ซิปไฟล์คืออะไร

ช่วยให้ธุรกิจของคุณประหยัดพื้นที่จัดเก็บข้อมูลและเพิ่มความเร็วในการส่งอีเมลด้วยซิปไฟล์

ซิปไฟล์คืออะไร

การบีบอัดไฟล์เป็นส่วนสำคัญอย่างยิ่งของพื้นที่ทำงานดิจิทัล เราสามารถส่งข้อมูลได้มากขึ้นด้วยความเร็วที่เร็วกว่าที่เคยเป็นไปได้ ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมซิปไฟล์จึงเป็นเครื่องมือยอดนิยมสำหรับธุรกิจทั่วโลก แต่ทำไมต้องซิปไฟล์ล่ะ

อธิบายซิปไฟล์

ซิปเป็นรูปแบบไฟล์เก็บบันทึกที่ใช้กันอย่างแพร่หลายซึ่งใช้ในการบีบอัดไฟล์อย่างน้อยหนึ่งไฟล์เข้าด้วยกันในที่เดียว โดยช่วยลดขนาดโดยรวมและทำให้การส่งไฟล์ง่ายขึ้น ซิปไฟล์ทำงานคล้ายคลึงกับโฟลเดอร์มาตรฐานในคอมพิวเตอร์ของคุณอย่างมาก แต่ซิปไฟล์จะเป็นการบีบอัดเนื้อหาของโฟลเดอร์ ซึ่งลดจำนวนข้อมูลที่คอมพิวเตอร์ของคุณใช้ ฉะนั้นหากคุณอยากรู้วิธีลดขนาดไฟล์ ก็ควรที่จะลองศึกษาเกี่ยวกับรูปแบบซิปไฟล์ดูนะ

แล้วคุณจะรู้ได้อย่างไรว่าเป็นซิปไฟล์เก็บบันทึก ไม่ยากเลย เมื่อใดก็ตามที่คุณเห็นนามสกุล .ZIP หรือ .zip ต่อท้ายไฟล์ นั่นแหละซิปไฟล์ รูปแบบซิปไฟล์มีมานานแล้ว โดย Phil Katz สรรค์สร้างขึ้นในปี 1986 ในตอนแรกแรก Katz ใช้ไฟล์ ZIP ในโปรแกรม PKZip ของบริษัท แต่การใช้งานของพวกเขานั้นเริ่มแพร่หลายออกไป และในขณะนั้น ก็มีรูปแบบไฟล์เก็บบันทึกอยู่มากมายหลายแบบ ซึ่งซิปน่าจะเป็นรูปแบบที่นิยมใช้กันมากที่สุด เนื่องจากความนิยมของโปรแกรม WinZip ในช่วงปี 1990

ซิปไฟล์ทำงานอย่างไร

ซิปไฟล์จะเข้ารหัสข้อมูลในบิตขนาดเล็กลง ซึ่งช่วยลดขนาดไฟล์โดยการลบข้อมูลที่ซ้ำซ้อน ซึ่งเรียกว่า "การบีบอัดข้อมูลแบบไม่สูญเสีย" ซึ่งทำให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลต้นฉบับทั้งหมดจะถูกเก็บไว้อย่างสมบูรณ์ ลองดูตัวอย่างคร่าวๆ เกี่ยวกับวิธีทำงานนี้กัน

ลองนึกว่าไฟล์หนึ่งมีประโยคต่อไปนี้

  • โซลูชันการแบ่งปันและพื้นที่จัดเก็บข้อมูลที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ
  • โซลูชันธุรกิจของคุณสำหรับการแบ่งปันและพื้นที่จัดเก็บข้อมูลที่ดีที่สุด

แต่ละคำในไฟล์นี้จะปรากฏซ้ำกันสองครั้ง หากตัวอักษรและวรรคตอนในไฟล์เท่ากับหน่วยความจำหนึ่งหน่วย ขนาดไฟล์ทั้งหมดก็จะเท่ากับ 110 หน่วย แต่หากคุณสร้างรหัสตัวเลขขึ้นมาสำหรับไฟล์นั้น ข้อมูลดังกล่าวก็จะแสดงออกมาในอีกรูปแบบหนึ่ง ดังนี้

  • 1 – โซลูชัน
  • 2 – การแบ่งปัน
  • 3 – และ
  • 4 – พื้นที่จัดเก็บข้อมูล
  • 5 – ที่
  • 6 – ดีที่สุด
  • 7 – สำหรับ
  • 8 – ธุรกิจ
  • 9 – ของคุณ

หรือพูดได้อีกอย่างว่า ตอนนี้ประโยคดังกล่าวจะอ่านว่า 123456789189723456 หมายความว่าไฟล์แรกที่มีขนาด 110 หน่วยจะลดลงเหลือ 18 หน่วย ซึ่งช่วยประหยัดพื้นที่ได้เยอะพอสมควร รูปแบบซิปไฟล์ใช้อัลกอริทึมการบีบอัดแบบไม่สูญเสียข้อมูล เพื่อให้คุณสามารถแสดงข้อมูลเดียวกันได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นโดยเพียงแค่ลบข้อมูลที่ซ้ำซ้อนออกจากไฟล์

เวลาที่ควรใช้ซิปไฟล์ในการทำงาน

มีรูปแบบการใช้งานซิปไฟล์มากมายหลายแบบสำหรับธุรกิจ ความสามารถในการส่งไฟล์หลายไฟล์ทางอีเมลเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่ง สมมติว่าคุณต้องส่งไฟล์กลุ่มใหญ่ให้กับเพื่อนร่วมงานหรือลูกค้า แทนที่จะอัพโหลดทีละไฟล์แนบลงในอีเมลจนหัวหมุน ต้องนั่งรอแต่ไฟล์ให้อัพโหลดเสร็จก่อนจะอัพโหลดไฟล์ต่อไป คุณก็แค่ซิปเอกสารทั้งหมดในครั้งเดียวและแนบลงในอีเมลเป็นซิปไฟล์ไฟล์เดียว นอกจากนี้ คุณยังควรพิจารณาถึงโซลูชันพื้นที่จัดเก็บข้อมูลที่เป็นไปได้ที่รูปแบบซิปมีอีกด้วย การซิปไฟล์ช่วยลดพื้นที่ที่ต้องใช้ได้อย่างมาก แทนที่จะจัดเก็บไฟล์งานทั้งหมดไว้ขนาดเท่าเดิม

ข้อดีและข้อเสียของรูปแบบซิปไฟล์มีอะไรบ้าง

ตอนนี้คุณได้เรียนรู้เกี่ยวกับซิปไฟล์ไปบ้างแล้ว แต่การศึกษาข้อดีและข้อเสียของการใช้ไฟล์เก็บบันทึกชนิดนี้ก็เป็นเรื่องสำคัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเกี่ยวกับวิธีทำให้ไฟล์เล็กลง ข้อแรกที่ชัดเจนที่สุดคือ ซิปไฟล์ช่วยให้ผู้ใช้ประหยัดพื้นที่จัดเก็บข้อมูลลงและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคอมพิวเตอร์ได้ อีกทั้งยังเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการปรับปรุงการส่งอีเมลอีกด้วย เนื่องจากคุณสามารถส่งอีเมลได้รวดเร็วกว่าเดิมมากเมื่อใช้ไฟล์ขนาดเล็กกว่า นอกจากนั้น รูปแบบซิปไฟล์จะเข้ารหัสข้อมูลส่วนตัวของคุณด้วยเช่นกัน ซึ่งเป็นเรื่องสำคัญเสมอเมื่อคุณต้องส่งไฟล์ผ่านอินเทอร์เน็ต พูดง่ายๆ คือ เป็นวิธีที่เรียบง่ายในการเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการไฟล์ เพียงแค่คลิกขวาที่ไฟล์ที่ต้องการซิป และเลือก “Send to” จากนั้นคลิก “Compressed (zipped) folder” เท่านั้นก็เรียบร้อย

แต่ก็ยังมีข้อเสียของซิปไฟล์เก็บบันทึกอยู่พอสมควรที่คุณควรรู้เอาไว้ เหนือกว่าอื่นใด บางไฟล์นั้นก็ไม่สามารถบีบอัดเพิ่มได้อีกแล้ว เช่น ไฟล์ MP3 และไฟล์ JPG ดังนั้นหากคุณทำงานเกี่ยวกับไฟล์วิดีโอและไฟล์ภาพ รูปแบบซิปไฟล์ก็อาจจะไม่ได้ช่วยคุณประหยัดพื้นที่จัดเก็บข้อมูลเท่าไรนัก ฉะนั้นคุณจึงต้องคิดคำนึงถึงด้านการรักษาความปลอดภัยของซิปไฟล์แทน แม้ว่าซิปไฟล์จะถูกเข้ารหัสเอาไว้ แต่คุณก็ไม่สามารถรู้ได้เลยว่าเกิดอะไรขึ้นกับข้อมูลของคุณตอนที่อัพโหลดลงในแอปบีบอัดไฟล์ และคงหยุดไม่ได้หากไฟล์นั้นจะถูกส่งไปให้ผิดคน แน่นอนว่าคุณสามารถใช้ฟังก์ชันซิปที่มาพร้อมกับ Windows และ Apple ได้ แต่หากคุณใช้แอปบีบอัดไฟล์ของบริษัทอื่น ก็คงต้องกังวลถึงการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลอยู่บ้างเสมอ นอกจากนี้ยังควรรู้ไว้ว่านามสกุลไฟล์ ZIP นั้นสามารถเสียหายได้ และในบางกรณี ข้อมูลที่เสียหายอาจส่งผลต่อซิปโฟลเดอร์ทั้งหมดด้วย

ไฟล์ 7z คืออะไร

ระหว่างที่คุณกำลังศึกษาเกี่ยวกับซิปไฟล์อยู่ คุณก็อาจจะบังเอิญไปพบกับคำว่า "ไฟล์ 7z" หรือ "7-ZIP" แล้วไฟล์ 7z คืออะไร และแตกต่างจากรูปแบบซิปอย่างไร ก็ค่อนข้างคล้ายกับรูปแบบการเก็บบันทึกอื่นๆ อย่าง ZIP และ RAR แต่ไฟล์ 7z นั้นใช้อัตราบีบอัดที่สูงกว่า ซึ่งหมายความว่าแต่ละไฟล์จะมีขนาดเล็กกว่า ช่วยให้ผู้ใช้ประหยัดเนื้อที่ได้มากยิ่งขึ้น ไฟล์ 7z อาจใช้เวลาประมวลผลนานกว่า ซึ่งอาจเป็นไฟล์เก็บบันทึกที่เหมาะสำหรับคนที่ให้ความสำคัญกับการเรียนรู้วิธีลดขนาดไฟล์ให้มีประสิทธิภาพมากที่สุด

นอกจากซิปไฟล์แล้ว มีอะไรอีกบ้าง

แน่นอนอยู่แล้วว่า ซิปไฟล์ไม่ใช่ตัวเลือกเดียวของการบีบอัดไฟล์ ยังมีประเภทไฟล์เก็บบันทึกอีกมากมาย เช่น RAR, TAR และ 7z รวมถึงซอฟต์แวร์เก็บบันทึกและบีบอัดไฟล์ต่างๆ อาทิ WinRAR, ZIPx และ PeaZip แต่อย่างที่เราบอกไปว่า ปัญหาเกี่ยวกับซิปไฟล์นั้นมีอยู่มากมาย ไม่ว่าจะการใช้เวลารอนาน ไฟล์ซ้ำ ขีดจำกัดขนาดไฟล์ และไฟล์เสียหาย

แทนที่จะต้องมาปวดหัวกับแอปบีบอัดไฟล์ทั้งหลาย การใช้งานบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ก็เป็นทางเลือกหนึ่งของซิปไฟล์ที่ช่วยกำจัดความจำเป็นในการบีบอัดไฟล์ทั้งหมดเข้าด้วยกัน ตัวอย่างเช่น Dropbox เป็นต้น ไม่ต้องประมวลผลนานหลายขั้นตอนเพียงเพื่อที่จะจัดเก็บหรือส่งไฟล์ขนาดใหญ่ เพียงแค่คลิก "Share" เพื่อส่งไฟล์หรือโฟลเดอร์ขนาดเดิมโดยไม่ต้องบีบอัด คุณสามารถจัดเก็บและแบ่งปันไฟล์ขนาดสูงสุด 50 GB ซึ่งเป็นวิธีที่รวดเร็วและเชื่อถือได้ในการแบ่งปันไฟล์โดยไม่ต้องเปลืองพื้นที่กล่องข้อความเข้าหรือใช้พื้นที่บนคอมพิวเตอร์เลย ถึงแม้ว่าคุณจำเป็นต้องทำงานกับไฟล์บีบอัด แต่ Dropbox ก็ถือเป็นแพลตฟอร์มที่เหมาะสมอย่างหนึ่งที่มีคุณสมบัติในการดูตัวอย่าง ZIP และ RAR, การบีบอัดหลังอัพโหลด และการรองรับการแก้ไข

สรุป

สรุปสั้นๆ คือ ซิปไฟล์เป็นวิธีหนึ่งในการจัดเก็บหรือส่งข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ แต่ก็ไม่ใช่วิธีเดียวในการบีบอัดไฟล์ ฉะนั้นอย่าลืมที่จะศึกษาตัวเลือกการบีบอัดไฟล์อื่นๆ ดู เพื่อหาระบบไฟล์เก็บบันทึกที่เหมาะสมกับความต้องการของคุณมากที่สุด