หลากหลายวิธีการสแกนเอกสาร ที่คุณอาจไม่เคยรู้

ไม่ว่าคุณจะเป็นคนทำงานอิสระยุคดิจิทัลหรือผู้เชี่ยวชาญด้านแทคโนโลยีตัวแม่ การเปลี่ยนเอกสารบนโต๊ะของคุณให้มาอยู่บนเดสก์ท็อปหรือโทรศัพท์มือถือเป็นเรื่องสำคัญ นี่คือคำแนะนำโดยย่อเกี่ยวกับวิธีการทั่วไปในการสแกนเอกสารที่มีคุณภาพสูง

ฉันควรใช้เครื่องสแกนเมื่อใด

ทุกวันนี้ไฟล์และเอกสารของเราจำนวนมากเป็นแบบดิจิทัล ดังนั้นการสแกนเอกสารจึงเป็นสิ่งจำเป็น ผู้คนต้องการสแกนเอกสารจำนวนมากเพื่อเก็บไว้ ซึ่งรวมถึง:

  • รูปถ่ายส่วนบุคคลที่อัดภาพบนกระดาษ
  • บันทึกย่อที่เขียนด้วยลายมือ
  • เอกสารทางการเงินทางการแพทย์
  • ใบเสร็จรับเงินส่วนบุคคลหรือที่เกี่ยวข้องกับงาน
  • สัญญาและใบแจ้งหนี้
  • รูปถ่ายและบัตรประจำตัว
  • คลิปนิตยสารและหนังสือพิมพ์
  • ภาพร่างและพิมพ์เขียว

ทั้งหมดนี้ยังคงเป็นที่ต้องการอย่างมาก ไม่ว่าจะเป็นในชีวิตส่วนตัวของคุณหรือสำหรับคนทำงานธุรการมืออาชีพ โซลูชันที่ทันสมัยทำให้การสแกนเอกสารเร็วขึ้น คล่องตัวขึ้น และง่ายกว่าวิธีเดิมๆ ที่คุณอาจยังคงจำได้

การใช้เครื่องถ่ายเอกสารเพื่อสแกน

เครื่องพิมพ์ที่ไม่ใช่รุ่นโบราณมักเป็นเครื่องสแกนด้วย และรุ่นที่ทันสมัยจะช่วยให้คุณส่งอีเมลเอกสารที่สแกนถึงตัวคุณเองได้จากเครื่องโดยตรง ถ้าคุณต้องการสแกนเอกสารในที่ทำงาน หรือเข้าใช้งานเครื่องพิมพ์หรือเครื่องถ่ายเอกสารที่ห้องสมุดในพื้นที่ เครื่องดังกล่าวทำให้การสแกนที่มีคุณภาพสูงเป็นเรื่องไม่ซับซ้อนและมักจะใช้งานง่าย แม้ว่าจะมีราคาแพงก็ตาม โดยสามารถสแกนเพิ่มได้หลายหน้าอย่างรวดเร็ว และแม้ว่าคุณจะมีเครื่องดังกล่าวที่บ้าน แต่ก็ไม่ได้เป็นทางออกที่ดีที่สุดสำหรับการสแกนเอกสารเพราะอาจใช้เวลานานและไม่มีประสิทธิภาพ

ขั้นตอนต่างๆ อาจแตกต่างกันไปในแต่ละรุ่น: บางรุ่นจะสแกนและส่งไปยังคอมพิวเตอร์ที่เชื่อมต่ออยู่ เครื่องพิมพ์หรือเครื่องถ่ายเอกสารรุ่นอื่นๆ ที่ทันสมัยกว่าจะช่วยให้คุณเลือกขนาด โหมดสี หรือประเภทไฟล์ได้ จากนั้นให้คุณเลือกผู้ใช้ที่เชื่อมต่อกับเครื่องหรือที่อยู่อีเมลที่ไม่ซ้ำกันซึ่งคุณต้องการให้ส่งไฟล์ไป การสแกนมักจะส่งจากเครื่องถ่ายเอกสารเป็นไฟล์ PDF แต่ขึ้นอยู่กับเครื่องถ่ายเอกสารดังกล่าว คุณอาจมีตัวเลือกไฟล์ประเภทอื่น เช่น JPEG หรือ PNG

การใช้เครื่องสแกน

ถ้าคุณมีเครื่องสแกนที่บ้านเป็นการเฉพาะ การสแกนเอกสารจะเป็นเรื่องง่าย อย่างไรก็ตาม คุณอาจไม่มีตัวเลือกในการสแกนไปยังอีเมลหรือส่งเป็นไฟล์ PDF ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับรุ่นของเครื่องสแกนที่คุณมี ถ้าคุณซื้อเครื่องสแกนแบบใช้ที่บ้าน คุณอาจต้องกำหนดค่าบางอย่างจากการตั้งค่าเริ่มต้นเพื่อให้แน่ใจว่าคุณสแกนด้วยความละเอียดและโหมดสีที่ถูกต้อง

คุณอาจต้องเสียเวลาไปกับการตั้งค่าเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่สมบูรณ์แบบ ขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณกำลังสแกน การสแกนตัวอักษรทั่วไปหรือเอกสารขนาดทั่วไปทำได้ค่อนข้างง่าย แต่ถ้าคุณสแกนงานศิลปะ ขนาดอาจจะใหญ่เกินไปที่จะพอดีกับการสแกนหรือการจับคู่สีอาจไม่แม่นยำพอ

หลากหลายวิธีการสแกนเอกสาร ที่คุณอาจไม่เคยรู้บน iPhone หรือ Android

การสแกนไปยังพีซีก็เป็นเรื่องหนึ่ง แต่ถ้าคุณทำงานที่บ้านแล้วกลับไปทำงานตามปกติ หรือไม่อยากเสียเงินไปกับเครื่องสแกนที่อาจไม่ได้ใช้งานบ่อยนัก การสแกนด้วยโทรศัพท์มือถือเป็นทางเลือกที่ง่ายและประหยัดค่าใช้จ่ายในการสแกนเอกสารจริงให้เป็นไฟล์ที่อ่านได้อย่างรวดเร็ว แทนที่จะต้องรวบรวมเอกสารของคุณอย่างระมัดระวังและวิ่งไปที่เครื่องถ่ายเอกสาร คุณสามารถถ่ายภาพง่ายๆ โดยใช้อุปกรณ์เคลื่อนที่ของคุณ แอปพลิเคชันสแกนเอกสารสามารถแปลงภาพให้เป็นการสแกนที่มีคุณภาพสูงซึ่งสามารถส่งเป็นไฟล์ PDF, PNG หรือไฟล์ประเภทใดก็ได้ที่คุณต้องการไปยังอีเมลของคุณ ซึ่งเป็นการเปิดโลกสู่วิธีการใหม่ๆ เพื่อใช้การสแกนเอกสารในชีวิตประจำวันของคุณโดยไม่ต้องเดินทางไปห้องสมุดหรือโฮมออฟฟิศ

ยกตัวอย่างเช่น แอปเครื่องสแกนเอกสารของ Dropbox ช่วยให้คุณจัดเก็บเอกสารที่สแกนใดๆ ได้โดยอัตโนมัติในบัญชี Dropbox ของคุณ โดยพร้อมใช้งานได้ทันทีทั้งบนเดสก์ท็อปและอุปกรณ์เคลื่อนที่ของคุณ ถ้าคุณกำลังทำคอลเลกชันภาพครอบครัวแบบดิจิทัล คุณเพียงแตะไม่กี่ปุ่มบนโทรศัพท์ของคุณเพื่อเปลี่ยนรูปถ่ายจริงให้เป็นภาพสแกนที่มีคุณภาพเหมือนต้นแบบโดยจัดเก็บไว้ในคอลเลกชันภาพถ่ายดิจิทัลของคุณ ถ้าคุณกังวลเกี่ยวกับการจัดระเบียบเอกสารที่สแกนด้วยโทรศัพท์มือถือของคุณ แอปเครื่องสแกนเอกสารของเรายังใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยี OCR ได้อีกด้วย โดยที่ OCR จะแปลงข้อความที่สแกนเป็นข้อมูลตัวอักษรที่สามารถค้นหาได้ ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถระบุเอกสารใดๆ ที่คุณสแกนด้วยการค้นหาโดยใช้คำสำคัญคำเดียวในบัญชี Dropbox ของคุณได้

ประโยชน์จากการสแกนด้วยโทรศัพท์มือถือ

การสแกนด้วยโทรศัพท์มือถือช่วยให้คุณเพลิดเพลินไปกับความสะดวกสบายของเครื่องสแกนโดยไม่ต้องซื้ออุปกรณ์ใดๆ แอปเครื่องสแกนของ Dropbox ใช้เทคโนโลยีที่ชาญฉลาดเพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารของคุณจะดูดีบนอุปกรณ์ของคุณเช่นเดียวกับบนกระดาษ นอกจากนี้ คุณไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับเรื่องเอกสารหายหรือเสียหายอีกต่อไป เพียงแค่ดึงโทรศัพท์ของคุณออกจากกระเป๋าและสแกนโดยใช้เวลาไม่กี่วินาที

การใช้การสแกนแบบ OCR

ในแอปเครื่องสแกนของ Dropbox การแปลงไฟล์ภาพให้เป้นข้อความตัวอักษร หรือ Optical Character Recognition ยังเปลี่ยนภาพจากอุปกรณ์เคลื่อนที่ของคุณให้เป็นข้อความที่ค้นหาได้ โดยการแยกสำเนาจากภาพของคุณ ซึ่งทำให้คุณสามารถค้นหาคำสำคัญจากเอกสารที่สแกนเพื่อหาเอกสารใน Dropbox ได้ ดังนั้น ถ้าคุณเคยอัปโหลดใบแจ้งยอดของธนาคารที่มีวันที่พิมพ์อยู่ตรงมุม คุณจะพบเอกสารของคุณได้อย่างรวดเร็วเพียงแค่ค้นหาจากวันที่เท่านั้น คุณสามารถกำจัดเอกสารจริงได้โดยการแปลงเอกสารกระดาษให้เป็นไฟล์ PDF ได้อย่างง่ายดาย รวมถึงหาและค้นหาเอกสารดังกล่าวได้ไม่ยาก หรือคุณสามารถเปลี่ยนแอปบันทึกย่อที่ใช้สำหรับการถอดความเป็นแอปเครื่องสแกนได้โดยใช้ OCR ซึ่งทำให้เอกสารและบันทึกย่ออยู่ในรูปแบบดิจิทัลได้ด้วยการสแกนแบบแตะครั้งเดียวได้ในทันที

วิธีการรับประกันการสแกนที่มีคุณภาพสูง

ไม่ว่าคุณจะใช้วิธีการสแกนแบบใด ต้องแน่ใจว่าเอกสารของคุณอยู่ในสภาพดีที่สุดสำหรับการสแกนที่คมชัดและชัดเจน:

  • พยายามตรวจสอบให้มั่นใจว่าเอกสารของคุณไม่ยับหรือพับอยู่
  • ต้องแน่ใจว่ารายละเอียดไม่จางหายไป
  • ฉากหลังต้องไม่รกขณะที่ใช้โทรศัพท์สแกน

ถ้าคุณเลือกเครื่องสแกนสำเนาที่ไม่มี OCR คุณอาจต้องระวังเรื่องความละเอียดที่วัดค่าเป็น DPI หรือจุดต่อนิ้ว:

  • สำหรับรูปภาพ ให้ใช้ความละเอียดที่สูงขึ้นหรือแม้แต่ความละเอียดสูงถึง 600 dpi ที่ไม่มีการสูญเสียข้อมูล
  • สำหรับเอกสารเฉดสีเทาธรรมดา ให้ใช้ความละเอียด 300 dpi เพื่อให้แน่ใจว่าอ่านง่ายและมีขนาดไฟล์เล็ก

ซอฟต์แวร์แก้ไขภาพจะช่วยแก้ไขปัญหาใดๆ ที่เกิดขึ้นกับเอกสารที่สแกนของคุณได้ แต่จะดีกว่าถ้าเริ่มต้นดีตั้งแต่แรก

สำรองข้อมูลเอกสารที่สแกนของคุณ

การแชร์รูปภาพทางออนไลน์หรือการเก็บรูปภาพไว้ในบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์จะช่วยให้ภาพที่สแกนไม่หายไปกับฮาร์ดดิสก์ของคุณหรือถูกลบโดยไม่ตั้งใจ นอกจากนี้ ยังเหมาะสำหรับเอกสารส่วนตัว เช่น ใบแจ้งยอดของธนาคาร ซึ่งคุณอาจต้องการสแกนและเก็บเป็นเวอร์ชันดิจิทัล