ่ถอนจำนอง เพราะตอนนี้พวกเขาสามารถดึงไฟล์สเปรดชีท Excel และ PDF ออกมาได้จากทุกที่ทางโทรศัพท์ เมื่อทุกอย่างอยู่ในลำดับชั้นโฟลเดอร์ที่สอดคล้องกันซึ่งจัดเรียงตามชื่อลูกค้าและประเภทเนื้อหา ผู้จัดการทรัพย์สินไม่ต้องอีเมลไปที่สำนักงานใหญ่เพื่อขอข้อมูลที่ต้องการอีกต่อไป Pottle กล่าวว่า “ตอนนี้พวกเขาสามารถค้นหาไฟล์ ส่งลิงก์ได้จากแอพมือถือ เท่านี้ก็เสร็จเรียบร้อย” โซลูชันนี้ช่วยให้ Monarch ประหยัดเวลาด้วยการให้ผู้ดูแลระบบสามารถจัดการสิทธิ์การเข้าใช้สำหรับกลุ่มพนักงาน แทนที่จะเป็นพนักงานหนึ่งคนต่อครั้ง Hidlay กล่าวว่า “คุณสมบัติกลุ่มนั้นมีประสิทธิภาพเยี่ยมมากครับ” “เมื่อมีใครเปลี่ยนทีม คุณเพียงแค่ย้ายพวกเขาไปอยู่กลุ่มใหม่ และการเข้าถึงโฟลเดอร์ของพวกเขาจะเปลี่ยนไปโดยอัตโนมัติ” นอกจากนี้ยังสามารปรับแต่งสิทธิ์การเข้าใช้ให้มากยิ่งขึ้นด้วยคุณสมบัติการแก้ไขและดูเท่านั้น เพื่อช่วยให้แน่ใจว่ามีเพียงผู้ที่เหมาะสมเท่านั้นที่สามารถเปลี่ยนแปลงเอกสารได้ Monarch ไม่ต้องกังวลว่าจะเกิดอะไรขึ้นกับไฟล์เมื่อพนักงานลาออก ด้วยคุณสมบัติ อาทิ การโอนย้ายบัญชีและการลบข้อมูลระยะไกล Pottle กล่าวว่า “การย้ายไฟล์ของพนักงานที่กำลังจะลาออกไปให้คนที่เข้ามาแทนนั้นทำได้ง่ายมาก และทำให้แน่ใจว่าพวกเขาไม่สามารถเข้าถึงผ่านอุปกรณ์อื่น"

ผลลัพธ์ที่ได้

ช่วยให้พนักงานทำอย่างได้อย่างมีประสิทธิผลยิ่งขึ้น

Monarch กล่าวว่า Dropbox ช่วยให้ผู้จัดการสินทรัพย์สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิผลยิ่งขึ้นเมื่อต้องออกไปข้างนอก พร้อมกับให้การรักษาความปลอดภัยที่รัดกุมยิ่งขึ้น Pottle กล่าวว่า “บริการช่วยให้ขีวิตของทุกคนง่ายขึ้น” “ผู้จัดการสินทรัพย์สามารถมุ่งเน้นไปที่การดูแลอาคารแทนการตามหาเอกสาร” ประวัติเวอร์ชันแบบขยายก็ช่วยเราได้มากเช่นกัน “เราพบปัญหาหลายครั้งที่เอกสารสำคัญถูกลบไป” Hidlay กล่าว “และเพียงในสามคลิกเราก็สามารถกู้ทุกอย่างคืนมาได้ ทำให้เรารู้สึกอุ่นใจได้เลยครับ” Pottle กล่าวว่าโดยรวมแล้ว พนักงานทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น เขากล่าวว่า “การใช้งาน Dropbox ที่นี่เปลี่ยนแปลงไปราวกับมีเวทมนตร์” “พนักงานเริ่มใช้เองอย่างเป็นธรรมชาติ และแนะนำให้เพื่อนร่วมงานใช้ด้วย ไม่มีใครบังคับให้พวกเขาใช้ และนั่นเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการเพิ่มประสิทธิผล”

โซลูชันการแบ่งปันและพื้นที่จัดเก็บข้อมูลที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ