สร้างพื้นที่ของทีมที่เป็นระเบียบ

กำหนดค่าโฟลเดอร์เพื่อช่วยให้ทุกคนค้นหาสิ่งที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว คู่มือนี้จะอธิบายวิธีปฏิบัติที่ดีที่สุดพร้อมตัวอย่างเล็กๆ น้อยๆ ให้คุณสามารถสร้างสถานที่อันเป็นระเบียบแบบหนึ่งเดียวสำหรับไฟล์ของทีมได้

คิดหาวิธีทำงานของทีม

ก่อนเริ่มสร้างโฟลเดอร์ ให้ใช้เวลาทำความเข้าใจลำดับการทำงานของทีมก่อน การสร้างโครงสร้างที่วัดได้และระบบการตั้งชื่อให้ทีมของคุณหมายความว่ามีงานดูแลรักษาน้อยลงในอนาคต โปรดพิจารณาข้อต่อไปนี้

  • โดยทั่วไปแล้วผู้ใช้ของคุณทำงานเองหรือเป็นกลุ่ม
  • ไฟล์แต่ละไฟล์มีคนแต่ละคนใช้งาน หรือมีหลายคนร่วมกันแก้ไขไฟล์แต่ละไฟล์
  • คุณคาดว่าจะแบ่งปันไฟล์กับคนนอกทีม Dropbox Business บ่อยแค่ไหน
  • หาก Dropbox เข้าแทนที่ระบบที่มีอยู่แล้ว คุณต้องการคัดลอกโครงสร้างโฟลเดอร์นั้นหรือไม่
  • แผนกต่างๆ มักจัดกลุ่มไฟล์ของตนอย่างไร

กำหนดค่ากลุ่มเพื่อแบ่งปันได้ง่ายดายยิ่งขึ้น

กลุ่มช่วยให้คุณแบ่งปันโฟลเดอร์กับรายชื่อผู้คนที่เลือกไว้ล่วงหน้าได้ทันที กำหนดค่ากลุ่มสำหรับแผนกใดก็ตามที่สมาชิกแบ่งปันไฟล์กับสมาชิกคนอื่นๆ เป็นประจำ กลุ่มทำให้คุณแบ่งปันโฟลเดอร์กับแผนกได้อย่างรวดเร็ว แทนที่จะส่งคำเชิญให้สมาชิกเข้าร่วมทีละคน และเมื่อมีผู้คนใหม่ๆ เข้าร่วม การเพิ่มพวกเขาเข้ากลุ่มทำให้พวกเขาเข้าถึงโฟลเดอร์ที่แบ่งปันได้โดยอัตโนมัติ

สร้างโฟลเดอร์ใหม่ในพื้นที่ของทีมที่แบ่งปันกับกลุ่มพัฒนาธุรกิจ

จัดระเบียบด้วยชื่อโฟลเดอร์ที่เป็นมาตรฐาน

เมื่อคุณวางโครงสร้างและกลุ่มแล้ว พูดคุยกับทีมของคุณเกี่ยวกับวิธีตั้งชื่อไฟล์และโฟลเดอร์ การสร้างระบบการตั้งชื่อที่มีประสิทธิภาพจะทำให้ทุกคนค้นหาสิ่งที่ต้องการได้ง่ายขึ้น โดยเฉพาะเมื่อจำนวนไฟล์ในพื้นที่ของทีมเพิ่มขึ้น ต่อไปนี้คือเคล็ดลับเล็กๆ น้อยๆ

  • โฟลเดอร์รายเดือนควรตั้งชื่อในรูปแบบ YYYY-MM เพื่อให้โฟลเดอร์ปรากฏในลำดับตามเวลา
  • หากคุณกำลังจัดระเบียบด้วยลูกค้า และบริษัทของคุณใช้รหัสลูกค้า การขึ้นต้นชื่อโฟลเดอร์ของลูกค้าด้วยรหัสของลูกค้าจะช่วยให้ผู้คนค้นหาสิ่งที่ต้องการได้
คลิกในโฟลเดอร์ย่อยของการตลาด เปลี่ยนชื่อโฟลเดอร์ระดับบนสุดเป็นออกแบบ ลากไฟล์สองไฟล์เข้าไป

จัดการว่าใครเห็นอะไรบ้าง

ทุกคนในทีมจะมองเห็นโฟลเดอร์ที่สร้างขึ้นใน พื้นที่ของทีม ได้ แต่ไม่ได้หมายความว่าทุกคนจะเข้าถึงโฟลเดอร์ได้ จากแผงควบคุมของผู้ดูแลทีม ผู้ดูแลระบบสามารถเพิ่มและลบบุคคลและกลุ่มออกจากโฟลเดอร์ได้ และเลือกได้ว่าโฟลเดอร์แก้ไขหรือดูได้หรือไม่

คลิกจัดการเพื่อดูว่าใครเข้าถึงโฟลเดอร์ และเพิ่มสมาชิกที่เข้าดูหรือแก้ไขได้

ใช้โฟลเดอร์เพื่อควบคุมการเข้าถึง

โฟลเดอร์สีฟ้าที่มีไอคอนรูปอาคาร

โฟลเดอร์ทีม

โฟลเดอร์นี้จะแบ่งปันกับทั้งทีมของคุณโดยอัตโนมัติ แต่คุณสามารถควบคุมได้ว่าใครเข้าดูหรือแก้ไขได้ และแบ่งปันกับผู้คนนอกทีมของคุณ

โฟลเดอร์สีฟ้าที่มีไอคอนเครื่องหมายลบ

โฟลเดอร์แบบจำกัด

โฟลเดอร์นี้สร้างขึ้นเมื่อคุณเชิญผู้คนหรือกลุ่มเฉพาะเข้าสู่โฟลเดอร์ภายในพื้นที่ของทีม มีเพียงผู้คนหรือกลุ่มที่คุณกำหนดเท่านั้นที่ดูหรือแก้ไขเนื้อหานี้ได้

โฟลเดอร์สีม่วงที่มีไอคอนคน

โฟลเดอร์สมาชิกทีม

​​สมาชิกทุกคนในทีมมีโฟลเดอร์ที่มีเนื้อหาซึ่งเป็นส่วนตัวตั้งแต่เริ่มต้น โฟลเดอร์เหล่านี้จะตั้งชื่อตามผู้ใช้ และผู้ใช้สามารถเลือกที่จะแบ่งปันไฟล์หรือโฟลเดอร์ภายในได้

โฟลเดอร์สีฟ้าที่มีไอคอนคนสองคน

โฟลเดอร์ที่แบ่งปัน

โฟลเดอร์นี้ช่วยให้ผู้ใช้แบ่งปันเนื้อหาในโฟลเดอร์สมาชิกทีมของตนได้ เมื่อได้รับคำเชิญ ผู้ใช้สามารถเพิ่มโฟลเดอร์นี้ลงในโฟลเดอร์สมาชิกเพื่อเก็บความเป็นส่วนตัวได้ หรือเพิ่มลงในโฟลเดอร์ทีมเพื่อให้คนอื่นๆ ตามทันอัพเดท

เก็บพื้นที่ของทีม

หลังจากเชิญสมาชิกในทีมแล้วและสมาชิกได้เพิ่มเนื้อหาลงในพื้นที่ของทีม ต่อไปนี้เคล็ดลับในการจัดระเบียบ

  • ย้ายโปรเจ็กต์ที่เสร็จแล้วไปยังโฟลเดอร์เก็บบันทึก จากนั้นใช้สมาร์ทซิงค์ของ Dropbox เพื่อทำเครื่องหมายเป็น “ออนไลน์เท่านั้น” และลดพื้นที่บนฮาร์ดไดรฟ์ของสมาชิกในทีม
  • ผู้ดูแลระบบสามารถลงชื่อเข้าใช้ในฐานะสมาชิกในทีมได้เพื่อเข้าถึงสิทธิ์สำหรับโฟลเดอร์ใดๆ ก็ตามที่ผู้ใช้แบ่งปัน
  • อัพเดทการเป็นสมาชิกกลุ่มเมื่อผู้คนย้ายไปยังทีมอื่น
  • ยกเลิกการเข้าถึงข้อมูลบริษัทโดย ระงับหรือลบ สมาชิกในทีมที่ออกจากบริษัทไปแล้ว 
ไฮไลท์หลายๆ ไฟล์และเลือกสมาร์ทซิงค์ > ออนไลน์เท่านั้น เพื่อให้ไฟล์ไม่กินพื้นที่ฮาร์ดไดรฟ์บนคอมพิวเตอร์

ดูตัวอย่าง

ต่อไปนี้คือโครงสร้างโฟลเดอร์ที่ได้รับแรงบันดาลใจจากตัวอย่างที่ลูกค้า Dropbox Business แบ่งปัน ไอคอนคนสีฟ้าคือสมาชิกของทีม ในขณะที่ไอคอนคนสีเทาคือสมาชิกนอกบริษัท

การจัดชั้นโฟลเดอร์แบบทั่วบริษัทที่มีโฟลเดอร์ที่จัดระเบียบโดยแผนก ไคลเอนท์ และโปรเจ็กต์ จะแสดงว่าใครเข้าถึงอะไรได้บ้าง