สร้างพื้นที่ของทีมที่เป็นระเบียบ
คิดหาวิธีทำงานของทีม
ก่อนเริ่มสร้างโฟลเดอร์ ให้ใช้เวลาทำความเข้าใจลำดับการทำงานของทีมก่อน การสร้างโครงสร้างที่วัดได้และระบบการตั้งชื่อให้ทีมของคุณหมายความว่ามีงานดูแลรักษาน้อยลงในอนาคต โปรดพิจารณาข้อต่อไปนี้
- โดยทั่วไปแล้วผู้ใช้ของคุณทำงานเองหรือเป็นกลุ่ม
- ไฟล์แต่ละไฟล์มีคนแต่ละคนใช้งาน หรือมีหลายคนร่วมกันแก้ไขไฟล์แต่ละไฟล์
- คุณคาดว่าจะแบ่งปันไฟล์กับคนนอกทีม Dropbox Business บ่อยแค่ไหน
- หาก Dropbox เข้าแทนที่ระบบที่มีอยู่แล้ว คุณต้องการคัดลอกโครงสร้างโฟลเดอร์นั้นหรือไม่
- แผนกต่างๆ มักจัดกลุ่มไฟล์ของตนอย่างไร
เลือกหนึ่งใน 3 โครงสร้างโฟลเดอร์เหล่านี้
ตามแผนก
หากแผนกนั้นๆ มักเป็นผู้นำโปรเจ็กต์ของตนเอง—ตรงกันข้ามกับบริษัทที่นิยมใช้แนวคิดริเริ่ม—โครงสร้างนี้เป็นตัวเลือกที่เหมาะสม ทำงานร่วมกับผู้จัดการเพื่อสร้างโฟลเดอร์ย่อยซึ่งตรงกับความต้องการของแต่ละทีมให้มากที่สุด การตลาดจะมีโฟลเดอร์อย่างผู้ดูแลระบบ โฆษณา งบประมาณ และโลโก้ ในขณะที่ไอทีอาจมีโฟลเดอร์อย่างโปรแกรมติดตั้ง เครือข่าย และคลัง
โดยไคลเอนท์
ธุรกิจที่เน้นลูกค้า (เช่นบริษัทให้คำปรึกษา นายหน้าอสังหาริมทรัพย์ และบริษัทกฎหมาย) มักมีโฟลเดอร์สำหรับไฟล์อเนกประสงค์ที่ระดับบนสุดในพื้นที่ของทีม และอีกโฟลเดอร์หนึ่งสำหรับลูกค้า ภายในโฟลเดอร์ลูกค้า คุณสามารถเพิ่มโฟลเดอร์ย่อยให้ลูกค้าแต่ละคนได้ ด้วยโฟลเดอร์ย่อยสำหรับแต่ละโปรเจ็กต์
ตามโครงการ
หากธุรกิจของคุณมีหนทางสร้างรายได้หลายแบบ—เช่น ฝ่ายขาย ฝ่ายสนับสนุน และฝ่ายให้คำปรึกษา—อาจเป็นเรื่องดีที่จะให้หนทางเหล่านั้นเป็นแนวทางให้โครงสร้างโฟลเดอร์ของคุณ ภายในแต่ละประเภท คุณสามารถเลือกโครงสร้างโฟลเดอร์ย่อยได้ ในตัวอย่างนี้ คุณจะเห็นว่ามีหนึ่งโปรเจ็กต์ที่จัดระเบียบตามปี ในขณะที่โปรเจ็กต์อื่นๆ จัดระเบียบตามไตรมาส
กำหนดค่ากลุ่มเพื่อแบ่งปันได้ง่ายดายยิ่งขึ้น
กลุ่มช่วยให้คุณแบ่งปันโฟลเดอร์กับรายชื่อผู้คนที่เลือกไว้ล่วงหน้าได้ทันที กำหนดค่ากลุ่มสำหรับแผนกใดก็ตามที่สมาชิกแบ่งปันไฟล์กับสมาชิกคนอื่นๆ เป็นประจำ กลุ่มทำให้คุณแบ่งปันโฟลเดอร์กับแผนกได้อย่างรวดเร็ว แทนที่จะส่งคำเชิญให้สมาชิกเข้าร่วมทีละคน และเมื่อมีผู้คนใหม่ๆ เข้าร่วม การเพิ่มพวกเขาเข้ากลุ่มทำให้พวกเขาเข้าถึงโฟลเดอร์ที่แบ่งปันได้โดยอัตโนมัติ
จัดระเบียบด้วยชื่อโฟลเดอร์ที่เป็นมาตรฐาน
เมื่อคุณวางโครงสร้างและกลุ่มแล้ว พูดคุยกับทีมของคุณเกี่ยวกับวิธีตั้งชื่อไฟล์และโฟลเดอร์ การสร้างระบบการตั้งชื่อที่มีประสิทธิภาพจะทำให้ทุกคนค้นหาสิ่งที่ต้องการได้ง่ายขึ้น โดยเฉพาะเมื่อจำนวนไฟล์ในพื้นที่ของทีมเพิ่มขึ้น ต่อไปนี้คือเคล็ดลับเล็กๆ น้อยๆ
- โฟลเดอร์รายเดือนควรตั้งชื่อในรูปแบบ YYYY-MM เพื่อให้โฟลเดอร์ปรากฏในลำดับตามเวลา
- หากคุณกำลังจัดระเบียบด้วยลูกค้า และบริษัทของคุณใช้รหัสลูกค้า การขึ้นต้นชื่อโฟลเดอร์ของลูกค้าด้วยรหัสของลูกค้าจะช่วยให้ผู้คนค้นหาสิ่งที่ต้องการได้
จัดการว่าใครเห็นอะไรบ้าง
ทุกคนในทีมจะมองเห็นโฟลเดอร์ที่สร้างขึ้นใน พื้นที่ของทีม ได้ แต่ไม่ได้หมายความว่าทุกคนจะเข้าถึงโฟลเดอร์ได้ จากแผงควบคุมของผู้ดูแลทีม ผู้ดูแลระบบสามารถเพิ่มและลบบุคคลและกลุ่มออกจากโฟลเดอร์ได้ และเลือกได้ว่าโฟลเดอร์แก้ไขหรือดูได้หรือไม่
ใช้โฟลเดอร์เพื่อควบคุมการเข้าถึง
เก็บพื้นที่ของทีม
หลังจากเชิญสมาชิกในทีมแล้วและสมาชิกได้เพิ่มเนื้อหาลงในพื้นที่ของทีม ต่อไปนี้เคล็ดลับในการจัดระเบียบ
- ย้ายโปรเจ็กต์ที่เสร็จแล้วไปยังโฟลเดอร์เก็บบันทึก จากนั้นใช้สมาร์ทซิงค์ของ Dropbox เพื่อทำเครื่องหมายเป็น “ออนไลน์เท่านั้น” และลดพื้นที่บนฮาร์ดไดรฟ์ของสมาชิกในทีม
- ผู้ดูแลระบบสามารถลงชื่อเข้าใช้ในฐานะสมาชิกในทีมได้เพื่อเข้าถึงสิทธิ์สำหรับโฟลเดอร์ใดๆ ก็ตามที่ผู้ใช้แบ่งปัน
- อัพเดทการเป็นสมาชิกกลุ่มเมื่อผู้คนย้ายไปยังทีมอื่น
- ยกเลิกการเข้าถึงข้อมูลบริษัทโดย ระงับหรือลบ สมาชิกในทีมที่ออกจากบริษัทไปแล้ว
ดูตัวอย่าง
ต่อไปนี้คือโครงสร้างโฟลเดอร์ที่ได้รับแรงบันดาลใจจากตัวอย่างที่ลูกค้า Dropbox Business แบ่งปัน ไอคอนคนสีฟ้าคือสมาชิกของทีม ในขณะที่ไอคอนคนสีเทาคือสมาชิกนอกบริษัท
