วิธีการจัดการแอพบริหารจัดการรูปภาพ

วิธีบริหารจัดการพื้นที่จัดเก็บรูปภาพทางออนไลน์อย่างผู้เชี่ยวชาญและมีประสิทธิภาพ

เพราะเหตุใดจึงควรจัดเก็บรูปภาพทางออนไลน์

สมาร์ทโฟนทำให้การถ่ายภาพมีการพัฒนาอย่างรวดเร็ว ซึ่งช่วยให้เราถ่ายภาพสวยๆ ได้ง่ายอย่างที่ไม่เคยเป็นมาก่อน เราถ่าย บันทึก และแบ่งปันภาพมากมายในแต่ละวัน เพราะเหตุนั้น ความต้องการระบบที่ใช้งานง่ายและมีประสิทธิภาพในการจัดการพื้นที่จัดเก็บรูปภาพและภาพถ่ายดิจิทัลจึงมีความสำคัญมากขึ้น

โปรแกรมจัดการรูปภาพออนไลน์ได้รับการออกแบบมาเพื่อช่วยให้คุณจัดการไฟล์รูปภาพจำนวนมากและเข้าถึงรูปภาพทั้งหมดได้อย่างรวดเร็วตามที่คุณต้องการ การใช้บริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์เพื่อโฮสต์อัลบั้มรูปภาพดิจิทัลของคุณจะไม่เพียงช่วยให้คุณประหยัดพื้นที่ดิสก์ได้เท่านั้น แต่ยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการเข้าถึง รักษาความปลอดภัย และจัดระเบียบอีกด้วย

ที่เดียวทุกแห่งหน

อาจเป็นเรื่องยากที่จะค้นหารูปภาพใดรูปภาพหนึ่งเมื่อบันทึกเป็นออฟไลน์เท่านั้น ซึ่งอาจกระจัดกระจายไปทั่วโฟลเดอร์จำนวนนับไม่ถ้วนบนคอมพิวเตอร์ของคุณได้อย่างง่ายดายโดยปราศจากระบบอันมีประสิทธิภาพ

ตัวอย่างเช่น หากคุณเป็นผู้ใช้ Mac คุณอาจมีรูปภาพที่ซิงค์จากโทรศัพท์ของคุณในแอปรูปภาพ ภาพหน้าจอที่คุณบันทึกไว้บนเดสก์ท็อป และรูปภาพที่คุณพบว่าบันทึกออนไลน์ไว้ในโฟลเดอร์ดาวน์โหลดของคุณ

อาจเป็นเรื่องยุ่งยากที่ต้องพยายามเลื่อนดูโฟลเดอร์ต่างๆ ซึ่งบันทึกภาพและไฟล์อื่นๆ ของคุณเอาไว้ หากบันทึกรูปภาพของคุณในหลายๆ อุปกรณ์ เช่น โทรศัพท์ แล็ปท็อป ฮาร์ดไดรฟ์ภายนอก เป็นต้น

การใช้บริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ช่วยให้คุณสามารถจัดระเบียบรูปภาพทั้งหมดของคุณในพื้นที่ส่วนกลางได้โดยไม่ต้องมีไฟล์อื่นๆ เข้ามาขวางทาง รูปภาพทั้งหมดของคุณจะอยู่ในพื้นที่รวมที่คุณสามารถเข้าถึงได้จากทุกอุปกรณ์ออนไลน์

ปกป้องความทรงจำของคุณเอาไว้

ไม่มีใครอยากสูญเสียรูปภาพจากวัยเด็กหรือรูปภาพครอบครัวหรอก รูปภาพเก่าๆ มักเสี่ยงที่จะเสียหายและอาจลืมเลือนไปได้เมื่อผ่านไปหลายๆ ปี โชคดีที่คุณสามารถจัดการปัญหานี้ได้โดยการบันทึกรูปภาพของคุณเป็นข้อมูลดิจิทัลแทนด้วยแอปสแกนเอกสาร และจัดเก็บรูปภาพไว้อย่างปลอดภัยบนคลาวด์ บริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ช่วยให้มั่นใจได้ว่าความทรงจำที่มีค่าที่สุดของคุณจะสำรองไว้อย่างปลอดภัยเสมอ เมื่อคุณบันทึกรูปภาพใน Dropbox คุณจะสามารถเข้าถึงรูปภาพได้จากระบบปฏิบัติการหรืออุปกรณ์ใดๆ ก็ตามที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต แม้ว่ารูปภาพเดิมหรือกล้องเดิมจะหายไปแล้วก็ตาม

หากบันทึกรูปภาพของคุณไว้ในคอมพิวเตอร์เพียงเครื่องเดียว แค่เพียงความผิดพลาดเล็กน้อยเพียงครั้งเดียวก็ทำให้เกิดความเสียหายหรือสูญเสียรูปภาพทที่ระลึกเหล่านั้นไปได้ หากคุณบันทึกรูปภาพไว้บนคลาวด์ คุณก็สบายใจได้เลยว่ารูปภาพเหล่านั้นจะยังคงอยู่ แม้ว่าจะเกิดเรื่องเลวร้ายกับคอมพิวเตอร์หรือโทรศัพท์ของคุณก็ตาม

อัลบั้มรูปพกพา

แอปบริหารจัดการรูปภาพช่วยให้คุณสามารถพกพารูปภาพทั้งหมดไปพร้อมกับคุณได้ทุกที่ การบันทึกรูปภาพบนคลาวด์ช่วยให้คุณสามารถเข้าถึงรูปภาพได้ทุกที่ทุกเวลาที่คุณต้องการตราบใดที่คุณยังเชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ตอยู่ ความสามารถในการพกพารูปภาพที่สำคัญที่สุดของคุณไปกับคุณทุกที่โดยไม่ต้องเสียพื้นที่ใดๆ ทั้งข้อมูลดิจิทัลและรูปจริง ถือเป็นข้อได้เปรียบอย่างมากของซอฟต์แวร์การจัดการรูปภาพออนไลน์

แบ่งปันง่าย

ซอฟต์แวร์จัดการรูปภาพออนไลน์ช่วยให้สามารถแบ่งปันรูปภาพกับครอบครัวและเพื่อนฝูงได้อย่างง่ายดาย และ Dropbox ช่วยให้คุณสามารถแบ่งปันไฟล์หรือโฟลเดอร์ใดๆ ก็ตามได้อย่างง่ายดาย แม้ว่าผู้รับจะไม่มีบัญชีก็ตาม

ปัจจุบันนี้ ถ้าคุณไปเที่ยวพักผ่อนกับครอบครัว โอกาสที่ทุกคนจะถ่ายรูปตัวเองบนอุปกรณ์ของตัวเองนั้นมีมากมาย บริการจัดการรูปภาพร่วมกันอย่าง Dropbox ช่วยให้คุณและคนที่คุณรักประสานอัลบั้มภาพในหลายบัญชีในโฟลเดอร์ที่แบ่งปันได้ เพื่อให้ทุกคนมีส่วนร่วมและแก้ไขอัลบั้มได้จากทุกอุปกรณ์

ประหยัดพื้นที่

หนึ่งในประโยชน์หลักของการใช้คลาวด์สำหรับรูปภาพหรือไฟล์อื่นๆ คือ ช่วยให้คุณประหยัดพื้นที่ดิสก์บนอุปกรณ์ของคุณได้ ไฟล์ภาพหนึ่งอาจใช้พื้นที่ไม่เยอะ แต่หากลองนึกถึงจำนวนรูปภาพที่เราถ่ายและบันทึกไว้ในแต่ละวันดู รวมๆ แล้วมีรูปภาพมากมายและใช้พื้นที่ดิสก์ไปมากโขเลยทีเดียว การเพิ่มพื้นที่ว่างในอุปกรณ์ของคุณช่วยให้อุปกรณ์ทำงานได้ดีขึ้นและเร็วขึ้น และการเก็บรูปภาพของคุณไว้บนคลาวด์ก็เป็นวิธีหนึ่งในการเพิ่มพื้นที่ว่าง

วิธีการบริหารจัดการรูปภาพทางออนไลน์ที่ดีที่สุดคืออะไร

การใช้โปรแกรมจัดการรูปภาพออนไลน์นั้นมีประโยชน์ชัดเจน แต่เพื่อให้ได้ประโยชน์สูงสุด คุณควรสร้างระบบการจัดการรูปภาพที่รัดกุมและมั่งคง ซึ่งมีหลายๆ สิ่งที่คุณทำได้เพื่อรับรองว่าแกลเลอรีรูปภาพของคุณจะทำงานอย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด

เคลียร์ไฟล์ที่ไม่ต้องการ

ก่อนที่จะอัพโหลดไฟล์ใดก็ตามไปยังแกลเลอรีรูปภาพออนไลน์ คุณควรกำจัดไฟล์ที่คุณไม่ต้องการก่อน ซึ่งคุณอาจจะเก็บไฟล์ภาพแบบไม่รู้ตัวและไม่จำเป็นได้ง่ายมาก คุณอาจบันทึกรูปภาพจำนวนมากไว้ในคอมพิวเตอร์ที่คุณใช้ในการนำเสนอหรือเอกสาร แต่ไม่เคยใช้มาก่อน หรืออาจเป็นรูปภาพซ้ำที่บันทึกไว้ต่างเวลาต่างสถานที่และไม่มีประโยชน์ ซึ่งทำให้เกิดความยุ่งเหยิงกับอัลบั้มรูปภาพออนไลน์ได้

ดูรูปภาพทั้งหมดที่คุณบันทึกไว้ และลบรูปภาพและไฟล์ที่ซ้ำกันซึ่งคุณไม่จำเป็นต้องใช้ก่อนที่จะเริ่มอัพโหลด อย่าลืมตรวจสอบแกลเลอรีออนไลน์ของคุณเป็นประจำและลบไฟล์ที่ไม่จำเป็นออก เพียงเท่านั้นคุณก็มีพื้นที่เหลือสำหรับรูปภาพที่ดีที่สุดของคุณ

เปลี่ยนชื่อไฟล์

ช่างภาพมืออาชีพทุกคนรู้ว่าขั้นตอนสำคัญในการจัดระเบียบแกลเลอรีรูปภาพอย่างมีประสิทธิภาพคือการตั้งชื่อรูปภาพ ตัวอย่างเช่น การเก็บชื่อไฟล์เดิมเอาไว้ อาทิ “IMG.1234.jpg” อาจเป็นการเพิ่มขั้นตอนที่ไม่จำเป็น ณ ตอนที่คุณพยายามค้นหารูปภาพใดรูปภาพหนึ่ง เพราะคุณต้องเปิดทีละไฟล์เพื่อดูว่าเป็นรูปภาพอะไร คุณจึงควรเปลี่ยนชื่อไฟล์รูปโดยใช้โครงสร้างหรือรูปแบบที่สอดคล้องกันซึ่งบ่งบอกได้ถึงข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับรูปภาพ แต่ต้องไม่ยาวหรือซับซ้อนจนเกินไป

รูปแบบชื่อไฟล์ที่เชื่อถือได้ควรจะมีชื่อสถานที่หรืองานกิจกรรมที่ถ่ายและวันที่ถ่าย เช่น "Marrakesh_Dec 2019_01.jpg" ตัวอย่างเช่น คุณสามารถตั้งชื่อเจาะจงได้เลย อาทิ "Marrakesh_Dec 2019_Medina Tour_01.jpg" หรือรวมคำสำคัญที่เป็นเสมือนตัวบ่งชี้เอาไว้

เครื่องมือการจัดการรูปภาพบางตัวช่วยให้คุณสามารถติดแท็กรูปภาพพร้อมกับข้อมูลเพิ่มเติมได้ หากไม่สามารถติดแท็กได้ การรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องเอาไว้ในชื่อไฟล์นั้นเป็นสิ่งสำคัญ คุณสามารถรวมคำต่างๆ ไว้ด้วยกันได้ เช่น "พักร้อน" "อาหาร" หรือ "ธรรมชาติ" และเมื่อใดก็ตามที่คุณค้นหาคำนั้น คุณจะเห็นผลลัพธ์ทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับคำนั้น ไม่ว่าจะบันทึกไว้ในโฟลเดอร์หรือไม่ก็ตาม

ซึ่งถือเป็นประโยชน์มาก หากคุณอยากจะดูรูปภาพครอบครัวทั้งหมดพร้อมกัน แต่คุณบันทึกรูปภาพไว้คนละโฟลเดอร์ หรือบางที คุณอยากจะดูภาพขาวดำที่คุณมีอยู่ ไม่ว่าจะเป็นรูปภาพ ภาพหน้าจอ งานออกแบบ หรืออะไรก็ตามแต่ การใช้คำสำคัญที่เฉพาะเจาะจงในชื่อไฟล์จะทำให้ง่ายขึ้น

คุณเพียงแค่ต้องตรวจดูให้แน่ใจว่าคุณรวบรวมข้อมูลไว้เพียงพอแล้ว เพื่อที่ว่าถ้าคุณจะดูชื่อไฟล์ คุณก็จะรู้ได้ทันทีเลยว่ารูปภาพนั้นเกี่ยวกับอะไรโดยไม่ต้องเปิดดูและไม่ต้องรู้ว่าบันทึกรูปภาพไว้ในโฟลเดอร์ใด

ไม่ว่ารูปแบบการตั้งชื่อใดจะเหมาะสมกับคุณที่สุดก็ตาม แต่โปรดจำไว้ว่าความสอดคล้องคือกุญแจสำคัญ

ตัวอย่างเช่น หากคุณตั้งชื่อไฟล์โดยใช้รูปแบบ “สถานที่_วันที่_กิจกรรม” อาทิ “Marrakesh_Dec 2019_Medina Tour_01.jpg” และเริ่มเปลี่ยนไปใช้รูปแบบที่ต่างออกไปอย่าง “Medina Tour 02 Morocco 12 / 2019.jpg” เป็นต้นไป ลำดับที่ปรากฏในโปรแกรมดูรูปภาพก็จะผสมปนเปกันไปหมด คงจะยากหน่อยหากจะหารูปใดรูปหนึ่งโดยเฉพาะ ฉะนั้นเมื่อคุณมีรูปแบบที่เหมาะกับคุณแล้ว อย่าเปลี่ยนไปมา

สร้างโฟลเดอร์

เมื่อคุณมีรูปแบบการตั้งชื่อที่เชื่อถือได้แล้ว ก็ถึงเวลาที่จะหาวิธีจัดหมวดหมู่และจัดเรียงรูปภาพของคุณ เพื่อไม่ให้รูปภาพกองรวมกันในโฟลเดอร์เดียว ซึ่งจะเป็นฝันร้ายแน่นอนถ้าต้องค้นหารูปในนั้น

วิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุดคือการเริ่มต้นด้วยการสร้างโฟลเดอร์หลักที่แยกย่อยตามหมวดหมู่หรือรูปแบบ เช่น ภาพถ่าย ภาพหน้าจอ ภาพดาวน์โหลด ภาพงานออกแบบ เป็นต้น จากนั้นก็เริ่มแบ่งย่อยตามวันที่โดยใช้โฟลเดอร์ย่อยแยกเป็นรายปีในโฟลเดอร์หลักนั้นๆ ซึ่งช่วยให้คุณสามารถสร้างโฟลเดอร์ย่อยแยกเป็นรายเดือนได้อีก คุณสามารถแยกย่อยเท่านั้นก็ได้หากต้องการ หรือจะแยกย่อยเพิ่มเติมเป็นโฟลเดอร์สำหรับเหตุการณ์ กิจกรรม หรือสถานที่ในเดือนนั้นๆ เช่น

รูปภาพของฉัน > 2016 > มกราคม 2016 > ปาร์ตี้วันเกิด Jamie > “Jamie และ Jane เต้น 09/01/16.jpg”

ภาพหน้าจอ > 2020 > กุมภาพันธ์ 2020 > “ยืนยันตั๋ว Lady Gaga 19/02/20.png”

เอกสารสแกน > 2018 > ธันวาคม 2018 > “พาสปอร์ตสแกนของ John Smith 08/12/18.pdf”

รูปภาพบางประเภท เช่น เอกสารสแกนหรือโปสเตอร์หนังโบราณที่คุณดาวน์โหลดไว้ อาจไม่เหมาะกับการแยกย่อยด้วยวันที่เท่าไหรนัก เราจึงแนะนำให้ใช้รูปแบบและธีมภาพเพื่อแยกแยะโฟลเดอร์แทนที่จะใช้โฟลเดอร์ย่อยแบ่งตามวันที่ สำหรับรูปที่ไม่ใช่ภาพถ่าย คุณอาจรู้สึกว่าไม่จำเป็นต้องรวมเอาไว้ในโฟลเดอร์แบ่งตามเดือน แต่อาจมีคุณลักษณะอื่นๆ ที่ใช้สร้างโฟลเดอร์ย่อยได้ เช่น

งานออกแบบ > 2020 > Adobe Photoshop > โปสเตอร์การทำงานระยะไกล.psd

ภาพดาวน์โหลด > โปสเตอร์หนัง > โปสเตอร์แบบมินิมอลเรื่อง The Shining.png

ภาพดาวน์โหลด > มีม > GIF > Rihanna หัวเราะ.gif

โครงสร้างแบบ ปี > เดือน > เหตุการณ์/กิจกรรม เป็นโครงสร้างที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดสำหรับช่างภาพโดยเฉพาะ

นำเข้ารูปภาพด้วยแอปบริหารจัดการรูปภาพ

การซิงค์อุปกรณ์

แอปเดสก์ท็อป Dropbox ช่วยให้สามารถซิงค์รูปภาพโดยอัตโนมัติระหว่างอุปกรณ์ของคุณกับระบบคลาวด์ ดังนั้นเมื่อใดก็ตามที่คุณบันทึกภาพไว้ในคอมพิวเตอร์หรือโทรศัพท์ ระบบจะสำรองรูปภาพนั้นไว้ในแกลเลอรีออนไลน์ของคุณทันที แอปเดสก์ท็อปจะแสดงผลโฟลเดอร์ Dropbox เหมือนกับที่ไฟล์ออฟไลน์แสดงผลบน File Explorer ของ Windows หรือ Finder ของ Mac

ทุกครั้งที่คุณเพิ่ม ลบ หรือแก้ไขในโฟลเดอร์นี้ การปรับเปลี่ยนเหล่านี้จะอัปเดตในบัญชี Dropbox และทุกอุปกรณ์ที่เชื่อมต่อกับบัญชีไว้ คุณเลือกได้ว่าจะสำรองรูปภาพใดไว้ในโฟลเดอร์หรือโฟลเดอร์ย่อยใด รวมถึงรูปภาพใดที่อยากบันทึกไว้ออฟไลน์ด้วยเช่นกัน

การเพิ่มภาพถ่ายที่พิมพ์ออกมา

เมื่อลองคิดถึงประโยชน์ต่างๆ มากมายของบริการจัดการรูปภาพออนไลน์แล้ว คุณอาจอยากที่จะบันทึกภาพที่พิมพ์ออกมาเป็นข้อมูลดิจิทัล และเพิ่มลงในแกลเลอรีรูปภาพออนไลน์ของคุณ ซึ่งก็ไม่ได้ยากอย่างที่คิด คุณไม่จำเป็นต้องหาเครื่องสแกนเพื่อบันทึกภาพที่พิมพ์ออกมาเป็นข้อมูลดิจิทัล ปัจจุบันคุณแค่เพียงใช้กล้อง iPhone หรือ Android เท่านั้น

แอปสแกนภาพ Dropbox ช่วยให้คุณสามารถสแกนและอัพโหลดเอกสารในรูปแบบไฟล์ PDF หรือ PNG ได้อย่างง่ายดาย และบันทึกลงใน Dropbox ของคุณได้โดยตรง ซึ่งยังมีเครื่องมือและคุณสมบัติการแก้ไขรูปแบบที่มีประโยชน์อีกมากมายสำหรับการปรับขนาดภาพ การตัดภาพ และการปรับภาพ อีกทั้งยังมีเทคโนโลยีการอ่านอักขระด้วยแสง (Optical Character Recognition หรือ OCR) ที่จะช่วยตรวจหาข้อความในเอกสารที่สแกนอีกด้วย

การจัดระเบียบรูปภาพด้วยบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์

ถึงแม้ว่าวิธีการจัดระเบียบแกลเลอรีรูปภาพที่เหมาะกับทุกคนนั้นจะไม่มีอยู่จริง แต่ถ้าคุณทำตามกรอบแนวคิดและคำแนะนำทั้่วไปที่อธิบายไว้ข้างต้น คุณจะพบว่าการค้นหารูปภาพที่คุณต้องการได้ทุกที่ทุกเวลาที่คุณต้องการนั้นทำได้ง่ายกว่าที่เคยเป็น

อย่าลืมว่าต้องสอดคล้องกับรูปบบที่คุณสร้างขึ้นมาด้วย การกำหนดโครงสร้างที่จัดระเบียบมาอย่างดีนั้นไม่ใช่เรื่องยาก ฉะนั้นเมื่อคุณเริ่มเพิ่มรูปภาพใหม่ๆ อย่าลืมทำตามโครงสร้างนั้น เพื่อให้คุณค้นหาทุกสิ่งอย่างได้เมื่อเวลาผ่านไป

ท้ายที่สุด คุณอยากจะกำหนดขั้นตอนในการค้นหารูปภาพให้น้อยที่สุด และเมื่อคุณเลือกใช้แอปบริหารจัดการรูปภาพออนไลน์ที่เหมาะสมแล้ว ก็ทำได้ไม่ยาก