วิธีสแกนเอกสารบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ iPhone หรือ Android

ฉันควรใช้เครื่องสแกนเอกสารเมื่อใด

ถึงแม้โลกทุกวันนี้จะเปลี่ยนไปเป็นดิจิทัลมากขึ้นเรื่อยๆ เอกสารกระดาษก็ยังมีความจำเป็นอยู่ แต่คงไม่มีใครอยากหอบกระดาษกองโตไปด้วยทุกที่

ไม่ว่าจะด้วยเหตุผลส่วนตัวหรือการทำงานก็ตาม คุณสามารถใช้และควรใช้เครื่องสแกนเอกสารเพื่อทำสิ่งต่อไปนี้

• ปกป้องสิ่งที่ไม่สามารถทดแทนได้จากความเสียหายหรือการสูญหาย เช่น ภาพถ่ายเก่าๆ จดหมายที่เขียนด้วยลายมือ หรือเอกสารทางกฎหมาย
• เข้าถึงและแชร์เอกสารได้อย่างง่ายดายจากทุกที่ด้วยสำเนาดิจิทัล
• ลดพื้นที่ทางกายภาพของคุณด้วยการแปลงเป็นเอกสารดิจิทัล
• สร้างการสำรองข้อมูลดิจิทัลของเอกสารสำคัญเพื่อเพิ่มความปลอดภัย
• ค้นหาข้อมูลเฉพาะภายในเอกสารที่สแกนได้อย่างรวดเร็วโดยใช้ฟังก์ชันการค้นหา OCR

 

เอกสารทั่วไปที่มีการสแกน ได้แก่

• ส่วนบุคคล: ภาพถ่าย สูติบัตร หนังสือเดินทาง กรมธรรม์ประกันภัย ใบขอคืนภาษี บันทึกการรักษาพยาบาล และพินัยกรรม
• มืออาชีพ: สัญญา ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน นามบัตร และเอกสารโครงการ
• วิชาการ: บันทึก เอกสารวิจัย ใบรับรอง และหนังสือเรียน

การสแกนคอลเลกชันภาพถ่ายของคุณเป็นวิธีที่ผู้คนนิยมใช้ในการเก็บภาพความทรงจำและแชร์ในรูปแบบดิจิทัล ด้วยเทคโนโลยีการสแกนที่ทันสมัย คุณสามารถเปลี่ยนภาพพิมพ์ที่คุณรักให้เป็นภาพดิจิทัลคุณภาพสูงได้อย่างง่ายดาย วิธีนี้เป็นวิธีที่สมบูรณ์แบบในการอัปโหลด จัดระเบียบ และแชร์ภาพถ่ายครอบครัว

เรียนรู้วิธีการสแกนเอกสารลงคอมพิวเตอร์โดยใช้อุปกรณ์เคลื่อนที่ของคุณ

สมาร์ทโฟนของคุณเป็นมากกว่าอุปกรณ์สื่อสาร เราสามารถใช้เป็นเครื่องมืออันทรงพลังสำหรับการเพิ่มผลผลิตได้ ด้วยแอปและเทคนิคที่เหมาะสม คุณสามารถแปลงเอกสารกระดาษให้เป็นไฟล์ดิจิทัลได้อย่างง่ายดาย

แทนที่จะรวบรวมเอกสารแล้วนำไปเครื่องถ่ายเอกสาร ตอนนี้คุณมีสามทางเลือก

1. ถ่ายภาพเอกสารของคุณ

คุณสามารถใช้กล้องในโทรศัพท์ถ่ายภาพเอกสารของคุณได้ วิธีนี้อาจเป็นวิธีหนึ่งที่ง่ายที่สุด แต่ก็มีข้อเสียอยู่บ้าง ประการแรก วิธีนี้ไม่ได้ปลอดภัยอย่างสมบูรณ์ ประการที่สอง การเก็บรูปภาพไว้ในโทรศัพท์ของคุณเพียงที่เดียวอาจทำให้ใช้งานบนอุปกรณ์หลายเครื่องได้ยาก และยังได้ภาพที่มีคุณภาพสูงแบบเดียวกับเอกสารกระดาษได้ยากกว่าด้วย สุดท้ายอาจทำให้เสียเวลาได้ หากว่าต้องถ่ายภาพเอกสารซ้ำแล้วซ้ำอีก

2. ถ่ายภาพ…แล้วใช้แอปสแกน

แอปพลิเคชันสแกนเอกสารเป็นตัวเลือกที่ดีในการแปลงรูปภาพให้เป็นเอกสารสแกนคุณภาพสูง จากนั้นคุณสามารถบันทึกหรือส่งรูปภาพเป็น PDF, PNG, JPG, tiff หรือไฟล์ประเภทใดก็ได้ที่คุณต้องการ ซึ่งเป็นการเปิดโลกสู่วิธีการใหม่ๆ ในการสแกนเอกสารในชีวิตประจำวันโดยไม่ต้องเดินทางไปที่ร้านพิมพ์เอกสาร ห้องสมุด หรือสำนักงาน คุณสามารถใช้วิธีนี้กับเอกสารสแกนใหม่ๆ ได้เช่นเดียวกับเอกสารสแกนเก่า

3. เพียงสแกนด้วยแอปสแกน

ฟังก์ชันสแกนเนอร์เอกสารของ Dropbox มีคุณสมบัติและการรักษาความปลอดภัยให้คุณนอกเหนือจากการถ่ายภาพ แต่สามารถทำได้ง่ายเหมือนกัน 

แอปนี้ช่วยให้คุณสามารถสแกนไฟล์ไปยังบัญชี Dropbox ของคุณได้โดยตรงโดยใช้กล้องของอุปกรณ์ โดยคุณสามารถเข้าถึงเอกสารนั้นได้จากโทรศัพท์หรือคอมพิวเตอร์ ไม่ว่าคุณจะใช้ iOS หรือ Windows ก็ตาม 

คุณยังสามารถถ่ายภาพเอกสารสแกนซ้ำได้โดยไม่ต้องเริ่มต้นใหม่ตั้งแต่ขั้นตอนแรก จึงค่อนข้างมีประโยชน์เมื่อคุณมีเอกสารกองโต นอกจากนี้ คุณยังไม่ต้องกังวลว่าเอกสารจะสูญหายหรือเสียหายอีกต่อไป เพราะมีโซลูชันการสำรองข้อมูล iPhone ที่ใช้งานง่ายไม่ซับซ้อน

วิธีสแกนเอกสารบน iPhone

 

การใช้แอปโน้ต

1. เปิดแอปโน้ตบน iPhone ของคุณ
2. สร้างโน้ตใหม่หรือเปิดโน้ตที่มีอยู่
3. แตะไอคอนกล้องแล้วเลือก “สแกนเอกสาร”
4. จัดเอกสารให้อยู่ในมุมมองของกล้อง แอปจะจับการสแกนโดยอัตโนมัติ
5. ปรับมุมหากจำเป็น จากนั้นบันทึกการสแกนลงในโน้ตของคุณ

แม้ว่าแอป Notes จะสะดวกสำหรับการสแกนอย่างรวดเร็ว แต่คุณสามารถทำได้มากกว่านั้นอีกมากเมื่อคุณใช้ Dropbox เพื่อสแกนไฟล์ของคุณ

การใช้แอป Dropbox

ฟังก์ชันเครื่องสแกนเอกสารของ Dropbox มีคุณสมบัติและความปลอดภัยมากกว่าการถ่ายภาพ นี่คือวิธีการใช้งาน

1. เปิดแอปบน iPhone ของคุณ
2. แตะไอคอน “+” (บวก)
3. แตะ สแกนเอกสาร
4. ถ่ายภาพเนื้อหาที่คุณต้องการสแกน
5. หากต้องการ สามารถแก้ไขหรือสแกนหน้าเพิ่มเติมได้
6. แตะ “ต่อไป”
7. หากต้องการ สามารถปรับเปลี่ยนการตั้งค่าการบันทึกได้
8. แตะบันทึก

คุณสามารถเข้าถึงได้จากอุปกรณ์ใดก็ได้และทำการสแกนใหม่โดยไม่ต้องเริ่มต้นใหม่ นอกจากนี้ คุณสมบัติ Dropbox OCR ยังทำให้เอกสารของคุณสามารถค้นหาได้ และ บริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ที่ปลอดภัยจะช่วยให้มั่นใจว่าคุณจะไม่สูญเสียไฟล์สำคัญของคุณ

วิธีสแกนเอกสารบน Android

 

การใช้ Google Drive

1. เปิดแอป Google Drive
2. แตะไอคอน “+” (บวก) จากนั้นเลือก “สแกน”
3. จัดเอกสารให้มุมมองกล้องและจับภาพการสแกน
4. ปรับพื้นที่สแกนหากจำเป็นและบันทึกลงในไดรฟ์ของคุณ

แม้ว่า Google Drive จะเป็นตัวเลือกที่ดีสำหรับการสแกนขั้นพื้นฐาน แต่ก็ไม่ได้มีการรักษาความปลอดภัยและฟังก์ชันการทำงานในระดับเดียวกับแอปการสแกนโดยเฉพาะ ตัวอย่างเช่น อาจขาดคุณสมบัติขั้นสูงเช่น OCR สำหรับข้อความที่ค้นหาได้และการผสานรวมกับเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพอื่นๆ ได้อย่างง่ายดาย

 

การใช้แอป Dropbox

ฟังก์ชันการทำงานของเครื่องสแกนเอกสารของ Dropbox มอบคุณสมบัติและการรักษาความปลอดภัยที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นเมื่อเปรียบเทียบกับการถ่ายภาพทั่วไป ขั้นตอนการใช้งานก็ไม่ซับซ้อน โดยทำได้ดังนี้

1. เปิดแอปบนอุปกรณ์ Android ของคุณ
2. แตะไอคอน “+” (บวก)
3. แตะ สแกนเอกสาร
4. ถ่ายภาพเนื้อหาที่คุณต้องการสแกนหรือเลือกภาพที่มีอยู่ในอุปกรณ์เคลื่อนที่ของคุณ หากต้องการสแกนซ้ำ ให้แตะ “ถ่ายใหม่” 
5. หากต้องการ สามารถแก้ไขหรือสแกนหน้าเพิ่มเติมได้ คุณสามารถครอบตัด หมุน หรือเพิ่มฟิลเตอร์ให้กับรูปภาพ รวมถึงเพิ่ม ลบ หรือจัดเรียงลำดับของหน้าที่สแกนใหม่ได้
6. แตะ “ต่อไป”
7. หากต้องการ สามารถปรับเปลี่ยนการตั้งค่าการบันทึกได้
8. แตะบันทึก

คุณสามารถเข้าถึงได้จากอุปกรณ์ใดๆ ทำการสแกนซ้ำโดยไม่ต้องเริ่มต้นใหม่ และรับประโยชน์จาก OCR สำหรับเอกสารที่ค้นหาได้ นอกจากนี้ บริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ที่ปลอดภัยยังช่วยให้มั่นใจได้ว่าเอกสารของคุณจะได้รับการสำรองข้อมูลและเข้าถึงได้เสมอ

เหตุใด OCR จึงดีกว่าสำหรับเอกสารที่สแกน

OCR ย่อมาจาก Optical Character Recognition (การรู้จำอักขระด้วยแสง) โดย OCR จะแปลงข้อความที่สแกนให้เป็นข้อมูลตัวอักษรที่สามารถค้นหาได้ ประโยชน์หลักๆ ข้อหนึ่งของ OCR คือการจัดระเบียบเอกสารที่สแกน แอปสแกนเอกสารของ Dropbox ใช้ OCR เพื่อให้คุณสามารถค้นหาเอกสารใดๆ ที่สแกนได้ด้วยการค้นหาโดยใช้คำสำคัญเพียงคำเดียวในบัญชี Dropbox ของคุณ

ดังนั้น หากคุณเคยอัปโหลดใบแจ้งยอดของธนาคารที่มีวันที่พิมพ์อยู่ตรงมุม คุณจะพบเอกสารได้อย่างรวดเร็วเพียงแค่ค้นหาจากวันที่เท่านั้น คุณสามารถกำจัดเอกสารฉบับจริงโดยการแปลงเอกสารกระดาษให้เป็นไฟล์ PDF ได้อย่างง่ายดาย รวมถึงทราบตำแหน่งที่จัดเก็บและค้นหาเอกสารดังกล่าวได้ไม่ยาก หรืออาจเปลี่ยนจากการใช้แอปโน้ตมาเป็นแอปสแกนที่ใช้ OCR แทนได้ ซึ่งจะแปลงเอกสารและบันทึกต่างๆ เป็นข้อมูลดิจิทัลได้ในทันทีด้วยการสแกนแบบแตะครั้งเดียว

วิธีการรับประกันการสแกนที่มีคุณภาพสูง

ไม่ว่าคุณจะใช้วิธีการสแกนแบบใด ต้องแน่ใจว่าเอกสารของคุณอยู่ในสภาพดีที่สุดสำหรับการสแกนที่คมชัดและชัดเจน:

• พยายามตรวจสอบดูให้ดีว่าเอกสารของคุณไม่ยับ ถูกพับ หรือมีสีผิดเพี้ยน
• ต้องแน่ใจว่ารายละเอียดไม่จางหายไป
• ฉากหลังต้องไม่รกขณะที่ใช้โทรศัพท์สแกน
• หากคุณใช้เครื่องสแกนที่ไม่มี OCR คุณอาจต้องระวังเรื่องความละเอียดด้วย โดยความละเอียดนี้จะมีหน่วยวัดเป็น DPI หรือจุดต่อนิ้ว
• สำหรับรูปภาพ ให้ใช้ความละเอียดที่สูงขึ้นหรือแม้แต่ความละเอียดสูงถึง 600 dpi ที่ไม่มีการสูญเสียข้อมูล
• สำหรับเอกสารเฉดสีเทาธรรมดา ให้ใช้ความละเอียด 300 DPI เพื่อให้เอกสารนั้นอ่านง่ายและมีขนาดไฟล์ที่เล็ก
• ความละเอียดที่น้อยกว่า 300 DPI อาจดูปกติเมื่ออยู่บนหน้าจอ แต่จะเบลอหรือแตกเป็นพิกเซลหากคุณเลือกพิมพ์ลงบนกระดาษในอนาคต

ซอฟต์แวร์แก้ไขรูปภาพส่วนใหญ่สามารถแก้ไขปัญหาเกี่ยวกับเอกสารที่สแกนของคุณได้ แต่คุณอาจต้องสิ้นเปลืองเงินและเวลาไปกับการแก้ไขเอกสารสแกนให้ใช้งานได้

การจัดเก็บเอกสารสแกน

การเก็บเอกสารสแกนของคุณให้ปลอดภัยอยู่ในบริการพื้นที่จัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์จะช่วยรับประกันว่าเอกสารสแกนเหล่านั้นจะไม่สูญหายไปในฮาร์ดไดรฟ์ของคุณหรือถูกลบโดยไม่ตั้งใจ นอกจากนี้ ยังเหมาะสำหรับเอกสารส่วนตัว เช่น ใบแจ้งยอดของธนาคาร ซึ่งคุณอาจต้องการสแกนและเก็บเป็นเวอร์ชันดิจิทัล Dropbox มีการป้องกันที่จะรับรองว่ามีเพียงคุณเท่านั้นที่มีสิทธิ์หรือให้สิทธิ์เข้าถึงแก่ผู้ที่ต้องการใช้งานได้ เมื่อใช้ Dropbox คุณจะมีตู้เก็บไฟล์ในโทรศัพท์ที่พกติดตัวไปได้ทุกที่