Digitization คืออะไร

เราอยู่ในยุคดิจิทัล แล้วสิ่งที่เป็นอนาล็อกที่เราทิ้งไว้ข้างหลังล่ะ

Digitization มีคำจำกัดความว่าอย่างไร

Digitization เป็นกระบวนการในการนำกระบวนการอนาล็อกและสิ่งที่เป็นรูปธรรมมาทำให้เป็นดิจิทัล ลองนึกว่าการสแกนเอกสารกระดาษหรือการใช้บริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์เพื่อบันทึกไฟล์สำคัญทั้งหมดของคุณช่วยลดความจำเป็นในการใช้ตู้เก็บเอกสารที่เกะกะได้อย่างไร ตอนนี้ สิ่งต่างๆ ทั้งหมดที่ครั้งหนึ่งเคยเป็นแบบออฟไลน์และบนกระดาษสามารถเป็นดิจิทัลได้อย่างสมบูรณ์ด้วย Digitization และเทคโนโลยีดิจิทัลที่มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น แม้จะฟังดูคล้ายกัน แต่คำว่า Digitalization เป็นคำที่ใช้อธิบายกระบวนการโดยรวมของการก้าวสู่ระบบดิจิทัล เช่น การย้ายแผนการตลาดของธุรกิจของคุณไปสู่อนาคตที่เป็นดิจิทัลมากขึ้น

เพราะเหตุใดฉันจึงควรใช้ Digitalization

มีเหตุผลมากมายที่จะเปลี่ยนมาใช้ระบบดิจิทัล อย่างน้อยที่สุดก็เป็นเพราะคนส่วนใหญ่ได้ทำการเปลี่ยนแปลงไปแล้ว คุณอาจสังเกตเห็นว่าธนาคารของคุณให้ตัวเลือกในการใช้ใบแจ้งยอดแบบไร้กระดาษ หรือบริษัทพลังงานของคุณกำลังเปลี่ยนการเรียกเก็บเงินเป็นแบบดิจิทัล แน่นอนว่าคุณสามารถเลือกใช้วิธีการเดิมได้ แต่โดยทั่วไปแล้ว สังคมกำลังยอมรับอนาคตที่เป็นดิจิทัล ดังนั้นคุณจะได้รับประโยชน์สูงสุดเมื่อทำตาม แบรนด์และครัวเรือนทุกแห่งกำลังมีการเปลี่ยนแปลงเข้าสู่ระบบดิจิทัล โมเดลธุรกิจทั้งหมดเป็นแบบดิจิทัล และต่อไปนี้คือประโยชน์บางส่วนที่ได้รับการพิสูจน์แล้วว่าดีจริง

เข้าถึงเอกสารของคุณจากอุปกรณ์ใดก็ได้

ไม่ต้องกังวลอีกต่อไปว่าจะลืมจดหมายสำคัญไว้ที่บ้านหรือไม่ได้ส่งอีเมลเอกสารสแกนให้ตัวเอง บันทึกเอกสารของคุณทางออนไลน์ด้วย Dropbox เพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงได้จากทุกที่ คุณสามารถเข้าถึงบัญชี Dropbox ของคุณทางโทรศัพท์ พีซี หรือแท็บเล็ต และจัดการเอกสารที่จำเป็นมากมาย และแม้ว่าคุณจะออฟไลน์ คุณก็ยังคงทำงานต่อได้

ช่วยให้การแบ่งปันเอกสารเป็นเรื่องง่าย

ลองนึกถึงโซเชียลมีเดียและวิธีการอัปโหลดรูปภาพที่ทำให้ทุกคนที่อาจต้องการสำเนารูปภาพสามารถเข้าถึงได้ในทันที ซึ่งนั่นคือการรวมการแปลงเอกสารเป็นรูปแบบดิจิทัลได้สำเร็จ วันเวลาที่คุณะต้องจ่ายเงินค่าสำเนารูปภาพได้กลายเป็นอดีตไปแล้ว และยังต้องจ่ายเงินอีกครั้งสำหรับการอัดรูปซ้ำให้เพื่อน เอกสารในรูปแบบดิจิทัลช่วยให้มีการแบ่งปัน แก้ไขสิ่งต่างๆ และทำงานร่วมกันได้อย่างง่ายดาย

เป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อมมากกว่าและประหยัดกว่า

เมื่อทุกอย่างเป็นแบบออนไลน์ เครื่องพิมพ์จะยิ่งล้าสมัยมากขึ้นเรื่อยๆ นั่นหมายความว่าจะไม่มีกระดาษที่สิ้นเปลืองจากการพิมพ์เอกสารที่ไม่จำเป็น หรือการทิ้งแผ่นกระดาษเนื่องจากเอกสารที่พิมพ์ออกมาไม่ชัดเจน นอกจากนี้ ยังช่วยประหยัดเงินของคุณ และธุรกิจหรือครัวเรือนของคุณในระยะยาว เพราะในท้ายที่สุดแล้ว ผงหมึกสำหรับเครื่องพิมพ์จะมีราคาต่อปอนด์แพงพอๆ กับทองคำ

ปลอดภัยมากกว่า

คุณอาจมีตู้เก็บเอกสารที่จัดหมวดหมู่ตามวันที่และเวลาได้อย่างสมบูรณ์แบบ แต่ถ้ามีอะไรเกิดขึ้นกับตู้หรือเอกสารในนั้นล่ะ ไม่ว่าจะเป็นไฟไหม้บ้าน ขโมยหรือแค่ถ้วยกาแฟหก คุณไม่ควรมีเอกสารสำคัญเพียงชุดเดียว คุณควรมีการสำรองข้อมูลดิจิทัลทุกอย่างอยู่เสมอ รวมถึงรูปภาพเก่าๆ ด้วย และเมื่อการสแกนเอกสารของคุณโดยใช้โทรศัพท์กับ Dropbox เป็นเรื่องง่าย จึงไม่มีข้ออ้างใดๆ นอกจากนี้ ยังมีคุณสมบัติการรักษาความปลอดภัยทางไซเบอร์ที่ให้การป้องกันด้วยรหัสผ่านซึ่งคุณสามารถกำหนดระยะเวลาที่คนสามารถเข้าถึงได้ จึงไม่มีวิธีใดที่ปลอดภัยกว่านี้ในการเก็บรักษาเอกสารของคุณ

การจัดระเบียบที่ง่ายดาย

คุณอาจเป็นคนที่มีระเบียบมากที่สุดในโลก แต่ระบบการจัดแฟ้มข้อมูลที่ดีที่สุดของคุณก็ไม่น่าจะมีประสิทธิภาพเท่าระบบดิจิทัล เนื่องจากมีการค้นหาอย่างรวดเร็วที่สามารถช่วยค้นหาเอกสารของคุณตามชื่อไฟล์ Dropbox จึงนำหน้าไปอีกขั้นด้วย OCR (Optical Character Recognition หรือการรู้จำอักขระด้วยแสง) เทคโนโลยีที่ชาญฉลาดนี้จะค้นหาภายในข้อมูลดิจิทัลของเอกสารที่มีการสแกนของคุณเพื่อจดจำคำและจับคู่คำเหล่านั้นกับคำค้นหาของคุณ สมมติว่าคุณต้องการใบแจ้งค่าไฟฟ้าสำหรับเดือนเมษายน 2562 คุณสามารถค้นหา “เมษายน 2562” หรือ“ 04/62” และ OCR จะพบเอกสารใดก็ตามที่มีข้อมูลนี้ ซึ่งดีกว่าการค้นหากองใบแจ้งหนี้ด้วยตนเอง

พร้อมใช้งานตลอดเวลา

ต้องการทำงานร่วมกับทีมของคุณหรือขอลายเซ็นในเอกสารใช่หรือไม่ ไม่มีปัญหา คุณไม่จำเป็นต้องรวมตัวกันเพื่อทำงานโครงการหรือจัดการประชุมเพื่อลงนามในสัญญาอีกต่อไป คุณสามารถใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์และเอกสารที่แบ่งปันกันเพื่อทำงานที่สำคัญให้เสร็จได้โดยไม่ปล่อยให้การส่งเอกสารมาทำให้กระบวนการทางธุรกิจของคุณต้องหยุดชะงัก

เป็นมากกว่าเรื่องของเอกสาร

Digitization เป็นมากกว่าเรื่องของใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน และสัญญา เกือบทุกอย่างสามารถเปลี่ยนเป็นดิจิทัลได้ และจึงแปลงเป็นดิจิทัลได้สะดวกมากยิ่งขึ้น รูปภาพ ภาพร่าง การระดมความคิดบนไวท์บอร์ด นามบัตรที่คุณอาจทำหาย หรือคลิปนิตยสารที่สร้างแรงบันดาลใจให้คุณ ทั้งหมดนี้สามารถบันทึกและเข้าถึงได้แบบดิจิทัลทุกที่ทุกเวลาด้วยการแตะเพียงไม่กี่ครั้ง

ปกป้องเอกสารจากการชำรุดสึกหรอ

เอกสารและรูปภาพจากหลายปีที่ผ่านมามีแต่จะเก่าขึ้นเรื่อยๆ เลือนหาย เสียหาย หรืออยู่ผิดที่ผิดทาง โซลูชัน Digitization ช่วยโอนย้ายรูปภาพและข้อความเก่านี้ไปยังตำแหน่งที่ตั้งออนไลน์ที่ปลอดภัยซึ่งสามารถสำรองข้อมูลเพื่อไม่ให้สูญหาย

มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อประสบการณ์ของลูกค้า

ถ้าคุณดำเนินธุรกิจขนาดเล็ก หรือแม้แต่ธุรกิจขนาดใหญ่ ชื่อเสียงและความน่าเชื่อถือของธุรกิจขึ้นอยู่กับคุณภาพของสิ่งที่คุณนำเสนอ ซึ่งไม่ได้หมายถึงบริการหรือผลิตภัณฑ์ที่คุณกำลังขายเท่านั้น แต่เป็นมาตรฐานต่างๆ ที่คุณใช้ในการดูแลระบบและการติดต่อสื่อสาร ใบแจ้งหนี้ที่เป็นกระดาษหรือการโต้ตอบทางจดหมายพร้อมสำเนาเอกสารไม่น่าจะส่งผลดีต่อแบรนด์ของคุณและทำให้ธูรกิจของคุณดูล้าสมัย นอกจากนี้ ยังทำให้ลูกค้าขาดความสะดวกสบายเนื่องจากมีกระดาษหลายรีมให้ลูกค้าต้องจัดเก็บอย่างระมัดระวังหรือใช้เวลาในการส่งกลับมาให้คุณ เปลี่ยนไปใช้ระบบดิจิทัลเพื่อการมีส่วนร่วมของลูกค้า ซึ่งเป็นการสร้างความมั่นใจให้กับลูกค้าของบริษัทที่มีความกระตือรือร้น ทันสมัย และมีประสิทธิภาพ

Digitization คืออนาคต

โซลูชันดิจิทัลใหม่ๆ มักจะมีการตัดสำเนาเก่าๆ ออกไป และเมื่อมีการเปิดตัวโซลูชันเหล่านั้น การใช้โซลูชันดังกล่าวจะง่ายขึ้นมากถ้าคุณมีข้อมูลที่เป็นปัจจุบันอยู่แล้ว ลองนึกถึงการเปลี่ยนจากซีดีเป็นการสตรีมเพลงได้อย่างง่ายดาย ในช่วงแรกๆ ยังคงมีการเผื่อการใช้งานไว้สำหรับทั้งสองรูปแบบ โดยมีพีซีและเครื่องเสียงในรถยนต์ที่นำเสนอการเปลี่ยนผ่านที่ราบรื่นด้วยเครื่องเล่นซีดีและช่องเสียบเสริม ตอนนี้ คุณต้องพยายามอย่างมากเพื่อหาเครื่องเล่นซีดี ในขณะที่โทรศัพท์ เครื่องอ่าน eBook หรืออุปกรณ์ตรวจจับการเคลื่อนไหวของคุณมีเครื่องเล่น MP3 ติดตั้งในตัว

การแปลงเอกสารของคุณเป็นรูปแบบดิจิทัลก็เช่นเดียวกัน ถ้าคุณไม่ทำในตอนนี้ คุณกำลังทำให้ชีวิตในอนาคตของคุณยากลำบากขึ้น และอาจไม่มีวิธีการง่ายๆ หรือไม่แพงในการเชื่อมช่องว่างระหว่างเอกสารกระดาษกับนวัตกรรมดิจิทัลเมื่อมีความก้าวหน้าครั้งต่อไปเกิดขึ้น

การก้าวสู่ระบบดิจิทัล

บ้านและและที่ทำงานของคุณอาจเปลี่ยนไปใช้ระบบดิจิทัลอยู่แล้วในหลายๆ ด้าน ตั้งแต่การสตรีมทีวี ไปจนถึงการทำงานร่วมกันในเอกสารออนไลน์ฉบับเดียว การใช้เวลาย้อนกลับไปดูสิ่งที่คุณยังไม่ได้จัดเก็บอย่างปลอดภัยไปยังระบบคลาวด์อาจเป็นเรื่องที่คุ้มค่า เนื่องจากการแปลงเอกสารอนาล็อกเป็นการดำเนินการที่พวกเราหลายคนมักจะละเลย