แม่แบบรายงานการประชุม บันทึก และวาระการประชุม

หากคุณได้รับหน้าที่จดบันทึกรายงานการประชุม ไม่ว่าจะเป็นการประชุมคณะกรรมการ การประชุมทีมเพื่ออัพเดทความคืบหน้า หรือการประชุมโครงการ ให้ใช้แม่แบบการจดบันทึกที่พร้อมใช้งานนี้ และนั่นก็เหมือนกับคุณทำงานเสร็จไปแล้วครึ่งหนึ่ง

ลองใช้ Paper ฟรี

เข้าสู่ระบบแล้วใช่ไหมรับแม่แบบ

ทำให้ทุกคนมีความเข้าใจตรงกัน

เพียงเพิ่มเนื้อหา

ด้วยข้อความที่มีการจัดรูปแบบไว้ล่วงหน้าเป็นแนวทางให้คุณ คุณจะสามารถใช้แม่แบบการจดบันทึกการประชุมที่พร้อมใช้งานและไม่มีค่าใช้จ่ายนี้เพื่อป้อนข้อมูลวันที่ประชุม ผู้เข้าร่วม ระเบียบวาระการประชุม การพูดคุย และรายการดำเนินการได้ทันทีที่เริ่มการประชุม

เชิญทีมของคุณเข้าสู่เอกสารนี้

แม่แบบบันทึกที่ใช้ระบบคลาวด์นี้ทำให้การแบ่งปันเป็นเรื่องง่าย ไม่ต้องบันทึกลงในฮาร์ดไดรฟ์ ไม่ต้องแนบไฟล์ในอีเมล เพียงเชิญผู้เข้าร่วมประชุมเข้าสู่เอกสาร

แก้ไขร่วมกันแบบเรียลไทม์

หลังจากเชิญสมาชิกในทีมเข้าสู่เอกสารแล้ว พวกเขาจะสามารถดูบันทึกการประชุมและเพิ่มความคิดเห็นได้ พวกเขายังสามารถอัพเดทข้อความหรือเพิ่มรูปภาพของไวท์บอร์ดได้หากคุณอนุญาตให้พวกเขามีสิทธิ์แก้ไข

4 เคล็ดลับที่ช่วยปรับปรุงบันทึกการประชุมของคุณ

แม่แบบบันทึกการประชุมของ Dropbox Paper
1. ตั้งค่าเอกสารของคุณสำหรับการจดบันทึกก่อนประชุม

ไม่ว่าจะเป็นการประชุมที่เป็นทางการหรือไม่เป็นทางการ แม่แบบนี้ก็ได้รับการออกแบบมาเพื่อจัดระเบียบการทำงานให้คุณและทำให้ทุกคนมีความเข้าใจตรงกัน แม้แต่ก่อนที่คุณจะมีระเบียบวาระการประชุมที่ชัดเจน เอกสาร Dropbox Paper ช่วยให้คุณลิงก์ไปที่กิจกรรมในปฏิทินและใช้แป้นพิมพ์ลัดเพื่อประหยัดเวลาได้ 

2. เพิ่มลิงก์สำหรับบริบท

หากคุณมีเอกสารที่มีข้อมูลเบื้องต้นอยู่ ให้เพิ่มลิงก์เพื่อช่วยให้ทีมของคุณมีความเข้าใจที่ถูกต้อง ก่อนเริ่มประชุม ให้แบ่งปันเอกสารบันทึกการประชุมของคุณเพื่อให้บริบทก่อนการพูดคุย

3. ไฮไลท์ประเด็นหลัก

เพื่อให้บันทึกดูเด่นชัดยิ่งขึ้น ให้เพิ่มรูปภาพหรือไฟล์ Dropbox เพื่อให้จุดพิสูจน์และตัวอย่าง ด้วยแอป Paper สำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่ คุณสามารถถ่ายภาพไวท์บอร์ดและกระดาษโน้ตได้ รูปภาพของคุณจะถูกวางไว้ในบันทึกการประชุมโดยอัตโนมัติ

4. จดบันทึกการตัดสินใจและงาน

คุณสมบัติสิ่งที่ต้องทำของแม่แบบจะแสดงขั้นตอนต่อไปแก่ทีมของคุณและช่วยติดตามรายการดำเนินการต่างๆ ก่อนการประชุมครั้งถัดไป หากต้องการสร้างกล่องทำเครื่องหมายอย่างรวดเร็ว ให้พิมพ์วงเล็บสี่เหลี่ยม (“[ ]”) ตามด้วยเว้นวรรค หากต้องการมอบหมายสิ่งที่ต้องทำ แค่แท็กสมาชิกในทีมด้วยเครื่องหมาย @ ตามด้วยชื่อของพวกเขา  

สร้างและแบ่งปันไอเดียริเริ่ม

แม่แบบรายงานการประชุมนี้สร้างใน Dropbox Paper ซึ่งเป็นพื้นที่ทำงานร่วมกันที่ทีมสามารถสร้างและแบ่งปันแนวคิดริเริ่มได้ Paper ทำให้การบันทึกการประชุม มอบหมายสิ่งที่ต้องทำ พัฒนาแนวคิดสร้างสรรค์ และจัดการโครงการ กลายเป็นเรื่องที่ง่าย ด้วยการใช้ Paper เป็นศูนย์กลางของโครงการ คุณจึงไม่จำเป็นต้องอยู่ในห้องเดียวกันเพื่อให้ได้รับข้อมูลที่ตรงกัน

ผู้ใช้หลายคนร่วมแบ่งปันแนวคิดและเนื้อหาที่เป็นภาพในการประชุม

Dropbox Paper  คือพื้นที่ทำงานร่วมกันซึ่งทีมต่างๆ สามารถประสานงานโครงการต่างๆ และสื่อสารเกี่ยวกับเนื้อหาทั้งหมดได้ในที่เดียว Paper นำเสนอคุณสมบัติการแก้ไขแบบเรียลไทม์ร่วมกับรายการสิ่งที่ต้องทำ ระเบียบวาระการประชุมทีม และลำดับเวลา โดยทำให้การวางแผนโครงการ การระดมสมอง การจัดประชุม การมอบหมายรายการดำเนินการ การติดตามความคืบหน้า และการตรวจสอบงานเป็นเรื่องง่ายขึ้น

หากต้องการใช้ Dropbox Paper คุณจะต้องมีบัญชี Dropbox ขณะนี้เอกสาร Paper ไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของโควต้าพื้นที่จัดเก็บข้อมูลของคุณและไม่มีขีดจำกัดของจำนวนเอกสาร Paper ที่คุณสามารถสร้างขึ้นหรือเป็นเจ้าของ คุณสามารถเข้าถึงเอกสาร Paper ของคุณบนเว็บไซต์ได้โดยคลิกที่แถบ Paper บน dropbox.com หรือไปที่ dropbox.com/paper และคุณยังสามารถใช้แอปสำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่ของ Paper เพื่อเข้าถึง สร้าง หรือแก้ไขเอกสาร Paper ได้

คุณสามารถทำงานใน Paper แบบออฟไลน์ได้โดยใช้เพียงแอปสำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่ของ Dropbox Paper เท่านั้น แอปสำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่ของ Paper ทำให้คุณสามารถสร้างเอกสารใหม่ แก้ไขเอกสารที่มีอยู่ เพิ่มความคิดเห็น และแบ่งปันเนื้อหากับสมาชิกในทีมได้ ขณะที่ออฟไลน์อยู่ คุณสามารถเข้าถึง แก้ไข และแสดงความคิดเห็นบนเอกสารล่าสุดและที่ให้ดาว หรือสร้างเอกสารใหม่ โดยการเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่เกิดขึ้นจะซิงค์เมื่อคุณกลับมาออนไลน์

การประชุมที่เป็นผลต้องอาศัยการจดบันทึกการประชุมที่มีประสิทธิภาพเพื่อให้ทุกคนสามารถทบทวนสิ่งที่ได้พูดคุยกันและมีความเข้าใจตรงกันได้ และวิธีที่ดีที่สุดในการจดบันทึกการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพคือการมีโครงสร้างที่ชัดเจนไว้พร้อมก่อนที่จะเริ่มการประชุม ด้วยเหตุนี้ เพียงแค่ตั้งค่าเอกสาร Paper ที่มีระเบียบวาระการประชุม เพิ่มลิงก์สำหรับบริบท และแบ่งปันเอกสารกับบุคคลที่ได้รับการเชิญเข้าประชุม และบันทึกการประชุมยังควรมีรายการดำเนินการและวันครบกำหนดสำหรับงานเหล่านั้น ซึ่งสามารถทำได้ง่ายๆ ใน Paper โดยการเพิ่ม @กล่าวถึง และวันครบกำหนดของงาน

การสร้างแม่แบบบันทึกการประชุมโดยใช้ Dropbox Paper เป็นเรื่องง่าย เมื่อคุณใช้ Paper บนเว็บไซต์ คุณสามารถใช้แม่แบบบันทึกการประชุมที่มีอยู่โดยคลิกที่ลิงก์ “สร้างบันทึกการประชุม” บนคอลัมน์ทางด้านขวา และคุณยังสามารถสร้างแม่แบบบันทึกการประชุมและระเบียบวาระการประชุมของตนเองที่ปรับแต่งให้ตรงตามความต้องการของคุณได้โดยการสร้างเอกสาร Paper ใหม่ ตั้งค่าช่องต่างๆ ในช่องว่างที่ต้องป้อนข้อมูล และคลิกที่ “แปลงเป็นแม่แบบ” ในเมนูเอกสาร ซึ่งจะแปลงเอกสาร Paper ของคุณให้เป็นแม่แบบให้คุณใช้ได้ทุกเมื่อที่ต้องการ

ดูคุณสมบัติอื่นๆ

เครื่องมือเพิ่มผลิตภาพ

ใช้เครื่องมือ Dropbox เพื่อเพิ่มประสิทธิผลในการทำงาน

แม่แบบแผนการโปรเจ็กต์

สร้างแม่แบบการวางแผนโครงการของคุณเองโดยใช้ Dropbox Paper

แม่แบบการระดมสมอง

สร้างแม่แบบการระดมความคิดเพื่อช่วยสร้างและแบ่งปันไอเดียต่างๆ

พื้นที่จัดเก็บเอกสารทางออนไลน์

จัดการเอกสารทางออนไลน์ด้วยบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ที่ใช้งานง่ายไม่ซับซ้อนและปลอดภัย

สร้างแม่แบบบันทึกการประชุมของคุณ

หากคุณต้องการปรับแต่งบันทึกสำหรับการประชุมทีมของคุณในครั้งถัดไป Paper ช่วยให้คุณสร้างแม่แบบที่สะอาดตาและดูเป็นมืออาชีพสำหรับจดบันทึกการประชุมหรือระเบียบวาระการประชุมที่มีหัวเรื่องย่อยและส่วนต่างๆ ที่คุณเลือกเองได้