วิธีการลงนามในเอกสาร PDF และขอ e-Signature แบบออนไลน์

คุณไม่จำเป็นต้องใช้กระดาษจริงเพื่อขอลายเซ็นที่มีผลผูกพันทางกฎหมายอีกต่อไป ปรับปรุงขั้นตอนการเซ็นสัญญาของคุณและลูกค้าด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์คืออะไร

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์หมายความตามชื่อเรียก กล่าวคือ เป็นเวอร์ชันดิจิทัลของลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือของคุณ เมื่อแบบฟอร์ม PDF จำเป็นต้องมีการลงนาม คุณจะเห็นช่องลายเซ็นต์ที่มีการไฮไลท์เป็นพื้นที่ที่คุณสามารถแก้ไขได้เพื่อเพิ่มข้อความและลงนาม คุณอาจเห็นว่ามีการใช้คำว่า "ลายเซ็นดิจิทัล" และลายเซ็นต์ "อิเล็กทรอนิกส์" แทนกัน แต่จริงๆ แล้วสองคำนี้ไม่เหมือนกัน เมื่อพูดถึงวิธีการลงนามในเอกสาร PDF แบบดิจิทัลแล้ว จะมีสองวิธีดังต่อไปนี้

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

ตามกฎหมายเกี่ยวกับ E-Sign ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มีผลผูกพันเทียบเท่ากับลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือของคุณ ซึ่งถือว่าคุณยินยอมตามข้อกำหนดที่ระบุไว้ในเอกสารที่คุณกำลังลงนาม หรือเรียกอีกอย่างว่า e-Signature ซึ่งเป็นภาพลายเซ็นของคุณที่วางอยู่บนเอกสารแบบดิจิทัล และไม่สามารถระบุว่าลายเซ็นดังกล่าวไม่ถูกต้องโดยใช้เหตุผลที่ว่าไม่ใช่ลายเซ็นจริง

ลายเซ็นดิจิทัล

ลายเซ็นดิจิทัลได้รับการเข้ารหัสและออกแบบมาเพื่อตอบโต้การแก้ไขดัดแปลงที่อาจเกิดขึ้น เมื่อลงนามในเอกสารด้วยลายเซ็นดิจิทัล อัลกอริทึมจะทำงานเพื่อสร้าง "แฮช" ซึ่งแฮชนี้มีลักษณะเฉพาะสำหรับเอกสารที่คุณกำลังลงนามในขณะนั้นๆ ถ้ามีการเปลี่ยนแปลงหรือดัดแปลงเอกสารไม่ว่าด้วยวิธีใด แฮชนั้นก็จะเปลี่ยนไป ถ้าคุณเปิดเอกสารที่ลงนามโดยมีแฮช โปรแกรมของคุณจะบอกคุณว่าเนื้อหามีการเปลี่ยนแปลงหรือไม่นับตั้งแต่มีการลงนาม และถ้ามีการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้น อาจต้องมีการสอบถามถึงความสมบูรณ์ของเอกสาร

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์และลายเซ็นดิจิทัลมีผลผูกพันหรือไม่

มี ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์และลายเซ็นดิจิทัลมีผลผูกพัน แม้ว่าอาจแตกต่างกันไปในแต่ละรัฐและแต่ละประเทศ ลายเซ็นทั้งสองประเภทมีคุณสมบัติผูกพันทางกฎหมายสำหรับเอกสารใดๆ ที่คุณลงนาม

ฉันต้องใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์หรือลายเซ็นดิจิทัล

ขึ้นอยู่กับเอกสารของคุณ ลายเซ็นดิจิทัลมีน้ำหนักมากกว่าในแง่ของการรักษาความปลอดภัยเพราะคุณไม่สามารถเห็นผู้ลงนาม และต้องส่งการรักษาความปลอดภัยระดับที่มีการรับรองทางกฎหมายให้แก่ผู้ลงนามด้วย แม้กระนั้น สถานการณ์ส่วนใหญ่ที่คุณและทีมงานของคุณอาจเผชิญไม่จำเป็นต้องมีการรับรองทางกฎหมาย ในกรณีนี้ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์จึงถือว่าเพียงพอแล้ว

ฉันต้องใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เมื่อใด

คุณสามารถใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เพื่อลงนามในเอกสาร เช่น สัญญา ข้อตกลง และใบแจ้งหนี้ ประโยชน์เพิ่มเติมคือคุณสามารถรวบรวมเอกสารของคุณให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นกว่าเดิม โดยไม่ต้องลงนามในใบแจ้งหนี้แต่ละฉบับด้วยตนเองอีกครั้ง หรือไม่ต้องกังวลว่าจะเก็บเอกสารไว้ที่ใด คุณอาจคุ้นเคยกับเครื่องมือลงนามแบบหน้าจอสัมผัสหรือแบบทัชแพดที่มักใช้เป็นวิธีในการลงชื่อเข้าใช้ที่แผนกต้อนรับ ซึ่งนั่นก็นับเป็นลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เช่นกัน

โปรแกรมใดบ้างที่จะยอมให้ฉันลงชื่อในเอกสาร PDF

โฮสต์ของการผสานรวมแอปกับ Dropbox อนุญาตให้มีการลงนามแบบอิเล็กทรอนิกส์ในโปรแกรมต่างๆ เช่น Microsoft Word และ Adobe Acrobat การผสานการทำงานกับ Dropbox ประกอบด้วยเครื่องมือ e-Signature ที่ดีที่สุด เช่น HelloSign ของบริษัท Dropbox, DocuSign และ Adobe Sign สิ่งที่ดีที่สุดคือ ตราบใดที่อุปกรณ์ของคุณสามารถรองรับเครื่องมือเหล่านี้ คุณก็สามารถลงนามได้ นั่นหมายความว่าไม่ว่าคุณจะใช้พีซี โทรศัพท์ Android หรือ iOS ก็ไม่สิ่งใดที่ขัดขวางการลงนามและการสรุปสัญญาได้

วิธีการลงนามแบบอิเล็กทรอนิกส์ในเอกสาร PDF โดยไม่มีภาพลายเซ็นของคุณ

ไม่ต้องกังวล ถ้าคุณไม่มีไฟล์ภาพดิจิทัลที่มีลายเซ็นที่ถูกต้องแม่นยำ เพราะนั่นไม่ใช่เรื่องจำเป็น ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้คุณเพิ่มข้อความเป็นวิธีการลงนามหรือสร้างลายเซ็นแบบ "เขียนด้วยลายมือ" จากชื่อของคุณได้ หรืออีกวิธีหนึ่งคือใช้เครื่องมือสไตลัสของ iPad และแทร็กแพดของพีซีที่ช่วยให้คุณใส่ลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือของคุณเอง แต่สิ่งเหล่านี้ไม่จำเป็นสำหรับการสร้างลายเซ็นแบบออนไลน์

วิธีการลงนามในเอกสาร PDF ด้วย Dropbox

การผสานการทำงานกับ Dropbox เช่น HelloSign ทำให้ได้รับประโยชน์จากลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ภายในบัญชี Dropbox ของคุณอย่างง่ายดาย คุณสามารถสร้างสัญญาตั้งแต่ฉบับร่างไปจนถึงฉบับสุดท้าย จากนั้นส่งออกเพื่อขอลายเซ็นทั้งหมดภายใน Dropbox ซึ่งหมายความว่าคุณไม่ต้องดาวน์โหลดเอกสารสำคัญใดๆ ไปยังพีซีของคุณแล้วมีการลบทิ้งโดยไม่ตั้งใจ หรือปล่อยทิ้งไว้ในโฟลเดอร์ที่ไม่ปลอดภัย ถ้าคุณเป็นผู้ลงนาม คุณสามารถเพิ่มลายเซ็นของคุณจากภายใน Dropbox เพียงเลือกเอกสาร PDF หรือ Word ที่คุณต้องการลงนาม แล้วเลือก HelloSign หรือเครื่องมือ e-Signature ใดก็ตามที่คุณต้องการใช้งาน

ไฟล์จะได้รับจัดเก็บอย่างปลอดภัยแบบออนไลน์ สามารถเข้าถึงได้จากระยะไกล และใช้การป้องกันแบบหลายชั้นรวมถึงการเข้ารหัสที่เข้มงวดของเรา Dropbox เป็นบริการครบวงจรที่ตอบสนองความต้องการเกี่ยวกับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของคุณ ตั้งแต่การทำงานร่วมกันเกี่ยวกับข้อเสนอเบื้องต้น การส่งร่างสัญญา และการจัดเก็บเอกสาร PDF ที่มีการลงนามของคุณในขั้นตอนสุดท้าย

ใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ใน Dropbox เพื่อปรับปรุงงานให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

ไม่ว่าคุณจะรอการอนุมัติใบแจ้งหนี้หรือแนะนำพนักงานใหม่ ต้องยอมรับว่าการพิมพ์เอกสาร การลงนาม การยืนยัน และการเข้าแฟ้มเอกสาร อาจใช้เวลาหลายวันหรือหลายสัปดาห์ แต่ไม่จำเป็นต้องเป็นเช่นนั้นอีกต่อไป เมื่อคุณลงนามในเอกสารผ่าน HelloSign และ Dropbox คุณสามารถทำให้เวิร์กโฟลว์ราบรื่นขึ้นได้ดังต่อไปนี้

  • เวลาส่งคืนเอกสารเร็วขึ้น 80%
  • การจัดเก็บข้อมูลที่ปลอดภัย
  • เป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม
  • ประหยัดเวลาในการบริหารจัดการ
  • ประหยัดเงินในการส่งแฟกซ์และไปรษณีย์ (โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับคนทำงานอิสระ)
  • สามารถทำได้ทันทีในพื้นที่ทำงาน Dropbox ของคุณ

ในขณะที่คนทั่วโลกอาจกำลังปรับตัวเข้ากับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ หมึก John Hancocks ที่เคยใช้กันในสมัยก่อนจะกลายเป็นอดีตในไม่ช้า