DMAIC คืออะไร

เรียนรู้ระเบียบวิธี DMAIC เพื่อให้คุณสามารถใช้ข้อมูลเพื่อให้เกิดการปรับปรุงกระบวนการในองค์กรของคุณได้อย่างแท้จริง

DMAIC คืออะไร

DMAIC เป็นแนวทางในการแก้ปัญหาที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล ซึ่งช่วยปรับปรุงและเพิ่มประสิทธิภาพเพิ่มเติมให้กับผลิตภัณฑ์ การออกแบบ และกระบวนการทางธุรกิจ DMAIC เกิดขึ้นในช่วงทศวรรษที่ 1980 โดยเป็นส่วนหนึ่งของระเบียบวิธีซิกซ์ซิกมาโดย Bill Smith ซึ่งเป็นวิศวกรของ Motorola แนวทางแบบซิกซ์ซิกมาได้รับการออกแบบมาเพื่อขับเคลื่อนให้เกิดการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องในกระบวนการผลิตโดยใช้ข้อมูลและสถิติ

ขั้นตอนต่างๆ ของกระบวนการ DMAIC มีอะไรบ้าง

DMAIC มี 5 ขั้นตอนที่เชื่อมโยงถึงกัน ได้แก่ การกำหนด การวัด การวิเคราะห์ การปรับปรุง และการควบคุม ซึ่งแต่ละขั้นตอนได้รับการออกแบบให้ส่งผลแบบสะสมขึ้นไปเรื่อยๆ กล่าวคือ เป็นการต่อยอดข้อมูลที่ได้จากขั้นตอนก่อนหน้าและนำไปทำซ้ำหลายๆ ครั้ง

  • การกำหนด: ขั้นตอนการกำหนดจะเป็นการระบุปัญหาและสิ่งที่จำเป็นในการแก้ปัญหาให้สำเร็จ ขั้นตอนนี้จะเป็นระยะที่คุณระบุอย่างชัดเจนถึงปัญหา เป้าหมายสุดท้าย และขอบเขตที่ต้องใช้เพื่อให้บรรลุผลสำเร็จ ขั้นตอนนี้จะช่วยให้คุณเข้าใจกระบวนการอย่างครบถ้วนและองค์ประกอบใดบ้างที่เป็นจุดวิกฤตต่อคุณภาพ หรือที่เรียกว่า “CTQ” ปัจจัยนำเข้าและผลลัพธ์มักจะถูกอธิบายด้วยแผนภาพ SIPOC ซึ่ง SIPOC เป็นอักษรย่อสำหรับซัพพลายเออร์ (Supplier) ปัจจัยนำเข้า (Input) กระบวนการ (Process) ผลลัพธ์ (Output) และลูกค้า (Customer) โดยทั่วไปข้อมูลนี้จะถูกบันทึกลงในเอกสารกฎบัตรโครงการ ซึ่งจะเป็นตัวกำหนดรูปแบบของกระบวนการ DMAIC
  • การวัด: เมื่อคุณเข้าใจปัญหาของกระบวนการแล้ว คุณจะต้องอธิบายได้ว่าคุณจะสังเกตการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นได้อย่างไร และเมื่อแนวทางนี้มีการขับเคลื่อนด้วยข้อมูล การมีข้อมูลที่ดีก็ย่อมเป็นสิ่งสำคัญสำหรับกระบวนการ DMAIC ดังนั้น วัตถุประสงค์ของขั้นตอนการวัดจึงเป็นการกำหนดประสิทธิภาพของกระบวนการในปัจจุบันและข้อมูลที่คุณจะวิเคราะห์ หลังจากนั้น คุณจะสามารถใช้แผนรวบรวมข้อมูลเพื่อตรวจสอบประสิทธิภาพในขณะที่คุณทำการเปลี่ยนแปลง และเพื่อเปรียบเทียบเมื่อสิ้นสุดโครงการได้
  • การวิเคราะห์: เมื่อมาถึงขั้นตอนนี้ คุณควรมีข้อมูลพื้นฐานที่คุณสามารถใช้เพื่อเริ่มตัดสินใจเกี่ยวกับกระบวนการได้ และเหมือนอย่างที่คุณคิดไว้ ขั้นตอนการวิเคราะห์เป็นช่วงเวลาที่เหมาะสมที่สุดในการตรวจสอบข้อมูลนั้น ซึ่งคุณและสมาชิกในทีมของคุณจะใช้ข้อมูลในการสร้างแผนผังของกระบวนการปัจจุบัน เพื่อทำความเข้าใจว่าปัญหาของกระบวนการเริ่มต้นจากที่ใด และในขณะที่โครงการซิกซ์ซิกมาบางโครงการใช้เครื่องมือที่ซับซ้อนมากขึ้นสำหรับการสร้างแผนผัง แต่แผนผังก้างปลาและแผนภูมิพาเรโตนั้นก็เป็นวิธีการที่เพียงพอแล้วและมักใช้กันทั่วไปในการวิเคราะห์ต้นเหตุของปัญหา เมื่อคุณได้ระบุต้นเหตุมาหลายประการแล้ว ก็ถึงเวลาที่จะต้องมีส่วนร่วมกับทีมของคุณ ให้ทีมของคุณโหวตเพื่อตัดสินใจว่าควรจะผลักดันจุดโฟกัสในกระบวนการ DMAIC ไปข้างหน้าอย่างไร
  • การปรับปรุง: ในที่สุดก็ถึงเวลาที่จะเริ่มทำการปรับปรุงที่แท้จริงในกระบวนการ ในขั้นตอนการปรับปรุง ให้คุณทำงานร่วมกับทีมของคุณเพื่อค้นหาวิธีการแก้ปัญหาที่สร้างสรรค์ ซึ่งสามารถนำไปใช้และวัดได้ในกระบวนการ DMAIC ซึ่งการระดมความคิดและการประชุมที่มีประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญสำหรับทีมของคุณ เมื่อคุณมีวิธีการแก้ปัญหาในใจแล้ว คุณจะต้องทดสอบ ป้องกันความล้มเหลว และนำวิธีการแก้ปัญหาดังกล่าวไปใช้ วงจรการบริหารงานคุณภาพหรือ “PDCA” เป็นวิธีการที่ใช้งานกันทั่วไปเพื่อการนี้ โดยใช้ร่วมกับการวิเคราะห์อาการขัดข้องและผลกระทบหรือ “FMEA” เพื่อคาดการณ์ปัญหาที่อาจเกิดขึ้น คุณควรเขียนข้อมูลนี้ไว้ในแผนดำเนินการแบบละเอียด ซึ่งคุณสามารถนำไปใช้เป็นแนวทางในการปรับใช้วิธีการแก้ปัญหากับกระบวนการได้
  • การควบคุม: ขั้นตอนสุดท้ายในระเบียบวิธี DMAIC สามารถช่วยให้คุณยืนยันและรักษาความสำเร็จของวิธีการแก้ปัญหาในอนาคตได้อย่างยั่งยืน ในขั้นตอนการควบคุม ทีมของคุณควรสร้างแผนการตรวจสอบและการควบคุม เพื่อประเมินผลกระทบของการเปลี่ยนแปลงกระบวนการที่นำไปใช้อย่างต่อเนื่อง ในขณะเดียวกัน คุณควรสร้างแผนรับมือเพื่อดำเนินการในกรณีที่ประสิทธิภาพเริ่มลดลงอีกครั้งและปัญหาใหม่ปรากฏขึ้น ซึ่งการมองย้อนกลับไปได้ว่ามีการปรับปรุงอย่างไรบ้างและมีวิธีการแก้ปัญหาอะไรบ้างนั้นเป็นสิ่งสำคัญ ในช่วงเวลาเหล่านี้ การมีเอกสารประกอบที่เหมาะสมและการควบคุมเวอร์ชันในขั้นตอนการปรับปรุงเป็นสิ่งที่สำคัญอย่างยิ่ง

หากคุณพอมีความรู้เกี่ยวกับ DMAIC มาบ้างเล็กน้อยแล้ว คุณอาจเคยได้ยินขั้นตอนเริ่มต้นที่แตกต่างกันออกไป ซึ่งเรียกว่าขั้นตอนการจดจำ ขั้นตอนนี้จะเป็นการเลือกโครงการหรือปัญหาที่เหมาะสมเพื่อแก้ไขปัญหาตั้งแต่ต้น เนื่องจากบางโครงการอาจไม่จำเป็นต้องใช้แนวทางที่เข้มงวดแบบ DMAIC

ข้อดีของ DMAIC คืออะไร

ในอุตสาหกรรม ความน่าสนใจของซิกซ์ซิกมาและ DMAIC อยู่ที่ความสามารถในการขับเคลื่อนแนวทางการผลิตแบบลีน ซึ่งเป้าหมายคือการกำจัดของเสีย ข้อบกพร่อง และการผลิตที่มากเกินไปให้ได้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ โดยชื่อซิกซ์ซิกมานั้นจริงๆ แล้วได้มาจากแบบจำลองทางสถิติที่ใช้ ซึ่งในด้านสถิติจะเรียกค่าเบี่ยงเบนมาตรฐานว่า “ซิกมา” หรือ σ ผู้ผลิตพบว่ายิ่งค่าเบี่ยงเบนมาตรฐานซึ่งอยู่ระหว่างขีดจำกัดคุณภาพโดยเฉลี่ยและที่ยอมรับได้เพิ่มขึ้นมากเท่าไร โอกาสที่ค่าเบี่ยงเบนมาตรฐานจะเกินขีดจำกัดเหล่านั้นก็ยิ่งน้อยลงเท่านั้น ดังนั้น ซิกซ์ซิกมาหรือค่าเบี่ยงเบนมาตรฐานระดับ 6 จึงกลายเป็นมาตรฐานสูงสุดในการกำหนดขีดจำกัดการผลิต การลดจำนวนข้อบกพร่อง และการปรับปรุงกระบวนการ

ในแง่ของสถิติจริง การมีคุณภาพในระดับซิกซ์ซิกมาจะหมายถึงการมีโอกาสเกิดข้อบกพร่องในกระบวนการอยู่ที่อัตรา 3.4 ต่อ 1 ล้าน บางอุตสาหกรรม เช่น ผู้ผลิตยาหรือเครื่องบิน อาจใช้ระดับซิกมาที่สูงขึ้นในการผลิต เนื่องจากข้อบกพร่องอาจส่งผลเสียตามมาได้

แนวทางเชิงสถิติในการปรับปรุงกระบวนการและระเบียบวิธีอื่นๆ เช่น ไคเซ็นนั้นมีความสำคัญต่อการขับเคลื่อนการปรับปรุงในการผลิตในช่วงทศวรรษที่ 1990 และ 2000 แต่ DMAIC จะใช้กับอุตสาหกรรมอื่นๆ ในปัจจุบันได้อย่างไรบ้าง

ประโยชน์หลักของ DMAIC คือเป็นแนวทางแก้ปัญหาที่เข้มงวดอย่างน่าทึ่ง การทดลองกับกระบวนการใหม่ๆ หรือการเปลี่ยนแปลงขั้นตอนการทำงานมักจบลงโดยไม่ได้คำตอบที่ชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่เปลี่ยนแปลงไป ไม่ว่าธุรกิจของคุณจะเป็นอย่างไรก็ตาม แต่หากใช้ DMAIC ซึ่งเป็นแนวทางที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลที่มีวัตถุประสงค์และขั้นตอนที่กำหนดไว้ชัดเจน และออกแบบมาเพื่อประเมินว่าการเปลี่ยนแปลงกระบวนการเป็นไปในทางบวกหรือไม่โดยดูตามความเป็นจริง แนวทางนี้จะทำให้คุณอยู่ในตำแหน่งที่ดีกว่าในการประเมินความคืบหน้าที่วัดได้ ไม่ว่าจะเป็นการระบุถึงสาเหตุที่แท้จริงของปัญหาหรือผลกระทบที่แท้จริงจากการทดลอง DMAIC จะช่วยให้คุณมีข้อมูลเพื่อดำเนินการดังกล่าวนี้

DMAIC จะมอบกรอบการทำงานที่ได้มาตรฐานและมีโครงสร้างเพื่อดำเนินการเปลี่ยนแปลง และแนวทาง 5 ขั้นตอนที่ชัดเจนจะช่วยให้ทุกคนไม่พลาดข้อมูลในทุกขั้นตอนของกระบวนการ ซึ่งกรอบการทำงานนี้จะช่วยให้คุณจัดทำเอกสารประกอบเพื่อสรุปการตัดสินใจและความคืบหน้าทั้งหมดได้ ดังนั้นคุณจึงดำเนินการจากขั้นตอนหนึ่งไปยังอีกขั้นตอนหนึ่งได้อย่างราบรื่น และด้วยกระบวนการที่ชัดเจน คุณจะสามารถช่วยแนะนำทีมของคุณในแง่ของวัตถุประสงค์ปัจจุบันของทีมและเป้าหมายของทีมได้

สิ่งที่ดีที่สุดอย่างหนึ่งของ DMAIC ก็คือกระบวนการที่สามารถทำซ้ำได้ในระดับสูง ซึ่งออกแบบมาเพื่อดำเนินการอย่างต่อเนื่อง ขั้นตอนการควบคุมของกระบวนการ DMAIC จำเป็นต้องให้เจ้าของกระบวนการดำเนินการตรวจสอบผลกระทบของการเพิ่มประสิทธิภาพอย่างต่อเนื่อง เมื่อมีแผนตรวจสอบข้อมูลแล้ว ข้อมูลของกระบวนการใหม่จะกลายเป็นพื้นฐานสำหรับขั้นตอนการวัดใหม่ไปเอง คุณสามารถปรับแผนรับมือให้เข้ากับกระบวนการ DMAIC ใหม่ได้ในกรณีที่การปรับปรุงครั้งแรกๆ ไม่สามารถรักษาประสิทธิภาพไว้ได้ ดังนั้นระเบียบวิธี DMAIC จึงสามารถระบุปัญหาหรือผลกระทบต่อประสิทธิภาพได้อย่างต่อเนื่อง โดยใช้วิธีการเพื่อกำหนดเป้าหมายเป็นปัญหาเหล่านั้นทันที

และด้วยวิธีนี้ กรอบการทำงาน DMAIC จะมอบแนวทางที่มีโครงสร้าง ซึ่งสามารถให้คำแนะนำแก่องค์กรของคุณในการเพิ่มประสิทธิภาพเพิ่มเติมแบบซ้ำๆ ได้ตลอดทั้งกระบวนการทางธุรกิจ ไม่ว่าคุณจะอยู่ในส่วนงานใด หรือทีมหรือองค์กรของคุณมีขนาดเท่าใด แนวทางนี้ก็เป็นวิธีการที่ผ่านการทดสอบแล้วเพื่อผลักดันให้เกิดการปรับปรุงประสิทธิภาพอย่างต่อเนื่อง

คุณควรใช้ DMAIC เมื่อไร

ดังที่ได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ การปรับเปลี่ยน DMAIC ที่พบได้บ่อยก็คือการเพิ่มขั้นตอนการจดจำ ซึ่งเป็นช่วงเวลาในการระบุว่าปัญหาเหมาะสำหรับ DMAIC หรือไม่ เหตุผลที่ต้องมีขั้นตอนนี้ก็คือ DMAIC เป็นกระบวนการที่ต้องการความสอดคล้องและความพยายามในระดับสูง รวมถึงเวลาในการทำความเข้าใจด้วย องค์กรต้องปรับใช้และดำเนินการตาม DMAIC เพื่อดูว่า DMAIC จะได้ผลดีที่สุดสำหรับทีม อุตสาหกรรม และวัฒนธรรมองค์กรอย่างไร ในขณะเดียวกัน องค์กรก็ต้องพิจารณาว่าจะจัดสรรทรัพยากรได้ดีที่สุดที่ส่วนใด กล่าวคือ ต้องดูว่ากระบวนการหรือทีมใดจะได้รับประโยชน์สูงสุดจาก DMAIC

ด้วยเหตุนี้ คุณจึงไม่จำเป็นต้องเลือกใช้ DMAIC กับทุกประเด็นปัญหาที่เกิดขึ้น โดยหากคุณระบุปัญหาของกระบวนการได้และมีวิธีการแก้ไขปัญหาแบบเรียบง่ายที่มีข้อมูลที่น่าสนใจสนับสนุนอยู่ คุณอาจไม่จำเป็นต้องใช้กระบวนการ DMAIC อย่างเต็มรูปแบบ

อย่างไรก็ตาม DMAIC จะเป็นแนวทางที่ดีกว่า เมื่อปัญหาของกระบวนการมีความซับซ้อนหรือมีความเสี่ยงสูง ซึ่งอาจเป็นเวลาที่ไม่อาจยอมให้ประสิทธิภาพลดลงได้ แม้ว่าค่าใช้จ่ายทรัพยากรจะสูงขึ้น แต่ DMAIC จะรับรองว่ามีการปฏิบัติตามขั้นตอนและไม่มีการข้ามขั้นตอนสำคัญ ซึ่งจะช่วยเพิ่มโอกาสในการนำมาใช้งานให้ประสบผลสำเร็จ

การปรับปรุงกระบวนการด้วย DMAIC

การดำเนินโครงการ DMAIC เป็นครั้งแรกอาจเป็นเรื่องที่ท้าทาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งในกรณีที่องค์กรพบปัญหาสำคัญที่ต้องแก้ไข สิ่งสำคัญที่ต้องทำความเข้าใจเกี่ยวกับ DMAIC ก็คือแนวทางนี้ไม่ใช่วิธีปฏิบัติที่ดีที่สุดซึ่งพร้อมใช้งานทันทีสำหรับองค์กรหรือธุรกิจของคุณ หากแต่เป็นกระบวนการค้นหาที่ช่วยให้คุณพบวิธีปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับทีมและองค์กรของคุณโดยผ่านการทำซ้ำและการปรับปรุงเพิ่มเติม แม้ว่าองค์กรจะไม่จำเป็นต้องใช้ DMAIC กับทุกปัญหาที่เผชิญ แต่การเริ่มนำแนวทางนี้เข้ามาใช้ก็อาจเป็นจุดเริ่มต้นให้เกิดการเปลี่ยนแปลงและการปรับปรุงกระบวนการขึ้นอย่างแท้จริงได้ ซึ่งจะนำไปสู่ความสำเร็จที่วัดได้สำหรับบริษัทของคุณในท้ายที่สุด