วิธีเพิ่มผลิตภาพในทีมของคุณ

ทีมที่ดีทุกทีมจะรู้ว่าต้องทำงานอย่างชาญฉลาดขึ้น ไม่ใช่ทำงานหนักขึ้น แต่การทำแบบนั้นให้ได้ตลอด อาจเป็นเรื่องที่พูดง่ายแต่ทำยาก

อะไรเป็นอุปสรรคต่อผลิตภาพของทีม

แรงจูงใจและขวัญกำลังใจของทีมอาจขึ้นๆ ลงๆ เพราะเราต่างก็เป็นเพียงมนุษย์คนหนึ่ง น่าเสียดายที่กระบวนการทางธุรกิจของคุณไม่สามารถดำเนินการในลักษณะเช่นนี้ได้ การรักษาระดับผลิตภาพไว้เป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่ง Dropbox ช่วยให้ทีมมีแรงบันดาลใจและมีประสิทธิผลในขณะที่ทีมก้าวไปข้างหน้าโดยมีวิสัยทัศน์ร่วมกัน

ผลิตภาพของทีมอาจทำให้คุณประหลาดใจ บางทีคุณอาจคิดว่าขวัญกำลังใจของทีมคุณเป็นสิ่งที่แน่นอนโดยที่ทุกคนนั่งพิมพ์งานที่โต๊ะทำงานตลอดสัปดาห์ละ 5 วัน แต่นั่นไม่เป็นจริงเสมอไป ตัวอย่างเช่น การเห็นผลิตภาพสูงขึ้นในกลุ่มพนักงานที่ทำงานจากที่บ้าน แต่นั่นเป็นเพราะเหตุใด

1. การอยู่ที่โต๊ะทำงานไม่ได้หมายความว่าคุณกำลังทำงาน

เพียงเพราะแล็ปท็อปของคุณเปิดอยู่ ไม่ได้หมายความว่าสมองของคุณคิดเรื่องงาน ข้อดีอย่างหนึ่งของการเปลี่ยนพื้นที่งานเป็นแบบดิจิทัลและเหตุการณ์ไม่คาดคิดในปี 2020 คือ ตอนนี้เรารู้แล้วว่าสามารถทำงานได้จากทุกที่อย่างแท้จริง การปลดปล่อยทีมของคุณจากข้อจำกัดทางกายภาพเป็นเพียงหนึ่งในหลายสิ่งที่ Dropbox ทำได้ดีที่สุด และยังเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดวิธีหนึ่งในการเพิ่มผลิตภาพของงาน คุณต้องเปลี่ยนวิธีคิดแบบเก่า ซึ่งการเปลี่ยนวิธีคิดนี้ไม่เพียงจำเป็นสำหรับประสิทธิภาพของทีมเท่านั้น ถ้าคุณยินดีให้ลูกค้ามีส่วนร่วมในขั้นตอนการทำงานของคุณ เช่นเดียวกับลูกค้าที่มีความสุขของเราที่ Castor และ Pollux สิ่งจำเป็นอย่างยิ่งคือการทำให้สิ่งต่างๆเปิดกว้าง มีการทำงานร่วมกัน และไม่ต้องเชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์ที่สำนักงาน

2. การไม่รู้ว่าอะไรคือสิ่งสำคัญ

สมาชิกในทีมทุกคนมีบทบาทสำคัญ แต่เป็นเรื่องง่ายที่ผู้คนจะเริ่มรู้สึกเหมือนเป็นเพียงฟันเฟืองในเครื่องจักร กลุ่มต่างๆ อาจตัดการเชื่อมต่อจากการทำงานร่วมกันของเนื้อหาที่ทำให้กลุ่มเป็นทีมอย่างรวดเร็ว และมองว่าการทำงานเป็นงานที่ไม่สิ้นสุด แทนที่จะมองว่าเป็นขั้นตอนไปสู่เป้าหมายร่วมกัน ซึ่งทำให้ Dropbox Paper เข้ามาช่วยให้สมาชิกในทีมได้รับข้อมูลที่เป็นปัจจุบันร่วมกับทุกคนได้ การผสานรวมกับ Trello และ Monday.com เป็นเครื่องมือการทำงานร่วมกันที่ยอดเยี่ยมสำหรับการเช็คอินเป็นประจำ ทุกคนทราบดีว่ากำลังทำงานได้ตามกำหนดหรือไม่ และเข้าใจว่าตัวเองไม่ใช่แค่ฟันเฟือง แต่เป็นสมาชิกที่สำคัญมากของทีม

3. ไม่มีความรับผิดชอบ

ทีมทำงานได้ดีขึ้นโดยการมีโครงสร้างและความคาดหวังเล็กน้อย เช่น การจัดการเวลาและวันครบกำหนดเวลา ถ้าไม่มีการมอบหมายความรับผิดชอบให้คุณในระหว่างโครงการ อาจทำให้เกิดความท้อแท้ขึ้น ที่ทำงานสมัยใหม่มีลำดับขั้นการทำงานแบบราบ ซึ่งทำให้ทุกคนมีคุณค่าโดยมีหน้าที่หลักที่ต้องทำ การเน้นย้ำในเรื่องนี้จะช่วยให้ทุกคนทำงานของตนได้ดีที่สุด

 

วิธีเพิ่มประสิทธิผลของทีม

ตอนนี้ คุณรู้แล้วว่าอะไรที่อาจทำให้ผลิตภาพของทีมคุณแย่ลง คุณจะช่วยให้ทีมของคุณทำงานอย่างเต็มศักยภาพได้อย่างไร

การสื่อสารคือกุญแจสำคัญ

ความรับผิดชอบและการสื่อสารเป็นเรื่องควบคู่กัน ไม่ว่าทีมของคุณจะทำงานจากที่ใด ไม่ว่าจะทำงานอะไร ทุกคนควรติดต่อสื่อสารกัน ใช้ประโยชน์จากการผสานรวมกับ Dropbox เช่น Slack ที่มาพร้อมกับประโยชน์ของการสื่อสารแบบอะซิงโครนัส (กล่าวคือ ไม่มีใครหายใจรดต้นคอของคุณเพื่อให้ตอบกลับแบบเรียลไทม์ในทันที) การสื่อสารกันอยู่เสมอจะช่วยให้พนักงานยังคงมีส่วนร่วม และยังเป็นกุญแจสำคัญในการสร้างทีม สร้างการเชื่อมต่อที่นอกเหนือไปจากแผนกของคุณ

คุณควรลบขีดจำกัดของช่องทางการสื่อสารแบบเปิดของคุณ เช่นเดียวกับที่คุณสามารถลบข้อจำกัดของสถานที่ตั้งจริงหรือลำดับขั้นที่ล้าสมัย การสื่อสารแบบไม่เป็นธรรมชาติจะนำไปสู่การทำงานแบบไซโลขององค์กร ซึ่งการสื่อสารจะเปลี่ยนเป็นการควบคุมข้อมูล และผลิตภาพจะเปลี่ยนเป็นการเป็นเจ้าของ

ลดช่องว่าง

แม้ว่า Dropbox จะไม่สามารถให้คำมั่นสัญญาเกี่ยวกับโครงการที่สมบูรณ์แบบได้ แต่ก็สามารถทำให้การจัดการงานเป็นไปอย่างราบรื่นยิ่งขึ้น คุณอาจไม่รู้ตัวว่าเสียเวลาอย่างมากไปกับการคลิกเข้าและออกจากแอปพลิเคชันนับสิบ ดาวน์โหลด แก้ไข และส่งอีเมลซ้ำ และอื่นๆ การอยู่ในพื้นที่งานดิจิทัลแบบรวมศูนย์จะช่วยลดเวลา "การข้ามไปมา" ระหว่างแอปต่างๆ รวมถึงสิ่งรบกวน อย่างเช่น โซเชียลมีเดีย จึงทำให้คุณสามารถเข้าสู่ขั้นตอนที่ราบรื่นและสร้างสรรค์ผลงานที่ดีที่สุดได้

ให้ทีมเปลี่ยนมาใช้ Patreon ซึ่งมีแพลตฟอร์มที่ช่วยกำหนดวิธีที่ครีเอทีฟใช้แสดงวิสัยทัศน์และเข้าถึงผู้ชม โดยหลักแล้ว ยิ่ง Patreon ได้ประสิทธิผลมาก ลูกค้าครีเอทีฟเองก็จะยิ่งได้ประสิทธิผลมากขึ้น ตามที่ Creator Marketing Manager อธิบายว่า “[เราย้าย] 'เร็วปานสายฟ้าแลบ' เราจึงให้ความสำคัญกับครีเอทีฟก่อน... เราต้องทำงานร่วมกันและสื่อสารกันเป็นทีมอย่างรวดเร็ว

ค้นหา Work Life Balance ที่สมบูรณ์แบบ

แบรนด์ที่ทรงพลังที่สุดในโลกบางแบรนด์มีลักษณะการทำงานที่นักอนุรักษ์นิยมอาจเห็นว่าขาดประสิทธิผล ตั้งแต่แคปซูลสำหรับงีบ ไปจนถึงชั่วโมงทำงานที่ยืดหยุ่น วันหยุดพักผ่อนไม่จำกัด การทำงานระยะไกล ถ้าคุณต้องการได้รับสิ่งที่ดีที่สุดจากทีมของคุณ ให้คิดถึงการพัฒนาทีมแบบบุคคลและสิ่งที่ทุกคนต้องการเพื่อเป็นตัวของตัวเองได้ดีที่สุด เผชิญหน้ากับความจริง ไม่มีใครชอบการเดินทาง และไม่มีใครอยากใช้เวลา 40 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ติดอยู่กับโต๊ะทำงาน แล้วการขจัดการเดินทางโดยสิ้นเชิงและปล่อยให้ทีมของคุณได้มีเวลาส่วนตัวเกือบ 20 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ล่ะ การทำเช่นนี้จะเปลี่ยนวิธีคิดและทำให้ทุกคนมีส่วนร่วมกับงาน ซึ่งจะส่งผลเชิงบวกต่อประสิทธิผลและผลิตภาพของทีม

Dropbox พร้อมใช้งานทุกเมื่อที่คุณต้องการ ไม่ว่าคุณจะอยู่บนรถไฟ ที่บ้าน ที่ทำงาน หรือเกิดปัญหาขาดการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต เมื่อคุณพร้อมที่จะทำงาน คุณก็ทำได้ และเมื่อถึงเวลาหยุดทำงาน คุณสามารถตัดการเชื่อมต่อได้โดยรู้ว่าทุกอย่างได้รับการจัดเก็บและบันทึกไว้อย่างปลอดภัย