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Dropbox Business 帮助 Centric Projects 降低开销,提高工作效率

Centric Projects 是一家商业建筑公司,他们的建筑之道融合了创新、灵活、可持续性以及精湛工艺。Centric 的建筑种类涵盖商业、零售、医疗保健和机构,以其独特设计、创新思维和层层涌现的技术区别于其他建筑商。

奠定基础

Centric Projects 成立于 2010 年,成立之初仅有 Courtney Kounkel、Steve Swanson 和 Richard Wetzel 这 3 位合伙人,他们在一个临时办公室里紧挨着坐在一起办公。他们的协作和文件共享方式非常简单,只需对着笔记本电脑屏幕讨论以及相互交换 U 盘。

不过,一名同事提出的注册 Dropbox 帐户这一建议改变了 Centric 在日后的互动方式。就在那个午后,他们三个人下载了 Dropbox 应用,然后就开始使用。他们的使用频率非常高,以至于刚过了两个星期他们就不得不设法获取更多存储空间。

随着公司员工的不断增加,他们对额外存储空间的需求也在增加,因此 Swanson 将所有人迁移至 Dropbox Business。管理费用和效率是他最关注的要素,因此他也研究过其他解决方案 - 甚至曾经非常“痛苦”地将文件上传到不同的云存储产品,但是最终他确定 Dropbox 才是理想之选。“Dropbox Business 充当着服务器的角色。”他解释道,“我们所有的公司数据都保存在这里,因此我们可以非常迅速、轻松地与大批人员共享海量信息。”

“在建筑行业,维持赢利能力的最佳途径就是保持较低的管理费用成本。我们的成本结构只有竞争对手的一半或三分之一,部分原因要归功于 Dropbox Business。”

简洁而又细腻的设计

Centric 团队中有四分之三的成员经常在施工现场办公,因此该公司必须要有可靠的通讯和共享途径。Dropbox 让在外工作的员工与办公室内的员工可以即时取得联系。例如,在记录项目变更单后,他们会将其存储在 Dropbox 中,确保所有需要的人能在同一时间获得变更单信息。Wetzel 补充道:“远程办公的人员只要打开 Dropbox,我们就会感觉他们是在办公室里,坐在我们身边一样。任何人都无需担心要通过 Citrix 服务器登录。我们能够直接联系,我们的文件始终保持最新状态。”

远程团队也依赖 Dropbox 应用。他们可以直接在 iPhone 或 iPad 上轻松访问文件,而无需费力地拎着笔记本电脑到处跑。Wetzel 认为这种轻松访问功能让公司更加肯定科技的力量。“我们的公司没有庞大的服务器,办公室里也没有缠绕的网线。”他说道,“技术的核心是让生活简单化,而不是复杂化 - 这就是我们采用 Dropbox Business 的原因之一。”

除了在内部使用 Dropbox 之外,Centric 员工也使用共享链接向分包商发送重要的输入图纸,并与潜在客户共享预算和报价。Swanson 说道,“我只要在 Dropbox 中创建一个文件夹,就能够与分包商共享大文件,而他们则可以直接上传所要提交的信息,所以他们一完成我就能马上收到相关信息。这比使用 FTP 站点简单多了。”

对 Centric 来说,在内部和外部协作时都必须要确保安全。三个合伙人都在 Dropbox 上启用了两步验证,并且超爱快速取消关联电脑、设备和网络会话的功能。他们还要求员工在各自的移动设备上和 Dropbox 应用中设置密码,确保不会有任何人入侵他们的文件。在谈到数据安全时,Wetzel 开玩笑道:“我更愿意将数据保存在 Dropbox 这种经过加密、安全有保障的冗余系统中,而不是保存在办公室内并承受可能丢失本地数据的风险。现在,如果我们的办公室发生什么灾难性事件,只要 30 分钟,我们便可在远程地点恢复正常工作!”

竞争优势

建筑行业的成本并不固定,因此每月的收益都不一样,Centric 认为降低管理费用是必须维持的重要标准。通过使用 Dropbox,Centric 不但不需要聘用 IT 专业人员,而且也无需投资构建费用高昂的服务器。Wetzel 指出:“在建筑行业,维持赢利能力的最佳途径就是保持较低的管理费用成本。我们的成本结构只有竞争对手的一半或三分之一,部分原因要归功于 Dropbox。我们的竞争对手被旧系统羁绊住,效率降低,而成本提高。现如今,购买服务器没有任何意义。”

Centric 在竞争中的另一优势是,他们的员工能快速、有效地在施工现场办公。许多其他建筑公司的员工都是通过基于服务器的系统远程办公,无法像 Centric 的员工那样迅速访问数据。带领团队在外办公的 Kounkel 说道:“老实讲,Dropbox 从技术层面定义了我们公司。”

Dropbox 对 Centric 的流程和工作效率举足轻重,让人感觉这款应用似乎就是为该公司定制的。Swanson 承认:“在我们公司,‘Dropbox’这个词出现的频率可能远高于其他任何字词。我们都了解如何使用 Dropbox;这已成为我们企业文化的一部分。”