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Dropbox Business 为 Asana 提供了一种可以提高工作效率并保持同步的简单方法

Asana 是一款基于网络的共享任务列表,可帮助企业保持互通互联,组织有序。此核心应用可减少会议和状态电子邮件,帮助团队提升工作效率,实现工作目标。Asana 公司的总部位于旧金山,目前有超过 35 名富有创新思维的员工。

走向集中化

Asana 将生产力视为公司使命的重中之重,他们特别强调要尽可能提高工作流程的效率。基于简化一切(包括计算资源)的信念,Asana 的创始人在早期就决定不会投入重金构建服务器或 IT 基础架构。他们选择了费用较低的文件共享和存储策略。此方案在很大程度上效果良好,特别是因为该公司可以依赖自己的软件来确保项目按计划有序进行。不过,随着越来越多的电子表格、营销设计和文档开始传播,文件存储出现了问题。员工使用 U 盘和个人 Dropbox 帐户来保存文件,但经常发现难以找到文件保存的确切位置。企业运营经理 Kenny Van Zant 说:“文件到处都是,真是一场噩梦。”通过迁移至 Dropbox Business,Asana 最终获得了一个集中存储文件的位置 - 让他们能更轻松地快速访问文件并展开协作。Van Zant 回忆道:“我们设置了 Dropbox,通过一封电子邮件对所有人进行培训,迁移我们最庞大的共享文件夹,然后便不再理会。”

“每天,这里都会有人先使用台式机,然后在会议室里使用其他人的笔记本电脑。有了 Dropbox,我们再也不用担心在此过程中如何获取我们所需的文件。”

提升效率

现在,Dropbox Business 是 Asana 工作流程中不可分割的部分。在入职过程中,新员工首先就要访问这里。同时除了标准的文件访问之外,员工还能在 Dropbox 中找到核心演示文稿、公司预测信息,甚至是 Asana 的财务信息。“Dropbox 帮助我们支撑起一种完全透明的文化,”Van Zant 说道。Dropbox Business 还帮助该公司实现工作场所的灵活性,允许员工从任意电脑访问文件。Van Zant 解释道:“我们的办公室里到处是笔记本电脑。因此,每天都会有人先使用台式机,然后在会议室中使用其他人的笔记本电脑。有了 Dropbox,我们再也不用担心在此过程中如何获得我们所需的文件。”即使是在家里办公,员工也可以迅速、便捷地通过 Dropbox 连接 Asana。Van Zant 自己有两台家用电脑与他的 Asana Dropbox 帐户关联。他证实:“能够随时随地访问资料,不用被一台电脑或一张办公桌所限制,真是让人充满力量!”除了将 Dropbox 用于在内部存储和共享文件之外,Asana 还通过 Dropbox 与外部相关方进行协作。通过将法律文档和展板演示文稿等资料保存到 Dropbox 上,Asana 的员工与外部法务及财务合作伙伴可直接交换信息,而无需来回发送电子邮件 - 这是 Van Zant 非常看重的一点。“我认为电子邮件是文件的坟墓,”他开玩笑道。结合保持简洁的内部流程这一承诺,避免收发电子邮件意味着员工只能使用 Asana 软件与 Dropbox 进行协作。“如此一来,我们能确保员工会使用最新的信息,并且我们也不会浪费时间或精力,”Van Zant 说道,“这对提升公司的效率有着重大意义。”

寻找财务与文化的自由

在采用 Dropbox Business 之后,Asana 所获得的最大优势之一,就是他们在技术能力上的进步 - 无需额外的技术资源。Van Zant 表示 Dropbox 帮助 Asana 保持了精简的人力。“在基础架构成本和全职员工薪资方面,我们节省的资金达到数十万之多,”他说:“投资回报率惊人。”这样一来,Asana 可以着重在推动业务发展的核心区域扩充人力。Van Zant 认为通过提高每位员工的生产力,Dropbox 帮助 Asana 凭借一支精简的队伍实现了企业的目标。他补充道:“最终的益处体现在每名员工的营利能力与工作效率方面。这两点对我们来说是真正关键的指标。”精简的人力还让 Asana 得以保留公司创办之时形成的文化。Van Zant 表示,Dropbox Business 帮助 Asana 抓住正确的发展时机,没有多余的技术或资源减慢他们的发展进程。他补充道:“这是一种无形的优势,但我们对它喜爱有加。”