วิธีการส่งไฟล์ขนาดใหญ่ผ่าน Outlook โดยไม่ต้องยุ่งยาก

หากคุณเคยพยายามส่งไฟล์ขนาดใหญ่ผ่าน Outlook และประสบปัญหา คุณไม่ได้เป็นคนเดียว Outlook เวอร์ชันส่วนใหญ่จำกัดขนาดไฟล์แนบไว้ที่ 20 MB เท่านั้น และแม้ว่าคุณจะใช้ Microsoft 365 ก็ยังจำกัดอยู่ที่ประมาณ 150 MB มันจะไม่มากนักหากคุณทำงานกับภาพ ไฟล์การออกแบบ วิดีโอ หรือทรัพยากรขนาดใหญ่อื่นๆ ที่คุณอาจต้องจัดการทุกวัน

มีวิธีแก้ปัญหาที่น่าเบื่อและน่ารำคาญอยู่บ้าง เช่น การแยกไฟล์หรือการบีบอัดไฟล์ แต่คุณอาจยังได้รับการตีกลับที่น่าอายเมื่อไฟล์ของคุณมีขนาดใหญ่เกินไปจนไม่สามารถส่งได้ Dropbox มอบตัวเลือกระดับมืออาชีพเพิ่มเติมอีกสองตัวเลือกให้แก่คุณ:

• แชร์ไฟล์หรือโฟลเดอร์สดโดยตรงจากบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ของคุณ เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการทำงานร่วมกันกับลูกค้าหรือเพื่อนร่วมทีม
• ใช้ Dropbox Transfer เพื่อส่งสำเนาไฟล์ของคุณที่ไม่สามารถแก้ไขได้ สูงสุด 100 GB

วิธีการเหล่านี้ช่วยให้คุณไม่ต้องบีบอัดไฟล์และเวิร์กโฟลว์ของคุณก็จะไม่หยุดชะงักเมื่อใช้ Outlook หากคุณใช้ Microsoft 365 คุณยังสามารถลองผสานรวม Dropbox เพื่อทำให้การเคลื่อนย้ายไฟล์ง่ายยิ่งขึ้น

ทำไมไฟล์ของฉันถึงแนบไม่ได้ใน Outlook?

คุณมีไฟล์ที่สมบูรณ์แบบพร้อมที่จะส่งแล้ว แต่ Outlook จะไม่ทำงาน มันสายแล้วและคุณต้องการส่งสิ่งนี้ ทำไมมันถึงอัปโหลดไม่ได้? มีสาเหตุทั่วไปบางประการที่อยู่เบื้องหลังข้อความแสดงข้อผิดพลาดเล็กๆ น้อยๆ ที่น่าหงุดหงิดเหล่านี้:

• ใหญ่เกินไป: สาเหตุทั่วไปคือ บัญชี Outlook ส่วนใหญ่จำกัดขนาดไฟล์แนบไว้ที่ 20 MB แม้ว่าคุณจะใช้ Microsoft 365 แต่ขนาดไฟล์ของคุณก็ยังคงมีขีดจำกัดอยู่ที่ 150 MB นั่นเป็นเพียงภาพขนาดใหญ่ไม่กี่ภาพหรือคลิปวิดีโอสั้นๆ เท่านั้น
• คุณกำลังใช้ Outlook เวอร์ชันเก่า: บางครั้ง เวอร์ชันเก่าอาจไม่รองรับฟีเจอร์การจัดการไฟล์สมัยใหม่ หรือไฟล์แนบขนาดใหญ่เลย นี่มักเป็นปัญหาเมื่อใช้แอปมือถือ Outlook รุ่นเก่า
• การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตของคุณไม่มั่นคง: การเชื่อมต่อที่ไม่เสถียรอาจขัดจังหวะการอัปโหลดระหว่างทาง โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณพยายามส่งไฟล์ขนาดใหญ่ที่ต้องใช้เวลาในการอัปโหลดสักพัก นี่เป็นเรื่องน่าหงุดหงิดมาก โดยเฉพาะเมื่อคุณยุ่งอยู่
• ประเภทไฟล์ถูกจำกัด: ประเภทไฟล์บางประเภท (เช่น .exe และไฟล์ฐานข้อมูลบางไฟล์) จะถูกบล็อคด้วยเหตุผลด้านความปลอดภัย เนื่องจากไวรัสและมัลแวร์จำนวนมากใช้ประโยชน์จากไฟล์ประเภทนี้ ส่งผลให้ทุกคนได้รับความเสียหาย
• กล่องจดหมายของคุณเต็ม: สุดท้าย หากคุณใกล้ถึงขีดจำกัดพื้นที่จัดเก็บแล้ว Outlook จะไม่อนุญาตให้คุณส่งสิ่งใหม่ๆ ใดๆ นี่มักจะเป็นปัญหาสำหรับผู้ที่ใช้ Outlook และ OneDrive เวอร์ชันฟรี

ปัญหาเหล่านี้ไม่มีผลกระทบต่อ Dropbox Transfer สร้างขึ้นเพื่อส่งไฟล์ขนาดใหญ่ทุกขนาดและทุกรูปแบบ เพียงอัปโหลด สร้างลิงก์ที่ปลอดภัย และส่งจาก Outlook ไม่มีความเครียด การบีบอัดไฟล์ หรืออีเมลตีกลับ เพียงแค่ส่งมอบอย่างมืออาชีพ

3 วิธีในการส่งไฟล์ขนาดใหญ่ผ่าน Outlook

หากคุณเคยคลิกส่งใน Outlook แล้วพบข้อผิดพลาดหรืออีเมลเด้งกลับหลังจากนั้นหลายชั่วโมง คุณคงทราบดีว่าการส่งไฟล์ขนาดใหญ่เป็นเรื่องน่ารำคาญเพียงใด แต่ไม่ต้องกลัว มีวิธีแก้ไขง่ายๆ หลายวิธีที่สามารถลองทำได้ เริ่มต้นด้วยตัวเลือกที่ง่ายที่สุดก่อน:

1. ใช้ Dropbox เพื่อสร้างลิงก์ที่ปลอดภัยไปยังไฟล์และแบ่งปัน

วิธีที่ง่ายที่สุดในการแชร์ไฟล์ขนาดใหญ่ใน Outlook หากคุณไม่กังวลว่าผู้รับจะสามารถเข้าถึงสำเนาไฟล์ของคุณได้ก็คือการสร้างลิงก์ที่ปลอดภัยแล้วส่งไปในอีเมล คุณสามารถดำเนินการได้โดยตรงจากบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ของคุณได้ในไม่กี่คลิก ดังนี้

• อัปโหลดไฟล์ไปยังบัญชี Dropbox ของคุณจากนั้นคลิกขวาและเลือก 'คัดลอกลิงก์'
• วางลิงก์นั้นลงในข้อความ Outlook ของคุณ ไม่จำเป็นต้องบีบอัด บีบอัด หรือแยก และส่งต่อไป ไม่ว่าผู้รับจะมีบัญชี Dropbox หรือไม่ก็ตาม

นี่เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมเพราะไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับข้อจำกัดในการแนบไฟล์ หรือว่าผู้รับของคุณใช้เครื่องมือเดียวกันหรือไม่ คุณกำลังแชร์ไฟล์เวอร์ชันสด ดังนั้นหากคุณร่วมมือร่วมใจกัน นั่นจะถือเป็นข้อดีอย่างมาก 

หากคุณจำเป็นต้องจำกัดสิทธิ์ของบุคคลในการดำเนินการกับไฟล์ Dropbox ช่วยให้คุณสามารถเพิ่มการป้องกันด้วยรหัสผ่าน วันหมดอายุ หรือสิทธิ์ในการดูอย่างเดียวสำหรับลิงก์ได้ ไม่ว่าจะเป็นไฟล์ประเภทใด คุณก็สามารถเก็บรักษาให้สมบูรณ์ ปลอดภัย และควบคุมได้ 

ที่พิเศษไปกว่านั้น การแชร์ลิงก์สามารถใช้งานได้ทุกที่ ไม่ว่าจะเป็นไคลเอนท์อีเมลอื่นๆ อย่างเช่น Gmail, Slack, Teams, เว็บเบราว์เซอร์ จึงมีความยืดหยุ่นตามที่คุณหรือทีมของคุณต้องการ

2. ใช้การถ่ายโอนสำหรับการจัดส่งไฟล์ขนาดใหญ่

Dropbox Transfer คือตัวเลือกแรกของคุณสำหรับการส่งมอบไฟล์ขั้นสุดท้าย เช่น วิดีโอที่ปรับแต่งแล้ว ผลงานการออกแบบ หรือไฟล์รูปแบบขนาดใหญ่ใดๆ ก็ตาม มันเรียบง่ายอย่างน่าทึ่งแต่ยังรองรับการอัปโหลดและดาวน์โหลดที่รวดเร็วพร้อมระดับความปลอดภัยสูงสุด

• เพียงไปที่ dropbox.com/transfer
• อัพโหลดไฟล์ของคุณและส่งไปยังผู้รับ

คุณสามารถส่งไฟล์ขนาดสูงสุด 100 GB (หรือ 250 GB ด้วย Dropbox Replay Add-On) ติดตามการดาวน์โหลด ยืนยันการจัดส่ง และแบรนด์การโอนด้วยโลโก้ของคุณเพื่อให้ดูเป็นมืออาชีพและสวยงาม ไม่ต้องกังวล เพียงแค่ส่งและไปได้เลย

3. ใช้ Outlook และ OneDrive เท่าที่ใช้งานได้

Outlook และ OneDrive สามารถทำงานร่วมกันเพื่อส่งไฟล์ขนาดใหญ่ได้ แต่เพียงในระดับหนึ่งเท่านั้น คุณอาจประสบปัญหาข้อจำกัดหากไฟล์ของคุณมีขนาดใหญ่มาก รูปแบบไม่ได้รับการรองรับ หรือไม่ได้ตั้งค่าการอนุญาตของผู้รับอย่างถูกต้อง

ผู้เชี่ยวชาญบางคนยังรายงานการเปลี่ยนแปลงการจัดรูปแบบหรือการบีบอัดไฟล์ด้วย หากคุณต้องการรับประกันการส่งมอบที่สมบูรณ์แบบทุกพิกเซล คุณอาจต้องมองหาที่อื่น ด้วย Dropbox สิ่งที่คุณส่งจะเป็นสิ่งที่ลูกค้าของคุณเห็นเสมอ

เคล็ดลับความสำเร็จในการส่งไฟล์ผ่าน Outlook

แม้จะมีข้อจำกัด แต่ถ้าคุณกำลังส่งไฟล์ขนาดใหญ่ผ่าน Outlook ไม่ใช่แค่การทำให้สามารถส่งอีเมลได้เท่านั้น แต่ยังทำให้อีเมลดูสวยงามและง่ายต่อการนำทางสำหรับผู้รับสายอีกด้วย

ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับง่ายๆ ไม่กี่ประการที่จะทำให้การส่งไฟล์ขนาดใหญ่ของคุณดูเป็นมืออาชีพเท่ากับงานที่คุณกำลังแชร์:

• เพิ่มบริบทให้กับอีเมลของคุณแทนที่จะวางลิงก์ที่แชร์จาก Dropbox ให้ใส่คำอธิบายสั้นๆ ว่าไฟล์คืออะไร จากนั้นสร้างไฮเปอร์ลิงก์ไปยังข้อความอธิบายที่ชัดเจน
• ติดป้ายกำกับทุกอย่างให้ชัดเจน—ใช้ชื่อไฟล์และหมายเลขเวอร์ชันที่สมเหตุสมผล เนื่องจากโครงสร้างการตั้งชื่อมีความสำคัญมากเมื่อไคลเอนต์ต้องจัดการส่งมอบงานหลายรายการ
• ส่งลิงก์โฟลเดอร์เมื่อทำได้— หากคุณกำลังแชร์ไฟล์เป็นชุด ให้แชร์โฟลเดอร์แทนลิงก์แยกกัน ซึ่งจะทำให้ทุกอย่างรวมกันและทำให้ผู้รับจัดระเบียบได้ง่ายขึ้น

Outlook ยังคงเป็นตัวเลือกแรกของคุณสำหรับการแชร์ไฟล์ขนาดใหญ่ ตราบใดที่คุณใช้ Dropbox และความใส่ใจเล็กๆ น้อยๆ เพื่อช่วยให้ส่งมอบไฟล์ของคุณได้สำเร็จและด้วยความเป็นมืออาชีพ

ส่งไฟล์ผ่าน Outlook ด้วยความมั่นใจโดยใช้ Dropbox

Outlook ไม่ได้ถูกสร้างมาเพื่อส่งวิดีโอขนาดใหญ่ รูปภาพขนาดใหญ่ ไฟล์ฐานข้อมูลขนาดใหญ่ หรือสินทรัพย์ดิจิทัลขนาดใหญ่ใดๆ เมื่อมี Dropbox อยู่เคียงข้าง คุณไม่จำเป็นต้องกังวลเรื่องขีดจำกัดขนาดไฟล์อีกต่อไป

ด้วย Dropbox คุณจะไม่เผลอบีบอัดไฟล์โดยไม่ได้ตั้งใจ ไม่โดนอีเมลตีกลับให้หงุดหงิด และเวิร์กโฟลว์ใน Outlook จะไม่หยุดชะงัก เพียงสร้างลิงก์ที่ปลอดภัย วางลิงก์ลงในข้อความของคุณ จากนั้นกดส่ง หรือใช้ Dropbox Transfer

ต้องการทำให้การส่งไฟล์ขนาดใหญ่เป็นเรื่องง่ายที่สุดในแต่ละวันของคุณหรือไม่ รับบัญชี Dropbox ฟรีและลองบูรณาการ Outlook ของเราในวันนี้ รวดเร็วกว่า ปลอดภัยกว่า และถูกสร้างมาสำหรับทีมงานสร้างสรรค์ที่ต้องการส่งมอบผลงานตรงตามที่ตั้งใจไว้