การจัดการทีมระยะไกล

ตรวจสอบให้มั่นใจว่าพนักงานของคุณ ทั้งคนที่ทำงานในสำนักงานและคนที่ทำงานจากระยะไกล สามารถทำงานและพัฒนาเป็นทีมที่มีประสิทธิภาพได้

เอาชนะอุปสรรคของคนทำงานเสมือน

การจัดการทีมอย่างมีประสิทธิภาพคือกุญแจสำคัญที่ทำให้แน่ใจว่าสมาชิกในทีมของคุณ ทั้งคนทำงานเสมือนและพนักงานในสำนักงาน สามารถทำงานร่วมกันเป็นหนึ่งเดียวได้อย่างราบรื่น แน่นอนว่าการจัดการทีมเสมือนเป็นเรื่องที่พูดง่ายแต่ทำยาก การเข้างานและการตรวจสอบเวลาและชั่วโมงทำงานข้ามเขตเวลาเป็นเรื่องเครียด  นอกจากนี้ การสร้างความไว้วางใจในทีมที่มีส่วนร่วมในการทำงานโดยไม่มีเวลาคุณภาพในการทำงานแบบเผชิญหน้ากันเป็นเรื่องที่ท้าทาย โดยสรุป เกือบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่จะช่วยให้คนทำงานเสมือนของคุณรู้สึกมีค่า เช่นเดียวกันกับที่การส่งเสริมวัฒนธรรมองค์กรในสภาพแวดล้อมแบบเสมือนเป็นสิ่งสำคัญ คุณต้องทำให้เกิดความมั่นใจว่าคุณสามารถค่อย ๆ สร้างกระบวนการทำงานที่มีประสิทธิภาพได้ด้วย

การขาดการปรากฏตัวมีผลกระทบต่อสมาชิกในทีมและขั้นตอนการทำงานอย่างแน่นอน ถ้าสมาชิกในทีมระยะไกลไม่อยู่ในสำนักงาน คนเหล่านั้นอาจรู้สึกว่าไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของทีมอย่างแท้จริง และถ้าอีกคนกำลังทำงานในประเทศอื่น คนเหล่านั้นอาจรู้สึกว่าวัฒนธรรมโดยรวมแบ่งแยกพวกเขาออกจากทีม ผู้จัดการทีมเสมือนควรดำเนินการต่อไปนี้เพื่อเอาชนะความท้าทายดังกล่าว

  • คงให้มีการประชุมผ่าน Zoom แบบ 1:1 อย่างสม่ำเสมอและบ่อยครั้ง
  • ให้บริบทสำหรับการร้องขอและคำถามต่าง ๆ
  • สร้างแบบแผนในการติดต่อสื่อสาร
  • ให้พื้นที่แก่ทีมในการทำงานแบบโซโลที่ปราศจากการรบกวนและการทำงานร่วมกัน
  • สร้างความสัมพันธ์อย่างรอบคอบ
  • กำหนดความสำเร็จเพื่อให้ทุกคนรู้ว่าตัวเองกำลังทำงานเพื่อเป้าหมายเดียวกัน

การขาดปฏิสัมพันธ์แบบเผชิญหน้ากันทำให้มีโอกาสสูงที่ค่านิยมหลักหลายข้อในวัฒนธรรมองค์กรของคุณจะขาดหายไป และคุณมีหน้าที่ป้องกันไม่ให้เกิดเหตุการณ์ดังกล่าว โชคดีที่มีเครื่องมือยอดเยี่ยมมากมายที่จะช่วยคุณได้

การเชื่อมต่อกับคนทำงานเสมือนผ่านเทคโนโลยี

ปฏิเสธไม่ได้ว่าเทคโนโลยีเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่ง แต่คุณใช้เทคโนโลยีอย่างถูกต้องหรือไม่ อีเมลเป็นเครื่องมือการติดต่อสื่อสารที่ยอดเยี่ยม แต่เมื่อการทำงานร่วมกันคือหัวใจสำคัญสำหรับบทบาทการทำงานของคุณ เวลามักจะไม่คอยท่า อย่าเสียเวลาไปกับการรออีเมลตอบกลับในขณะที่เครื่องมือดิจิทัลอื่น ๆ ช่วยให้คุณเข้าถึงโอกาสในการทำงานร่วมกันแบบเสมือนได้ทันที

การส่งข้อความทันที

คนทำงานทุกคนควรมีเครื่องมือส่งข้อความทันที ไม่ว่าจะเป็น Zoom หรือ Slack ทีมของคุณสามารถติดต่อกันได้ทุกวันตลอด 24 ชั่วโมง ซึ่งเป็นเรื่องที่ยอดเยี่ยม โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณทำงานข้ามเขตเวลา การส่งข้อความทันทีสามารถเป็นวิธีการทำงานแบบต่อเนื่องที่สมบูรณ์แบบสำหรับที่ทำงานแบบใดก็ได้ ไม่ว่าคุณจะอยู่บ้าน ในสำนักงาน หรือทำงานจากร้านกาแฟในจากระยะไกล การเชื่อมต่อตลอดเวลาแบบเรียลไทม์เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการจัดการทีมระยะไกล รวมถึงการจัดการทีมทั่วไป

"กฎข้อสำคัญของผู้แหกกฎ" ในการส่งข้อความทันที คือการลองและแหกกฎดังกล่าว ในขณะที่การพูดคุยเพื่อความบันเทิงที่ไม่ใช่เรื่องงานเป็นสิ่งที่เกือบจะหลีกเลี่ยงไม่ได้ในบางกรณี ความไว้ใจกันก็เป็นสิ่งสำคัญสำหรับการสร้าง Virtual Team (ทีมเสมือน) เช่นกัน ด้วยเหตุนี้ การที่คุณไม่พยายามจำกัดช่องทางการติดต่อสื่อสารนี้จึงเป็นเรื่องสมเหตุสมผล  เพื่อนร่วมงานที่คุยเรื่องทั่วไป ที่สนุกกับการพูดคุยต่อหน้าสามารถและควรพูดคุยกันเหมือนเดิมในแบบเสมือน และยังเพิ่มแรงจูงใจให้ทีมอีกด้วย เมื่อทำได้ ต้องแน่ใจว่าทุกคนอยู่ในกลุ่มแชทเดียวกัน เพื่อให้ทุกคนรู้สึกไม่ถูกแบ่งแยก และต้องแน่ใจว่ามีการแนะนำพนักงานใหม่แบบเสมือนทุกครั้ง การสนทนาทางวิดีโอเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการทำเช่นนี้ เพราะทุกคนสามารถจับคู่ใบหน้ากับชื่อได้ ซึ่งจะนำไปสู่:

การประชุมวิดีโอคอนเฟอเรนซ์

การไม่มีการประชุมแบบตัวต่อตัวอาจสร้างความเสียหายทีละน้อยได้ เว้นแต่คุณจะเป็นคนเก็บตัวที่เปลี่ยนแปลงยาก แน่นอนว่าการส่งข้อความทันทีเป็นเรื่องที่ยอดเยี่ยม แต่หากการทำงานร่วมกันเป็นเรื่องของการสร้างความสัมพันธ์ที่มีความหมาย การพิมพ์ข้อความเงียบๆ อาจทำให้คุณไปไม่ถึงไหน ในท้ายที่สุด สิ่งที่เราพูดส่วนใหญ่ล้วนมาจากภาษากาย ดังนั้นจึงต้องแน่ใจว่ามีการใช้การประชุมวิดีโอคอนเฟอเรนซ์กับทีมของคุณตั้งแต่วันแรกจนเคยชิน

กระบวนการดูแลพนักงานใหม่สำหรับพนักงานเสมือนทุกคนควรทำผ่านการสนทนาทางวิดีโอหรือมีการสนทนาทางโทรศัพท์อย่างสม่ำเสมอ ไม่ใช่การส่งอีเมลที่ไม่เห็นหน้าและไม่มีเสียง พูดคุยติดตามข่าวสารกับสมาชิกในทีมระยะไกล ไม่ว่าจะเป็นรายบุคคลหรือเป็นการประชุมเป็นทีม โดยใช้การสนทนาทางวิดีโอเป็นประจำ Zoom เป็นทางเลือกที่สมบูรณ์แบบสำหรับการนี้ เพราะไม่เพียงช่วยให้คุณเพลิดเพลินไปกับการสนทนาที่มีการพูดคุยกันจริงแบบการสนทนาทางวิดีโอเท่านั้น แต่ยังช่วยให้คุณแชร์หน้าจอและงานร่วมกันบนเอกสารได้โดยตรงจาก Dropbox อีกด้วย ส่วนเสริมจากชุดเครื่องมือทั่วไปเหล่านี้ช่วยให้คุณประหยัดเวลาได้มากขึ้นในระยะยาวและช่วยให้คุณทันเหตุการณ์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทีมของคุณดูการประชุมทางวิดีโอได้เช่นเดียวกับทีมอื่น และให้ทีมสามารถจัดการและเข้าร่วมการประชุมได้อย่างเต็มที่ ทั้งนี้ ไม่ได้หมายความว่าการติดตามข่าวสารทุกครั้งต้องเป็นทางการ ลองให้ทีมได้พูดคุยกันเล็กน้อยในการประชุมผ่าน Zoom ทุกวันศุกร์ แบบเดียวกันกับที่คุณรับประทานมื้อกลางวันด้วยกัน หรือมีเวลาพิเศษเมื่อสิ้นสุดสัปดาห์การทำงาน

การติดตามเวลา

พนักงานที่ทำงานจากระยะไกลขาดความรับผิดชอบในเรื่องเวลาได้ง่ายเพราะไม่มีโครงสร้างการตรวจสอบของสำนักงาน แม้จะเป็นทีมที่อยู่ในพื้นที่ใกล้เคียงแต่ไม่ได้อยู่ในสำนักงาน ก็ยังมีความรู้สึกไม่มีส่วนร่วมในเรื่องนี้เท่าใดนัก ขอแนะนำให้ทีมของคุณตรวจสอบเวลาเพื่อให้ทุกคนรับผิดชอบชั่วโมงการทำงานที่ได้ตกลงกัน รวมถึงงานที่ต้องทำให้เสร็จ การดำเนินการดังกล่าวช่วยให้คุณจัดการชั่วโมงทำงานและสมาชิกในทีมตามชุดทักษะได้ในเขตเวลาที่ต่างกัน

ต้องแน่ใจว่าคุณเลือกหัวหน้าทีมสำหรับคนทำงานจากระยะไกลเพื่อให้ยังคงมีโครงสร้างที่ชัดเจน กำหนดความคาดหวังและตรวจสอบให้มั่นใจว่าทุกคนยังคงทำงาน การกำหนดชั่วโมงช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่ามีคนเชื่อมต่อกับคนทำงานจากระยะไกลเสมอ ซึ่งอาจเป็นคนทำงานเสมือนอาวุโสอีกคนที่มีชั่วโมงทำงานครอบคลุมถึงเวลาที่ชั่วโมงทำงานของคุณสิ้นสุดลง

ภาพรวมของงานที่ใช้งานได้ง่าย

เมื่อมีการติดตามเวลา คุณต้องแน่ใจว่าทีมทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ นั่นคือกรณีที่ต้องใช้เครื่องมือบริหารจัดการงาน  Dropbox เครื่องมือที่ขาดไม่ได้สำหรับการบริหารโครงการนี้จะช่วยให้คุณสร้างรายการสิ่งที่ต้องทำที่ชัดเจนและปรับปรุงข้อมูลได้ง่าย คุณสามารถตั้งวันที่ครบกำหนดพร้อมการเตือนความจำเพื่อไม่ให้มีใครพลาดข้อมูล และเนื่องจากมีการสรุปทุกอย่างไว้ในที่เดียว คุณจึงรู้ว่าทุกคนได้รับข้อมูลที่เป็นปัจจุบันและมีความรับผิดชอบ การจัดการทีมระยะไกลต้องรักษาทุกคนให้อยู่ในกระบวนการ เพื่อให้ที่ตั้งส่วนกลางสำหรับงานสำคัญเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการได้อย่างแท้จริง

การทำงานระยะไกล

ไม่มีใครชอบนั่งรถไฟที่แออัดไปทำงานหรือต้องรู้สึกขุ่นเคืองกับการจราจรในชั่วโมงเร่งด่วน แต่การเดินทางยังคงมีบทบาทสำคัญ ในขณะที่การเดินทางไปทำงานเป็นเรื่องไม่น่ายินดี แต่ก็เป็นการเตรียมใจให้คุณทำงาน และที่สำคัญที่สุดคือการแบ่งชัดเจนระหว่างชีวิตส่วนตัวและชีวิตการทำงาน คนทำงานที่บ้านอาจรู้สึกเหมือนไม่มีเส้นแบ่งชัดเจนระหว่างชีวิตที่บ้านกับชีวิตที่ทำงานเมื่อโต๊ะรับประทานอาหารคือที่ทำงาน การสนับสนุนให้มีวันทำงานแบบเสมือนผ่านการทำงานระยะไกลจะช่วยให้คุณปรับ Work-Life Balance (ความสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงาน) ให้ดีขึ้นได้

Dropbox คือโซลูชันที่สมบูรณ์แบบสำหรับการทำงานจากระยะไกลที่ช่วยให้สมาชิกในทีมทำทุกสิ่งที่ต้องการได้จากที่เดียว ทันทีที่สมาชิกในทีมพร้อมทำงาน ทุกคนเพียงแค่ล็อกอิน ในท้ายที่สุด การออกจากระบบและทำให้ชัดเจนว่าวันทำงานสิ้นสุดลงก็เป็นเรื่องง่ายเช่นกัน นอกจากจะสะดวกสบายแล้ว ยังสร้างสภาพแวดล้อมแบบเสมือนที่เป็นประโยชน์อีกด้วย ดังนั้น แม้ว่าคุณจะใช้แล็ปท็อปในการทำงานและเล่น แต่ก็สามารถกันสิ่งยั่วยวนใจอย่างเช่นสื่อสังคมออนไลน์ออกไปได้ในระหว่างชั่วโมงทำงานของคุณ

ลดความซับซ้อน

เมื่อมีทีมกระจายไปทั่วก็เป็นเรื่องธรรมดาที่กระบวนการทำงานจะกระจัดกระจายด้วยเช่นกัน การไม่มีสำนักงานร่วมกันทำให้ Virtual Team (ทีมเสมือน) ขาดขั้นตอนการทำงานที่เป็นหนึ่งเดียวกันได้ง่าย อย่าปล่อยให้เกิดปัญหาดังกล่าวขึ้น การทำงานเป็นทีมเดียวกันคือส่วนสำคัญของทีมทุกขนาดและทุกประเภท Dropbox Paper ช่วยให้ทีมแก้ไขและทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ได้ คุณจึงไม่ต้องแชร์ไฟล์ออฟไลน์ที่อาจสูญหายได้ง่ายอีกต่อไป แม่แบบสำหรับบันทึกการประชุมที่ใช้สะดวกช่วยให้คนทำงานจากระยะไกลติดตามการประชุมที่จัดขึ้นนอกเขตเวลาของตนได้อย่างง่ายดาย และถ้ามีการขอให้พนักงานเสมือนเข้าประชุมในช่วงเวลาต่างๆ ของการประชุม ก็สามารถทำได้อย่างรวดเร็วภายในเวลาไม่กี่วินาที การรวมแอปเข้าไว้ใน Dropbox ยังช่วยให้เกิดความชัดเจนและมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยมีแอปสำหรับการทำงานที่ยอดเยี่ยมมากมาย อย่างเช่น Xero และ Zapier ไม่จำเป็นต้องเสียเวลาคลิกไปมาระหว่างโปรแกรมหรือสลับอุปกรณ์อีกต่อไป เมื่อเครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกันทำให้ทุกอย่างเป็นเรื่องง่าย

เคล็ดลับในการจัดการทีมระยะไกล

เทคโนโลยีเป็นสิ่งที่ยอดเยี่ยมแต่ก็มีข้อจำกัด รากฐานของการจัดการทีมระยะไกลให้สำเร็จ คือการมีจิตสำนึกที่แข็งแกร่งและจิตวิญญาณในการทำงานเป็นทีมอย่างแท้จริง คุณกำลังสร้างพื้นที่ซึ่งเอื้อต่อการสร้างทีมเสมือนที่ให้ความรู้สึกเป็นหนึ่งเดียวกันทั่วทั้งบริษัทโดยไม่คำนึงถึงเขตเวลาหรือสถานที่ทำงานใช่หรือไม่

ต่อไปนี้คือข้อพิจารณาสำคัญเมื่อต้องทำให้มั่นใจว่าบริษัทยอมรับการทำงานเป็นทีมแบบเสมือนอย่างแท้จริง

เป็นทีมที่แท้จริง

นี่อาจเป็นเคล็ดลับที่ชัดเจน แต่คุณจะทำไม่สำเร็จในฐานะที่เป็นทีม ถ้าคุณไม่ได้ต้องการเป็นหนึ่งเดียวกันอย่างแท้จริง ดังนั้นจึงควรแบ่งปันให้คนทำงานจากระยะไกลได้ทราบถึงการโต้ตอบกัน การให้ข้อมูลปัจจุบัน เหตุการณ์ทุกครั้ง ที่มีผลกระทบต่อทีมในสถานที่ทำงาน นี่คือสิ่งจำเป็นในการซึมซับความรู้สึกของการทำงานเป็นทีมแบบเสมือน ไม่มีใครอยู่ตัวคนเดียวแม้ว่าจะนั่งทำงานคนเดียวในโฮมออฟฟิศก็ตาม

การติดต่อสื่อสารที่มีประสิทธิภาพมาจากการที่ทั้งสองฝ่ายต่างทุ่มเทอย่างเท่าเทียมกัน ทำให้คนทำงานเสมือนรู้ว่าพวกเขามีสิทธิ์ออกความคิดเห็นและมีตัวตนในที่ทำงานของคุณ ซึ่งสามารถทำได้ตั้งแต่การอวยพรวันคล้ายวันเกิดทั่วทั้งบริษัท ไปจนถึงการทำให้แน่ใจว่าทุกคนจะโทรเข้ามาร่วมประชุมทีมประจำสัปดาห์ การจัดการทีมเสมือนไม่ควรมีอุปสรรคใด ๆ ถ้าทีมที่ทำงานในสถานที่ทำงานสามารถติดต่อใครบางคนได้แบบตัวต่อตัว ไม่ว่าจะเป็นนักศึกษาฝึกงานหรือผู้ร่วมก่อตั้งบริษัท ทีมเสมือนของคุณต้องทำได้เช่นกัน การสนทนาทางวิดีโอและการซิงค์ไม่จำเป็นต้องมีการกำหนดเวลาล่วงหน้าหรือให้ความสำคัญมากเกินไป ประเด็นหลักคือการที่ทุกคนรู้ว่ามีการเชื่อมต่อกับทีม เข้าหาทีมได้ และทีมพร้อมให้ความช่วยเหลือ

อย่าปฏิบัติกับคนทำงานเสมือนของคุณเหมือนว่าเป็นสินค้า

คุณอาจรู้สึกว่าจะใช้ประโยชน์จากคนทำงานเสมือนเมื่อจำเป็นเท่านั้น แต่นี่เป็นทัศนคติที่ต้องตัดไฟแต่ต้นลม คุณต้องแน่ใจว่ามีการสานสัมพันธ์กันในทีมอยู่ตลอดเวลา สร้างความสัมพันธ์ที่มีความหมายกับสมาชิกในทีมของคุณ เพื่อให้คนทำงานเสมือนมีสายสัมพัธ์ที่แข็งแกร่งกับคนอื่นเหมือนกับคนที่ทำงานในสถานที่ทำงาน การทำงานร่วมกับคนทำงานเสมือนไม่ควรเป็นงานที่ต้องใช้ความพยายามมากกว่าปกติ

อย่าปล่อยให้การจัดการทีมเสมือนของคุณกลายเป็นการเป็นเพียงจุดสำหรับการติดต่อ แต่พนักงานที่ทำงานจากระยะไกลควรรวมอยู่ในกลุ่มคนทำงานเหมือนทุกคน ในท้ายที่สุดแล้ว การจัดการทีมระยะไกลไม่ควรแตกต่างไปในแง่ของคุณค่าที่แท้จริงและความพยายามในการเชื่อมต่อถึงกันในฐานะที่เป็นคนทำงานกลุ่มเดียวกัน โดยที่คนทำงานเสมือนควรเป็นส่วนเสริมของทีม และมีอำนาจหน้าที่ตามที่คุณมอบหมายให้

ทีมสู้ ๆ!

ถ้าบริษัทของคุณกำลังต้องการสร้างทีมเสมือน คุณต้องแน่ใจว่าคุณพร้อมแล้ว การปลูกฝังวัฒนธรรมองค์กรเป็นสิ่งจำเป็นในทุกสำนักงาน และมีความสำคัญเป็นสองเท่าถ้าที่ทำงานของคุณเริ่มยอมรับการมีพื้นที่เสมือนด้วย เหนือสิ่งอื่นใด ต้องแน่ใจว่าทีมระยะไกลเป็นเช่นนั้นเหมือนกัน และต้องทำให้มั่นใจว่าเครื่องมือในการทำงานร่วมกันช่วยเพิ่มประสิทธิภาพให้ทุกคนตลอดเวลา