โฟลว์ชาร์ตคืออะไรและนำไปใช้อย่างไร

โฟลว์ชาร์ตสามารถเปลี่ยนขั้นตอนการทำงานที่ซับซ้อนให้กลายเป็นภาพที่แยกย่อยได้ ซึ่งเน้นให้เห็นถึงคอขวดและการขาดประสิทธิภาพ

โฟลว์ชาร์ตคืออะไร

โฟลว์ชาร์ตเป็นแผนภาพซึ่งโดยทั่วไปจะแสดงกระบวนการ ระบบ หรืออัลกอริทึมของคอมพิวเตอร์ และมักจะใช้เพื่อบันทึก วางแผน ปรับแต่ง หรือแสดงภาพขั้นตอนการทำงานแบบหลายขั้นตอน การทำโฟลว์ชาร์ตช่วยกำหนดวัตถุประสงค์และขอบเขตของขั้นตอนการทำงานและระบุงานที่จำเป็นตามลำดับเวลาได้ แนวคิดดังกล่าวได้รับการบันทึกเป็นครั้งแรกในปี ค.ศ. 1921 เมื่อ Frank และ Lilian Gilbreth นำเสนอกราฟแสดงขั้นตอนการทำงานด้วยภาพให้สมาคมวิศวกรเครื่องกลแห่งอเมริกา (ASME) ดู โฟลว์ชาร์ตเป็นที่นิยมมากขึ้นตลอดช่วงปี ค.ศ. 1920 และ 1930 โดยมี Art Spinanger และ Ben S. Graham ที่กลายเป็นผู้นำระบบมาปรับใช้งานได้อย่างโดดเด่น ASME ได้นำระบบชุดสัญลักษณ์มาใช้กับกราฟแสดงขั้นตอนการทำงานในปี ค.ศ. 1947 โดยการต่อยอดงานของ Gilbreths ในปี ค.ศ. 1949 เริ่มมีการใช้โฟลว์ชาร์ตในการวางแผนโปรแกรมคอมพิวเตอร์ แม้ว่าตอนนี้จะใช้รหัสเทียมกันโดยทั่วไป แต่โฟลว์ชาร์ตยังคงเป็นเครื่องมือเพิ่มความสามารถในการทำงานที่เป็นที่นิยมและมีประสิทธิภาพอยู่

โฟลว์ชาร์ตที่เรารู้จักกันในปัจจุบันนี้ใช้รูปทรงที่แตกต่างกันเพื่อแสดงลักษณะเฉพาะของขั้นตอนการทำงาน และใช้ลูกศรหรือเส้นแสดงขั้นตอน เพื่ออธิบายลำดับงานทีละขั้นตอน การออกแบบโฟลว์ชาร์ตเหล่านี้สามารถทำได้ตั้งแต่การใช้มือวาดแบบไม่ซับซ้อน ไปจนถึงการใช้คอมพิวเตอร์ในการสร้างรูปแบบที่ซับซ้อน ทั้งนี้ ขึ้นอยู่กับความต้องการของผู้ใช้

รูปร่างที่แตกต่างกันของโฟลว์ชาร์ตแสดงถึงอะไร

หากคุณเคยเห็นตัวอย่างโฟลว์ชาร์ตมาก่อน คุณอาจสังเกตเห็นรูปทรงต่างๆ ที่ใช้ในโฟลว์ชาร์ต แม้ว่ารูปทรงเหล่านี้จะดูเหมือนไม่มีกฎเกณฑ์ใดๆ แต่อันที่จริงแล้วเป็นรูปทรงที่แสดงถึงกระบวนการที่กำหนดไว้ล่วงหน้าและกระบวนการย่อยต่างๆ แผนภาพโฟลว์ชาร์ตโดยละเอียดโดยเฉพาะอย่างยิ่งที่ใช้สำหรับการเขียนโปรแกรมคอมพิวเตอร์จะใช้สัญลักษณ์หลากหลายรูปแบบ ในขณะที่แผนภาพที่เรียบง่ายกว่ามักต้องการเพียงรูปทรงที่หลากหลาย ต่อไปนี้คือสัญลักษณ์บางอย่างในโฟลว์ชาร์ตที่คุณอาจพบบ่อยที่สุด

  • สัญลักษณ์แสดงกระบวนการหรือการดำเนินการ: สัญลักษณ์นี้ใช้สี่เหลี่ยมผืนผ้าและแสดงถึงขั้นตอนในกระบวนการ เป็นรูปทรงในโฟลว์ชาร์ตใช้กันมากที่สุด
  • สัญลักษณ์เริ่มต้น/สิ้นสุดหรือตัวระบุการสิ้นสุด: สัญลักษณ์นี้เป็นรูปสี่เหลี่ยมผืนผ้าที่มีขอบโค้งมนที่ปรากฏที่จุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของโฟลว์ชาร์ต
  • สัญลักษณ์การตัดสินใจ: สัญลักษณ์รูปเพชรซึ่งระบุถึงคำถามที่ต้องตอบ โดยทั่วไปจะเป็นคำตอบว่า ใช่/ไม่ใช่ หรือ จริง/เท็จ จากนั้น โฟลว์ชาร์ตจะแยกออกเป็นสาขาต่างๆ ซึ่งกำหนดทิศทางที่ไม่ซ้ำกันสำหรับแต่ละคำตอบ
  • สัญลักษณ์ข้อมูลหรือข้อมูลเข้า/ข้อมูลออก: สัญลักษณ์รูปสี่เหลี่ยมด้านขนานที่แสดงถึงข้อมูลที่นำเข้าหรือนำออกจากกระบวนการ เช่น ทรัพยากรที่ใช้หรือที่สร้างขึ้น

ในขณะที่คุณจะเห็นได้ว่าแม่แบบโฟลว์ชาร์ตส่วนใหญ่เป็นไปตามมาตรฐานสัญลักษณ์ที่กำหนดไว้ แต่ก็ไม่จำเป็นต้องทำตามกฎเหล่านี้หากคุณกำลังทำแผนภาพแสดงแผนผังกระบวนการของคุณเอง โดยเฉพาะอย่างยิ่งในกรณีที่เพียงแค่จัดทำเอกสารไว้ใช้เองหรือให้ทีมภายในใช้ สิ่งสำคัญที่สุดคือความเข้าใจของผู้ใช้เป้าหมาย หากมีการใช้สัญลักษณ์ที่ไม่ใช่แบบที่ใช้กันโดยทั่วไป วิธีที่ดีที่สุดคือสัญลักษณ์เหล่านั้นยังคงต้องมีความงสอดคล้องกันเพื่อไม่ให้เกิดความสับสน

ฉันจะใช้โฟลว์ชาร์ตได้อย่างไร

โฟลว์ชาร์ตเป็นเครื่องมืออเนกประสงค์ที่มีกรณีการใช้งานที่หลากหลาย โดยทั่วไปแล้ว จะมีการใช้แผนภาพแสดงขั้นตอนการทำงานเพื่อ:

ลดความซับซ้อนและแสดงภาพของระบบและแนวคิดที่ซับซ้อน

รูปทรง สี และเส้นแสดงทิศทางของโฟลว์ชาร์ต ทำให้เข้าถึงได้ง่ายกว่าแผงข้อความที่ไม่น่าดู ซึ่งมักจะมาพร้อมกับการประเมินกระบวนการทางธุรกิจทั่วไป การแยกย่อยขั้นตอนการทำงานและแนวคิดออกเป็นส่วนเล็กๆ ทำให้จัดการงานการวิเคราะห์กระบวนการได้มากขึ้นและมองเห็นภาพรวมที่ใหญ่ขึ้นได้ง่ายกว่าเดิมมาก

บันทึก ร่าง และกำหนดมาตรฐานกระบวนการ เพื่อสร้างมุมมองร่วมกัน

เมื่อทำงานกับทีม การมุ่งเน้นเฉพาะแง่มุมของกระบวนการที่คุณรับผิดชอบโดยตรงจะเป็นเรื่องง่าย การทำงานร่วมกันในการฝึกทำโฟลว์ชาร์ตช่วยทำลายการทำงานแบบไซโลได้โดยการสนับสนุนเป้าหมายที่ใหญ่กว่าที่ทีมกำลังช่วยกันทำงานเพื่อให้เสร็จลุล่วง การทำให้ทุกคนมั่นใจว่าสามารถมองปัญหาจากมุมมองเดียวกันจะช่วยให้ทีมของคุณร่วมกันเพื่อหาทางแก้ไขปัญหาได้สำเร็จ

จัดระเบียบทีม ระบุความซ้ำซ้อน และทำงานร่วมกัน เพื่อปรับปรุงกระบวนการ

ในบางครั้ง การมีภาพที่แสดงถึงงานที่ต้องทำและการเห็นว่าใครต้องทำงานดังกล่าวสามารถช่วยระบุปัญหาในกระบวนการได้ทันที คุณอาจเห็นว่าสมาชิกในทีมของคุณมีงานหรือเวลาว่างมากเกินไปซึ่งควรมีการจัดสรรได้ดีขึ้น การสรุปวัตถุประสงค์ของแต่ละส่วนของกระบวนการอย่างรอบคอบจะทำให้คุณเห็นว่าองค์ประกอบใดที่จำเป็นอย่างแท้จริง และองค์ประกอบใดที่ควรปรับให้เหมาะสมได้ดีกว่าเดิม

ติดตามความคืบหน้าได้อย่างรวดเร็วจากแหล่งข้อมูลที่เป็นข้อเท็จจริงเพียงแหล่งเดียวที่อยู่ในจุดที่เป็นส่วนกลางจุดเดียว

โฟลว์ชาร์ตมักเป็นเอกสารที่คุณจะย้อนกลับมาอ้างถึงตลอดขั้นตอนการทำงานในระยะต่างๆ ของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง โฟลว์ชาร์ตที่ละเอียดและซับซ้อน การรู้ว่าคุณมีเอกสารหลักหนึ่งฉบับพร้อมรายละเอียดที่ระบุไว้อย่างครบถ้วนและสามารถติดตามการผลิตได้ทุกขั้นตอน จะเป็นสิ่งที่มีค่าทั้งในระหว่างการผลิตและในขณะที่มีการวิเคราะห์กระบวนการเมื่อเสร็จสิ้น การใช้โฟลว์ชาร์ตแสดงกระบวนการเป็นเครื่องมือติดตามและประเมินผลจะช่วยให้มั่นใจได้ว่ากระบวนการของคุณยังคงราบรื่น เนื่องจากคุณมีความตระหนักมากขึ้นเกี่ยวกับส่วนต่างๆ ที่ดำเนินไป และลักษณะของขั้นตอนการทำงานที่มีแนวโน้มว่าจะเกิดข้อผิดพลาด

แม้จะมีการใช้โฟลว์ชาร์ตอย่างแพร่หลาย แต่ยังมีหลายกรณีที่จำเป็นต้องมีโฟลว์ชาร์ตประเภทที่เฉพาะเจาะจงมากขึ้น แผนภาพแบบแยกกลุ่มงาน (Swim Lane) หรือแบบข้ามสายงานจะเน้นขั้นตอนการทำงานโดยการจัดกลุ่มกระบวนการต่างๆ ไว้ในแถวที่แบ่งเป็นหมวดหมู่ โดยมักจะแบ่งแถวเหล่านี้ตามบทบาท แผนก หรือระยะของกระบวนการ ซึ่งจะเห็นภาพว่าเป็นการสร้างโฟลว์ชาร์ตให้มีส่วนย่อยคล้ายกับที่พบในสระว่ายน้ำตามการเรียกชื่อแผนภาพ ทั้งนี้ ไม่จำเป็นต้องใช้แผนภาพแบบแยกกลุ่มงานเสมอไป แต่แผนภาพแบบนี้จะมีประโยชน์อย่างมากเมื่อต้องการเปรียบเทียบความต้องการของส่วนต่างๆ ในขั้นตอนการทำงานอย่างรวดเร็ว หรืออาจใช้แผนภาพกระแสข้อมูลที่ต่างจากโฟลว์ชาร์ตทั่วไปในลักษณะที่ไม่มีกฎในการตัดสินใจ การวนรอบ หรือขั้นตอนการควบคุม แผนภาพแบบนี้จะมุ่งเน้นเฉพาะการไหลของข้อมูลภายในระบบเท่านั้น โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ที่มาของข้อมูล ปลายทางของข้อมูล และวิธีการจัดเก็บข้อมูล

โฟลว์ชาร์ตอีกประเภทหนึ่งที่มีความแตกต่างอย่างชัดเจน คือแบบจำลองและสัญลักษณ์แสดงกระบวนการทางธุรกิจ (Business Process Model and Notation: BPMN) ซึ่งเป็นมาตรฐานในการกำหนดมุมมองแบบกราฟิกของขั้นตอนการทำงานทางธุรกิจ ซึ่งได้กลายเป็นภาษาการสร้างแบบจำลองภาพที่ได้รับการยอมรับสำหรับการวิเคราะห์ธุรกิจ รวมถึงมีแบบแผนและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่ต้องปฏิบัติตาม แม้ว่า BPMN จะอิงตามเทคนิคการสร้างโฟลว์ชาร์ตที่คุ้นเคย แต่จะสนับสนุนเฉพาะแนวคิดในการสร้างแบบจำลองที่ใช้กับกระบวนการทางธุรกิจเท่านั้น และไม่ได้มีไว้สำหรับการใช้งานอื่นๆ

แม้ว่าโฟลว์ชาร์ตจะมีหลายรูปแบบ แต่ก็ไม่ใช่วิธีเดียวที่ใช้ในการแสดงภาพข้อมูล หากพิจารณาอย่างรวดเร็ว จะเห็นว่าแผนภาพอาจดูเหมือนโฟลว์ชาร์ต เนื่องจากมีรูปทรงหรือเส้นแสดงขั้นตอนการทำงานที่คล้ายกัน แต่อันที่จริงแล้วแผนภาพแตกต่างจากโฟลว์ชาร์ตเป็นอย่างมาก สำหรับกรณีการใช้งานเฉพาะ อาจเลือกใช้แผนภาพที่มีลักษณะเฉพาะแทน เช่น แผนภาพต้นไม้เพื่อการตัดสินใจ (Decision Tree) แผนผังความคิด (Mind Map) เส้นลำดับเวลา (Timeline) หรือแผนภูมิก้างปลา (Fishbone Diagram) เป็นต้น

ฉันจะสร้างโฟลว์ชาร์ตได้อย่างไร

การสร้างโฟลว์ชาร์ตอาจทำแบบง่ายหรือแบบซับซ้อนได้ตามที่คุณต้องการ คุณอาจร่างกระบวนการทางเทคนิคด้วยซอฟต์แวร์ที่ออกแบบมาเฉพาะเพื่อให้สอดคล้องตามมาตรฐานอุตสาหกรรม หรือเริ่มต้นเขียนลายเส้นรูปทรงที่เชื่อมต่อกันด้วยลูกศรบนเศษกระดาษ คุณเป็นคนเลือกเองทั้งหมด หากคุณพยายามร่างกระบวนการทางธุรกิจหรือประสานงานภายในทีมของคุณ คุณอาจต้องการพิจารณาตัวเลือกที่สามารถจัดเก็บและแบ่งปันข้อมูลได้ง่าย ในการดำเนินการดังกล่าว ซอฟต์แวร์สร้างโฟลว์ชาร์ตเฉพาะ เช่น Lucidchart อาจเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมเพื่อช่วยให้คุณและทีมของคุณมองเห็นกระบวนการที่ซับซ้อน และเข้าใจขั้นตอนการทำงานที่ซับซ้อนได้อย่างชัดเจน

Lucidchart สร้างโฟลว์ชาร์ต แผนผังความคิด แผนภูมิองค์กร และแผนภาพทางเทคนิคและภาพอื่นๆ จำนวนมาก ซึ่งช่วยให้คุณสามารถร่างกระบวนการและสรุปภาพรวมที่ชัดเจนขององค์กรในทีมของคุณได้ทันที การรวม Lucidchart เข้ากับ Dropbox Paper ช่วยให้คุณสามารถดูตัวอย่างเอกสาร Lucidchart ใน Paper ได้อย่างราบรื่น และแบ่งปันข้อมูลกับผู้ที่ทำงานร่วมกันได้อย่างง่ายดาย คุณเพียงแค่วางลิงก์เผยแพร่ Lucidchart ลงในเอกสาร Paper และ Dropbox Paper จะสร้างภาพตัวอย่างโดยอัตโนมัติ โดยไม่จำเป็นต้องมีการตั้งค่า ซึ่งหมายความว่าสมาชิกในทีมของคุณสามารถแสดงความคิดเห็นและเปลี่ยนแปลงเอกสารที่ใช้ร่วมกันได้แบบเรียลไทม์ ในขณะเดียวกันก็มั่นใจได้ว่าทุกคนกำลังดูไฟล์เวอร์ชันล่าสุด แม้แต่การร่างกระบวนการที่ซับซ้อนยังสามารถทำได้ง่ายขึ้นอย่างมาก โดยการแบ่งปันโครงร่างโฟลว์ชาร์ตกับทุกคนที่มีส่วนร่วมในกระบวนการเพื่อให้แน่ใจว่าไม่พลาดรายละเอียดใดๆ

โฟลว์ชาร์ตมีประวัติอันยาวนานและเป็นเครื่องมือที่ใช้ได้ตลอดกาลสำหรับการประเมินระบบทุกประเภท หากคุณเคยพบปัญหาเกี่ยวกับกระบวนการ ให้พิจารณาการจัดทำผังแสดงภาพขั้นตอนการทำงานของคุณ วิธีแก้ปัญหาอาจอยู่ตรงหน้าคุณมาตั้งแต่ต้น