วิธีการและเหตุผลของการจัดการทีมข้ามสายงาน

ทุกคนในทีมอาจกำลังทำงานโดยมีเป้าหมายเดียวกัน แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าทุกคนต้องมีชุดทักษะเดียวกัน ต่อไปนี้คือวิธีการจัดตั้งทีมข้ามสายงานที่มีความสามารถในธุรกิจของคุณ

ความหมายของการทำงานข้ามสายงาน

ที่ทำงานทุกแห่งมีแผนกต่างๆ ตั้งแต่แผนกการเงินไปจนถึงทรัพยากรบุคคล เนื้อหาไปจนถึงการตลาด แต่ถ้าทักษะที่หลากหลายนี้สะท้อนให้เห็นในแต่ละทีมล่ะ นั่นคือจุดที่มีการทำงานข้ามสายงานเกิดขึ้น

การทำงานข้ามสายงาน หมายถึง กลุ่มคนที่มีทักษะและประสบการณ์ที่หลากหลายซึ่งทุกคนทำงานโดยมีเป้าหมายร่วมกัน ดังนั้น แทนที่จะส่งต่อโครงการหนึ่งจากทีมหนึ่งไปอีกทีมหนึ่งจนกว่าจะถึงวันเปิดตัว ทีมๆ เดียวสามารถจัดการได้ทุกเรื่อง ให้พิจารณาว่าแต่ละทีมเป็นกลุ่มคนทำงานขนาดเล็กที่สามารถทำทุกขั้นตอนของโครงการด้วยการทำงานร่วมกันโดยไม่ต้องขอความช่วยเหลือจากแผนกอื่น

เพราะเหตุใดจึงต้องใช้ทีมข้ามสายงาน

แนวคิดหลักที่อยู่เบื้องหลังทีมข้ามสายงาน คือการเพิ่มการตอบสนอง ความรับผิดชอบ ประสิทธิภาพการทำงาน และการตัดสินใจ ทีมงานข้ามสายงานจะเพลิดเพลินไปกับการทำงานร่วมกันที่ดีขึ้น โดยการทำลายอุปสรรคต่างๆ ที่ทำให้เพียงทีมเดียวสามารถจัดการกับกระบวนการใดกระบวนการหนึ่งในวงจรชีวิตของโครงการได้ นอกจากนี้ สมาชิกในทีมอาจมาจากทุกระดับในธุรกิจ และรวมถึงคนทำงานจากระยะไกล โดยสร้างชุดทักษะข้อมูลเชิงลึก และประสบการณ์ที่หลากหลายมากขึ้น ทีมที่ประสบความสำเร็จจะสามารถขจัดปัญหาคอขวดได้เนื่องจากไม่ต้องรอส่งต่อไปยังแผนกต่างๆ

ใครสามารถใช้ทีมข้ามสายงานได้บ้าง

ทุกคนสามารถหาวิธีรวมทีมข้ามสายงานเข้ากับธุรกิจของตนได้ แต่มีข้อกำหนดเบื้องต้นบางประการ ถ้าคุณกำลังจะใช้แนวทางนี้ การทำงานเป็นทีมแบบออนไลน์ที่มีโครงสร้างแบบราบและการเปิดรับความคิดใหม่ๆ ล้วนเป็นแนวคิดที่จำเป็นสำหรับบริษัท กิจการธุรกิจขนาดเล็กซึ่งโดยปกติจะมีพนักงานจำนวนน้อยและต้องการให้ทุกคนทำงานได้หลากหลายในระดับหนึ่ง เป็นกลุ่มที่นำวิธีการทำงานนี้ไปใช้มากที่สุด ทีมข้ามสายงานมักได้รับการพิจารณาว่าจะสามารถแก้ปัญหาได้ดีกว่า จึงรับความเสี่ยงเชิงสร้างสรรค์มากกว่าด้วย

ทีมจะรู้สึกสบายใจในการทำงานข้ามสายงานเฉพาะเมื่อธุรกิจโดยรวมสนับสนุนแนวทางนี้ ดังนั้น ถ้าคุณรู้ว่าบริษัทของคุณไม่น่าจะมีแพลตฟอร์มให้ผู้บริหารระดับจูเนียร์ที่ทำงานระยะไกล และต้องพิจารณาถึงวัฒนธรรมองค์กรของคุณให้ดี คุณอาจจะไม่ประสบความสำเร็จมากนักในการมีทีมข้ามสายงาน

ถ้าคุณติดอยู่ในกรอบความคิดแบบเดิม คุณอาจไม่พร้อมที่จะใช้ประโยชน์จากวิธีการทำงานแบบหัวก้าวหน้านี้ ธุรกิจอย่าง Netflix, Spotify และ Google ต่างก็เริ่มนำวิธีการทำงานนี้มาใช้ แต่ก็ไม่ใช่การเปลี่ยนแปลงแบบข้ามคืน คุณต้องการคนที่ถูกต้องจากสายงานที่เหมาะสมอยู่เบื้องหลังเพื่อให้การทำงานแบบนี้เป็นไปได้

ธุรกิจจะใช้ทีมข้ามสายงานได้อย่างไร

การทำงานที่สร้างขึ้นจากแนวคิดของทีมข้ามสายงานมีหลายรูปแบบ เช่น Agile, Lean และ Kanban ทางเลือกที่ดีที่สุดของคุณในการนำรูปแบบการทำงานเหล่านี้มาใช้ คือการจ้างสมาชิกในทีมที่มีประสบการณ์ในเรื่องนี้ แล้วทุกคนจะสามารถช่วยเหลือสมาชิกในทีมให้ผ่านปัญหาในระยะแรกไปได้ การทำงานข้ามสายงานอาจเปลี่ยนไปจากแนวคิดดั้งเดิมที่มีผู้จัดการโครงการและผู้ใต้บังคับบัญชาโดยตรง แต่การมีหัวหน้ามักเป็นสิ่งที่จำเป็น หัวหน้าทีมข้ามสายงานที่มีประสบการณ์สามารถช่วยให้การเปลี่ยนแปลงนี้ดำเนินไปอย่างราบรื่น

ความหลากหลายในการจ้างงานของคุณคือกุญแจสำคัญ คุณต้องการทักษะและประสบการณ์ที่หลากหลาย การทำงานข้ามสายงานต้องการความไว้วางใจมากกว่าสิ่งอื่นใด คุณต้องการที่จะสามารถทำงานเป็นทีม คิดนอกกรอบเมื่อจำเป็น ไม้กลัวที่จะแบ่งเบาภาระหน้าที่ และได้รับการสนับสนุนเมื่อคุณทำเช่นนั้น การจ้างบุคคลที่มีมุมมองและประสบการณ์ในวิชาชีพที่แตกต่างกันจะทำให้คุณสามารถเอาชนะปัญหาและแก้ไขปัญหาได้อย่างสร้างสรรค์

อะไรคือสิ่งสำคัญที่สุดสำหรับทีมข้ามสายงาน

ลักษณะต่อไปนี้จำเป็นสำหรับทีมที่ประสบความสำเร็จ

การสื่อสาร

ทุกคนทราบดีว่า ทุกทีมที่ประสบความสำเร็จจำเป็นต้องเชื่อมต่อและอัปเดตซึ่งกันและกันอยู่เสมอ Kanban และ Agile ให้ความสำคัญกับการประชุมสั้นๆ ทุกวัน (การประชุมทีมแบบสั้นๆ ซึ่งตรงประเด็นกว่าการนั่งประชุม) เพื่อให้ทุกคนได้รับข้อมูลที่เป็นปัจจุบัน ดังนั้น อย่าติดต่อกันเฉพาะเมื่อมีสิ่งผิดปกติเกิดขึ้นหรือจำเป็นต้องมีการเปลี่ยนแปลงเร่งด่วน อย่าลืมฉลองชัยชนะเป็นทีมและสื่อสารเกี่ยวกับเรื่องดีๆ ตลอดจนปัญหาเร่งด่วนอื่นๆ อยู่เสมอ ช่องทางการสื่อสารที่เปิดเผยและตรงไปตรงมาเป็นสิ่งที่ช่วยป้องกันไม่ให้เกิดมีการเมือง การตำหนิ และความคิดเอาเปรียบในที่ทำงาน

ความรับผิดชอบ

สามัคคีรวมกันเป็นหนึ่งเดียว ตามที่กล่าวไปแล้วว่าการสื่อสารเป็นกุญแจสำคัญสำหรับเรื่องนี้ แต่คุณยังต้องการสนับสนุนให้ทุกคนยอมรับความผิดพลาดของตนเองได้ ทำตัวเป็นแบบอย่างที่ดี ไม่เพียงแค่ยอมรับเมื่อคุณทำผิด แต่เป็นวิธีที่คุณปฏิบัติต่อคนที่ทำแบบเดียวกันด้วย ความล้มเหลวเป็นส่วนหนึ่งของชีวิตที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ ทีมที่ดีเปลี่ยนความล้มเหลวให้เป็นโอกาสในการเรียนรู้ที่สำคัญ ไม่ใช่โอกาสที่จะโยนความรับผิดชอบให้ผู้อื่น

การปรับตัว

สิ่งต่างๆ อาจเปลี่ยนแปลงไปอย่างมากในระหว่างการดำเนินโครงการเดียว ทีมข้ามสายงานของคุณต้องพร้อมรับมือกับเรื่องนี้ นั่นหมายความว่า ต้องตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ ทีมของคุณต้องรู้สึกมั่นใจในการใช้หนทางใหม่เหล่านี้เพื่อไปสู่โครงการที่ประสบความสำเร็จ และกลับมาไว้วางใจให้ทุกคนลองทำสิ่งใหม่ๆ อีกครั้ง รับผิดชอบการกระทำของตนเอง และไม่โทษคนอื่นถ้าเกิดความล้มเหลวขึ้น

การปรับแนวทาง

คำขวัญแบบไม่เป็นทางที่พบบ่อยสำหรับวิธีการทำงานแบบ Agile และแบบที่คล้ายกันคือ “ทำให้เสร็จ” และทีมของคุณต้องเชื่อในทัศนคตินี้ คุณต้องมีความชัดเจนมากเกี่ยวกับความคืบหน้าของโครงการใดๆ และคุณต้องมีส่วนร่วมในการเป็นเจ้าของโครงการ การตัดสินใจต่างๆ ควรทำร่วมกัน และควรแก้ปัญหาต่างๆ ร่วมกัน แสงสว่างนำทางของทีมคุณไม่ใช่เพียงความต้องการทำบางสิ่ง แต่ควรเป็นการทำสิ่งนั้นให้สำเร็จลุล่วงด้วยดี

ทีมข้ามสายงานมีประสิทธิภาพหรือไม่

มี ถ้าจัดตั้งขึ้นอย่างถูกต้อง หรือไม่ก็อาจทำให้เกิดความเสียหายตามมา เป็นที่น่าสังเกตว่า แต่เดิม วิธีการทำงานหลายวิธีที่ส่งเสริมการทำงานข้ามสายงานได้รับการพัฒนาโดยคำนึงถึงกระบวนการทำงานบางอย่าง ทั้งนี้ นักพัฒนาซอฟต์แวร์ได้นำ Agile มาใช้ และ Lean ได้รับการออกแบบมาสำหรับการผลิต ดังนั้น คุณอาจพบว่าการประยุกต์ใช้และประโยชน์ของวิธีการเหล่านี้ไม่เหมาะกับธุรกิจ อย่างเช่น เอเจนซี่การตลาด เป็นต้น การใช้วิธีการเหล่านี้ไม่ถูกต้องอาจทำให้เกิดปัญหาได้ทุกประเภท Harvard Business Review พบว่า 75% ของทีมข้ามสายงานทำงานอย่างไม่ถูกต้องเหมาะสม

เราได้พูดถึงประโยชน์ทั้งหมดของการจัดตั้งทีมข้ามสายงานในฝันแล้ว แต่ต่อไปนี้คือสิ่งที่อาจผิดพลาดได้ ถ้าคุณเพียงแค่รวมพนักงานเข้าด้วยกันและบอกให้ทุกคนเริ่มทำงานแบบ Agile

ความภักดีต่อแผนก

ใช่ คุณทุกคนอาจเป็นทีมเดียวกัน แต่ก็อาจมีความจำเป็นที่พนักงานต้องเข้าข้างแผนกของตนโดยรวมเมื่อต้องเผชิญกับเรื่องยุ่งยาก ตัวอย่างเช่น ส่วนการตลาดของทีมคุณกำลังปฏิเสธนักพัฒนา เพราะขัดกับ KPI ของแผนก แม้ว่าจะเป็นสิ่งที่ดีที่สุดสำหรับลูกค้าหรือโครงการใช่หรือไม่ นี่คือเหตุผลที่คุณต้องการให้ทั้งบริษัททำงานในรูปแบบนี้ คุณไม่สามารถใช้เวลาหนึ่งวันในการทำงานข้ามสายงานและใช้เวลาที่เหลือในการทำงานในรูปแบบเดิม

ผู้นำที่รับผิดชอบงานมากเกินไป

ผู้นำสามารถช่วยให้ทีมทำตามแผนงานได้ แต่ก็อาจส่งเสริมคุณค่าการทำงานแบบเดิมๆ โดยไม่ได้ตั้งใจเพื่อทำในสิ่งที่ควรเป็นวิธีการทำงานแบบหัวก้าวหน้า ทีมอาจเริ่มพึ่งพาผู้นำมากเกินไปได้อย่างง่ายดาย ต้องตัดสินใจเรื่องสำคัญใช่ไหม ถามผู้นำ มีปัญหาใช่ไหม บอกให้ผู้นำแก้ปัญหา เห็นสมาชิกคนหนึ่งไม่รับผิดชอบใช่ไหม อาศัยให้ผู้นำจัดการกับเรื่องนี้ ทีมข้ามสายงานจะเติบโตเมื่อทุกคนทำงานและประสบความสำเร็จร่วมกัน

การขาดการสื่อสาร

นอกจากนี้ ยังมีความเสี่ยงที่คุณจะยอมรับความคิดแบบ "สามัคคีกัน" แบบขอไปที และเข้าใจว่าทีมสามารถทำงานได้โดยใช้การซึมซับไปเอง เพียงเพราะตอนนี้คุณทำงานข้ามสายงานไม่ได้หมายความว่าคุณจะปรากฏตัวไปทั่วทุกที่ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนมีข้อมูลที่เป็นปัจจุบันเกี่ยวกับเครื่องมือต่างๆ เช่น หมายเหตุประกอบ โฟลเดอร์ที่แบ่งปัน บอร์ด Trello และการประชุมแบบสั้นๆ บ่อยครั้งไม่ว่าจะในที่ทำงานหรือแบบเสมือน

การขาดความมุ่งมั่น

นี่ไม่ได้หมายความว่าสมาชิกทุกคนในทีมจำเป็นต้องให้ความสำคัญกับงานเหนือสิ่งอื่นใด แต่ทุกคนต้องสามารถหาแรงจูงใจในวิธีการทำงานแบบนี้ได้ ทั้งนี้ หมายความว่าทุกคนจำเป็นต้องรู้ว่างานมีคุณค่าและมีผลกระทบต่อโครงการโดยรวม ซึ่งคุณทำได้โดยการทำงานและประสบความสำเร็จร่วมกัน ใครก็ตามที่ไม่รู้จุดประสงค์ในการทำงานย่อมต้องขาดความสนใจในการทำงานอย่างแน่นอน

Dropbox ช่วยได้อย่างไร

การทำงานร่วมกันแบบข้ามสายงานต้องได้รับการปรับแนวทางให้เหมาะสม และ Dropbox เป็นเครื่องมือที่สมบูรณ์แบบในการดำเนินการดังกล่าว คุณสามารถแบ่งปันโฟลเดอร์รวมถึงอัปเดตและแก้ไขเอกสารได้แบบเรียลไทม์ สมาชิกทุกคนในทีมสามารถรู้ได้อย่างแม่นยำว่าตัวเองอยู่ที่จุดใด

Dropbox ทำให้ทีมของคุณไม่จำเป็นต้องอยู่ในสถานที่เดียวกันเพื่อให้แน่ใจว่าการทำงานร่วมกันยังคงดำเนินต่อไปได้โดยการจัดเก็บทุกสิ่งไว้อย่างปลอดภัยทางออนไลน์ ทีมข้ามสายงานอาจมีสถานที่ทำงานส่วนกลางเพียงแห่งเดียวให้ทุกคนทำงานร่วมกันเพื่อบรรลุเป้าหมายหลักเดียวกัน