แม่แบบรายงานการประชุม บันทึก และวาระการประชุม

ไม่ว่าจะเป็นการประชุมประจำเดือนของคณะกรรมการบริหาร การประชุมแบบตัวต่อตัวรายสัปดาห์ หรือเซสชันการระดมสมอง เพียงแค่ใช้แม่แบบรายงานการประชุมที่ง่ายต่อการใช้งานนี้ งานของคุณก็สำเร็จไปแล้วครึ่งหนึ่ง
ลองใช้ Paper ฟรี

เข้าสู่ระบบแล้วใช่ไหมรับแม่แบบ

แม่แบบรายงานการประชุมแสดงรายชื่อผู้เข้าร่วมประชุม วาระการประชุม และหัวข้อในการสนทนา

ทำให้ทุกคนมีความเข้าใจตรงกัน

เพียงเพิ่มเนื้อหา

ด้วยข้อความที่มีการจัดรูปแบบไว้ล่วงหน้าเป็นแนวทางให้คุณ คุณจะสามารถใช้แม่แบบการจดบันทึกการประชุมที่พร้อมใช้งานและไม่มีค่าใช้จ่ายนี้เพื่อป้อนข้อมูลวันที่ประชุม ผู้เข้าร่วม ระเบียบวาระการประชุม การพูดคุย และรายการดำเนินการได้ทันทีที่เริ่มการประชุม

เชิญทีมของคุณเข้าสู่เอกสารนี้

แม่แบบบันทึกที่ใช้ระบบคลาวด์นี้ทำให้การแบ่งปันเป็นเรื่องง่าย ไม่ต้องบันทึกลงในฮาร์ดไดรฟ์ ไม่ต้องแนบไฟล์ในอีเมล เพียงเชิญผู้เข้าร่วมประชุมเข้าสู่เอกสาร

แก้ไขร่วมกันแบบเรียลไทม์

หลังจากเชิญสมาชิกในทีมเข้าสู่เอกสารแล้ว พวกเขาจะสามารถดูบันทึกการประชุมและเพิ่มความคิดเห็นได้ พวกเขายังสามารถอัพเดทข้อความหรือเพิ่มรูปภาพของไวท์บอร์ดได้หากคุณอนุญาตให้พวกเขามีสิทธิ์แก้ไข

4 เคล็ดลับที่ช่วยปรับปรุงบันทึกการประชุมของคุณ

แม่แบบบันทึกการประชุมของ Dropbox Paper
1. ตั้งค่าเอกสารของคุณสำหรับการจดบันทึกก่อนประชุม

ไม่ว่าจะเป็นการประชุมที่เป็นทางการหรือไม่เป็นทางการ แม่แบบนี้ก็ได้รับการออกแบบมาเพื่อจัดระเบียบการทำงานให้คุณและทำให้ทุกคนมีความเข้าใจตรงกัน แม้แต่ก่อนที่คุณจะมีระเบียบวาระการประชุมที่ชัดเจน เอกสาร Dropbox Paper ช่วยให้คุณลิงก์ไปที่กิจกรรมในปฏิทินและใช้แป้นพิมพ์ลัดเพื่อประหยัดเวลาได้ 

2. เพิ่มลิงก์สำหรับบริบท

หากคุณมีเอกสารที่มีข้อมูลเบื้องต้นอยู่ ให้เพิ่มลิงก์เพื่อช่วยให้ทีมของคุณมีความเข้าใจที่ถูกต้อง ก่อนเริ่มประชุม ให้แบ่งปันเอกสารบันทึกการประชุมของคุณเพื่อให้บริบทก่อนการพูดคุย

3. ไฮไลท์ประเด็นหลัก

เพื่อให้บันทึกดูเด่นชัดยิ่งขึ้น ให้เพิ่มรูปภาพหรือไฟล์ Dropbox เพื่อให้จุดพิสูจน์และตัวอย่าง ด้วยแอป Paper สำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่ คุณสามารถถ่ายภาพไวท์บอร์ดและกระดาษโน้ตได้ รูปภาพของคุณจะถูกวางไว้ในบันทึกการประชุมโดยอัตโนมัติ

4. จดบันทึกการตัดสินใจและงาน

คุณสมบัติสิ่งที่ต้องทำของแม่แบบจะแสดงขั้นตอนต่อไปแก่ทีมของคุณและช่วยติดตามรายการดำเนินการต่างๆ ก่อนการประชุมครั้งถัดไป หากต้องการสร้างกล่องทำเครื่องหมายอย่างรวดเร็ว ให้พิมพ์วงเล็บสี่เหลี่ยม (“[ ]”) ตามด้วยเว้นวรรค หากต้องการมอบหมายสิ่งที่ต้องทำ แค่แท็กสมาชิกในทีมด้วยเครื่องหมาย @ ตามด้วยชื่อของพวกเขา  

สร้างและแบ่งปันไอเดียริเริ่ม

แม่แบบรายงานการประชุมนี้สร้างใน Dropbox Paper ซึ่งเป็นพื้นที่ทำงานร่วมกันที่ทีมสามารถสร้างและแบ่งปันแนวคิดริเริ่มได้ Paper ทำให้การบันทึกการประชุม มอบหมายสิ่งที่ต้องทำ พัฒนาแนวคิดสร้างสรรค์ และจัดการโครงการ กลายเป็นเรื่องที่ง่าย ด้วยการใช้ Paper เป็นศูนย์กลางของโครงการ คุณจึงไม่จำเป็นต้องอยู่ในห้องเดียวกันเพื่อให้ได้รับข้อมูลที่ตรงกัน

ผู้ใช้หลายคนร่วมแบ่งปันแนวคิดและเนื้อหาที่เป็นภาพในการประชุม

คำถามที่พบบ่อย

วิธีจดบันทึกในการประชุมเริ่มต้นด้วยการมุ่งเน้นจุดสำคัญเกี่ยวกับการประชุม และการมีระเบียบวิธีในการถ่ายทอดข้อมูลนั้นให้ผู้อื่น การเขียนรายงานการประชุมที่มีประสิทธิภาพจะทำให้ทุกคนสามารถทบทวนสิ่งที่ได้พูดคุยกันเพื่อให้มีความเข้าใจตรงกันได้ ซึ่งวิธีที่ดีที่สุดในการจดบันทึกอย่างมีประสิทธิภาพก็คือต้องมีโครงสร้างที่ชัดเจนไว้พร้อมก่อนที่จะเริ่มการประชุม โดยเริ่มจากแม่แบบรายงานการประชุมนี้ใน Dropbox เพื่อเป็นการสร้างเอกสารของคุณเองที่ระบุวาระการประชุมและรายชื่อผู้เข้าร่วม  จากนั้น ขณะประชุมคุณสามารถเพิ่มประเด็นที่กำลังพูดถึงกันอยู่ได้ รวมถึงบันทึกว่าใครพูดไว้อย่างไรบ้าง ในตอนท้ายคุณสามารถเพิ่มรายการดำเนินการและวันครบกำหนดได้ด้วยการเพิ่ม @mentions และลิงก์ที่จำเป็นเพื่อให้บริบท และในขั้นตอนสุดท้าย คุณก็แบ่งปันเอกสารนั้นให้กับผู้ที่เข้าร่วมการประชุม 

การสร้างแม่แบบรายงานการประชุมใน Dropbox โดยใช้ Dropbox Paper นั้นไม่ยาก เพียงแค่ใช้แม่แบบรายงานการประชุมที่มีอยู่แล้วใน Paper หรือจะสร้างแม่แบบรายงานหรือวาระการประชุมแบบกำหนดเองขึ้นมาก็ได้ด้วยการสร้างเอกสาร Paper ฉบับใหม่ ที่มุมขวาบนของเอกสาร Paper คุณจะเห็นจุดสามจุดซึ่งแสดงถึงตัวเลือกต่างๆ ที่คุณสามารถเลือกใช้ได้ คลิกที่จุดสามจุดนั้นแล้วเลื่อนลงไปที่ "แปลงเป็นแม่แบบ" จากนั้น เอกสาร Paper ของคุณจะกลายเป็นแม่แบบตามที่กำหนดซึ่งคุณสามารถใช้ซ้ำได้เรื่อยๆ เพื่อจัดระเบียบบันทึกการประชุมของคุณโดยไม่ต้องเริ่มต้นใหม่อีกต่อไป

การติดตามบันทึกการประชุมเป็นเรื่องง่ายใน Dropbox เพราะคุณสามารถจัดระเบียบทุกสิ่งทุกอย่างได้โดยไม่ต้องไปที่อื่น หนึ่งในวิธีติดตามบันทึกการประชุมที่ดีที่สุดก็คือการสร้างระบบจัดเก็บไฟล์อย่างเป็นระเบียบสำหรับบันทึกการประชุมทั้งหมดและเอกสารสำคัญอื่นๆ เพื่อให้คุณและทีมของคุณสามารถดูและแบ่งปันไฟล์ได้อย่างง่ายดาย การสร้างระบบจัดเก็บไฟล์บันทึกการประชุมของคุณยังเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการช่วยให้ทีมทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นอีกด้วย โดยสมาชิกในทีมสามารถใช้งานบันทึกการประชุมของคุณได้ง่ายขึ้นด้วยการเพิ่มความคิดเห็นลงในเอกสารเพื่ออธิบายบันทึกบางส่วนหรือเพื่อเพิ่มรายการดำเนินการที่สำคัญ 

คุณสามารถจัดบันทึกการประชุมให้เป็นระเบียบมากขึ้นได้โดยแบ่งกลุ่มการประชุมออกตามหัวข้อ การประชุมในการทำงานของคุณคงไม่ได้มีเพียงประเภทเดียว ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีการประชุมคณะกรรมการบริหารทุกสองปี การประชุมระดมสมองทุกเดือนหรือทุกไตรมาส การประชุมแบบตัวต่อตัวทุกสัปดาห์ การสัมภาษณ์ผู้สมัครงาน หรือบางทีอาจมีเซสชันศึกษาการทำงานที่คุณต้องจดบันทึกให้ครบถ้วน ดังนั้นคุณจึงควรสร้างโฟลเดอร์ "การประชุม" ใน Dropbox แล้วสร้างประเภทการประชุมต่างๆ เป็นระบบย่อย เพื่อให้รู้ได้ตลอดเวลาว่าจะหาบันทึกการประชุมที่สำคัญได้จากที่ใด ไม่ว่าการประชุมนั้นจะเป็นแบบใดก็ตาม 

เพิ่มประสิทธิภาพรายงานการประชุมของคุณด้วย Dropbox

โปรดทราบ: เนื้อหาบางส่วนอาจไม่มีให้บริการในบางภาษา

ผู้ร่วมงานยืนอยู่ในสำนักงานและพูดคุยกันขณะกำลังดูแล็ปท็อป

งานวิจัยของ IDG

เผยความลับในการเพิ่มประสิทธิภาพของการทำงานร่วมกัน

ผู้ร่วมงานนั่งโต๊ะทำงานร่วมกันและจดบันทึกบนกระดาษหลายแผ่น

เอกสารอย่างเป็นทางการของ IDC

ลดต้นทุนและเพิ่มมูลค่าทางธุรกิจด้วยเครื่องมือในการทำงานร่วมกันของ Dropbox

ดูคุณสมบัติอื่นๆ

เครื่องมือเพิ่มผลิตภาพสำหรับการทำงาน

เครื่องมือเพิ่มผลิตภาพ

ใช้เครื่องมือ Dropbox เพื่อเพิ่มประสิทธิผลในการทำงาน

แม่แบบแผนการโปรเจ็กต์

แม่แบบแผนการโปรเจ็กต์

สร้างแม่แบบการวางแผนโครงการของคุณเองโดยใช้ Dropbox Paper

เครื่องมือระดมความคิด

แม่แบบการระดมสมอง

สร้างแม่แบบการระดมความคิดเพื่อช่วยสร้างและแบ่งปันไอเดียต่างๆ

จัดเก็บเอกสารบนคลาวด์

พื้นที่จัดเก็บเอกสารทางออนไลน์

จัดการเอกสารทางออนไลน์ด้วยบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ที่ใช้งานง่ายไม่ซับซ้อนและปลอดภัย

สร้างแม่แบบบันทึกการประชุมของคุณ

หากคุณต้องการปรับแต่งบันทึกสำหรับการประชุมทีมของคุณในครั้งถัดไป Paper ช่วยให้คุณสร้างแม่แบบที่สะอาดตาและดูเป็นมืออาชีพสำหรับจดบันทึกการประชุมหรือระเบียบวาระการประชุมที่มีหัวเรื่องย่อยและส่วนต่างๆ ที่คุณเลือกเองได้