该语言技术公司使用 Dropbox Business 轻松安全地在全球范围内共享脚本和录音,大大降低运费和丢失硬盘的概率。

Appen 的关键成果

加速大文件的传输

大幅节省时间和资金

减少用于排查问题的时间

面临的挑战

在翻译中迷失

为了替客户的技术(例如语音识别和语音转文字系统)捕捉准确的语音模式、方言和文字发音,Appen 会定期派遣团队前往非洲、亚洲、欧洲和北美洲的各个地方。员工可能会在实地用长达 6 个月的时间来录制对话和脚本,因而会产生海量的数据。由于 Appen 的一些客户对项目的进行速度要求较高,因此实地的员工必须能够尽快将录制的资料传回 Appen 在美国、澳大利亚和菲律宾的办公室。一开始,公司尝试使用手动编码的 FTP 解决方案,邮寄硬盘,甚至是安排员工来回搭飞机运送数据存储设备,以确保不会有任何数据丢失或被盗。但是,上述每种方法都在速度和效率方面存在各自的问题。Appen 的语言资源运营副总裁 Stephen Norris 解释:“我们创建的数据复制工具都需要人工介入,非常不可靠。由于时差以及各种物流难题,我们的 IT 团队可能要花三四天的时间来与实地的团队进行协作,因而浪费大量的时间。”在一个特别繁琐的项目中,Norris 想到了“如果文件共享能像 Dropbox 那样安静地工作”,文件共享会有怎样的简化?Appen 的业务开发团队已经在使用 Dropbox,且报告效果不错。“我有点担心 Dropbox 能否处理我们传输的海量数据,”Norris 承认,“但是业务拓展团队认为它的速度远远快于旧系统。他们让我们确信 Dropbox 能满足我们。”

“Dropbox Business 非常强大、可靠。我从上世纪 90 年代进入技术行业,看到这种宣传与实际性能相符的产品非常惊讶。”

Stephen Norris,Appen 语言资源运营副总裁

解决方案

实用可靠的同步

Norris 决定向语言资源团队的每个成员推广 Dropbox Business,并且很快就意识到 Dropbox 可以准确无误地同步多达几个 TB 的数据。Dropbox 同步功能会在上传进行过程中就开始下载文件,使文件传输速度更快,进而让员工能迅速与 Appen 位于悉尼的总部共享数千小时的采访音频。“Dropbox 让我们能传输庞大的数据,而不需要任何人介入,”Norris 说道,“以前,我们必须检查一下传输的文件是否有用;但是现在,我们只要打开文件夹看一眼,就能确定所见内容都是最新版本。”不论 Appen 的员工是在世界上的哪个角落,也不管他们使用哪种设备,Dropbox Business 都能让他们保持联系。Norris 指出:“Dropbox Business 非常强大、可靠。我从上世纪 90 年代进入技术行业,看到这种宣传与实际性能相符的产品非常惊讶。”即使是当 Appen 员工所在的位置没有互联网连接或连接速度较慢时,Dropbox 同步也不会受到影响。自动恢复传输技术确保了所有文件都能完整同步。如 Norris 所解释的那样,“如果互联网连接断开,Dropbox 会在连接恢复后直接从中断的点开始继续同步。”

“我们在悉尼、菲律宾和巴基斯坦都设有办公室,员工遍布新西兰、澳大利亚、欧洲和美国。除了 Dropbox Business 之外,要尝试使用任何其他解决方案来在所有这些地方之间协调工作,都会让人发狂。”

Stephen Norris,Appen 语言资源运营副总裁

成果

时间与成本效率

在使用货运服务递送硬盘的那段时间里,Appen 被迫花巨资来确保文件迅速送达。Norris 指出:“所有内容都必须备份,因为硬盘不可避免地会丢失。这种情况很让人头疼!”Dropbox Business 不但让 Appen 不再担心文件丢失,而且还给他们节省了运费。他们也无需再支出与 FTP 解决方案相关的人工成本。“我们负责维护 FTP 的员工有三分之一的时间用于问题排除以及教其他人使用 FTP — 这种情况持续了至少一年,”Norris补充道。通过 Dropbox,员工可以更高效地工作并专注于推动项目向前发展。Norris 指出,Dropbox 缩短了将数据传输至各个 Appen 办公室所需的时间,进而加快产品生产速度。它还能让数据收集者不会过度偏离质保人员的要求,从而避免重新录制效果不佳的数据。“这真的是一款全能的优秀应用。”他说道,“我们在悉尼、菲律宾和巴基斯坦都设有办公室,员工遍布新西兰、澳大利亚、欧洲和美国。除了 Dropbox Business 之外,要尝试使用任何其他解决方案来在所有这些地方之间协调工作,都会让人发狂。”

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