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客户聚焦:CEL Electric

该电气承包公司依赖 Dropbox Business 来使总部与位于加拿大最偏远地区的前线主管紧密联系在一起。

面临的挑战

系统遭受冲击

经济主要由采矿业、制造业和农业驱动的加拿大萨斯喀彻温省依赖 CEL Electric 这样的电气承包来为关键生产设施提供电力供应。自 1979 年成立以来,CEL 一直稳步发展,在加拿大各地设立了 6 家分公司。但随着公司扩展,现有的工具制约了员工在相互之间以及与客户轻松共享信息的能力。在通过电子邮件将图纸发送给建筑物业主时,员工们被迫将大的 PDF 文件分割为小文件,以便绕开附件限制。“那样不但步骤繁琐,而且容易丢失数据。”项目经理 Mark Karr 说道。更糟的是,许多员工不得不通过快递寄送 CD、U 盘或成堆的图纸和合同,不但速度慢,而且成本也高。企业事务副总裁 Shaun Unger 指出,致命打击发生在 2014 年,闪电击中了位于 Saskatoon 的一台 CEL 服务器,抹除了 6 个月的工作成果。“这给我们敲响了警钟,我们感觉到必须做出改变。”Unger 说道。CEL 决定迁移到云端,并选择了 Dropbox Business,原因是它能让该公司轻松地与外部合作伙伴共享文件。事实上,许多 CEL 员工都已经拥有个人 Dropbox 帐户,因此这个决定是他们不假思索的选择。“员工们已经能自如使用这套系统,因此实施起来更轻松。”Unger 说道,“到目前为止,通过 Dropbox 启动项目的效率一直都是最高的。”

“如果要去工地现场,需要花上我一天的时间。我需要坐飞机过去,开车到偏远的工地开会,然后返回。这样做的成本非常高。借助 Dropbox Business,我可以在总部支持前线主管,足不出户。”

Mark Karr,CEL Electric 项目经理

解决方案

提供更轻松的团队协作方式

从初始投标到设计阶段,再到最终建造发电机、水处理厂和谷仓等项目,Dropbox Business 彻底变革了 CEL 管理作业的方式。为使这个复杂的流程尽可能保持有序,CEL 为每个项目设置了子文件夹,用于整理图纸、变更单、报价和许可证等关键资料。“现在,每个人都知道每个文件的位置。”Karr 说道,“我不需要再随身携带 U 盘。”工程和设计团队可以合作完成大型的 AutoCAD 设计,因为员工可以在 Dropbox 上访问最新的文件,这样一来就缩短了项目的周转时间。现在,如果作业范围变更,前线主管可以在手机上打开所需的文件,轻松地与 CEL 办公室实时进行协作。在工地现场拍摄的新线缆或新电源可以通过 Dropbox 上的相机上传功能以近乎即时的方式共享给总部。“在主管拍摄照片后,我马上就可以看到我们在讨论的对象。”Karr 说道。在偏远的地方工作时,员工仍然可以访问所需的文件,因为 Dropbox Business 可以在低带宽环境下工作。“即使远在网络连接不稳定的 Hudson Bay,我们也可以看到发生的更改。”Karr 说道。CEL 员工不会再浪费时间处理过时的文档,因为 Dropbox 标记会告诉用户还有谁在文件中。IT 人员也可以放心安睡了,因为他们知道敏感的公司信息获得了真正的安全保障。当有人离职时,管理员可以通过帐户转移功能将其文件移至其他员工的帐户。此外,设有有效期的链接会在特定日期之后限制对标书或设计概念的访问。

“员工们已经能自如使用这套系统,因此实施起来更轻松。到目前为止,通过 Dropbox 启动项目的效率一直都是最高的。”

Shaun Unger,CEL Electric 企业事务副总裁

成果

无需急忙赶航班,点下链接即可搞定

Dropbox Business 给 CEL 带来了可靠的数据备份 — 这是在雷击发生后该公司面临的最迫切需求。除此之外,CEL 说 Dropbox 服务还带来了其他方面的福音。无限制版本恢复功能非常有用,帮助一个员工找回了意外删除的价值 5,000 美金的图纸和电子表格。不过,最重要的影响来自于效率和生产力的提高。“借助 Dropbox Business,我可以在总部支持前线主管,足不出户。”Karr 说道,“如果要去现场,我需要坐飞机过去,开车到偏远的工地开会,然后返回。 这样做的成本非常高。”在现场,Dropbox Business 帮助确保每个人都能及时获得最新信息。“无论我们的团队在什么地方,所有资料都集中存储。”Unger 说道,“毫无疑问,这使我们所有人的生产力都得到了提高。”