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Dropbox Education 让北卡罗来纳州这家学院的员工可以跨设备工作,减少花在 IT 和行政管理上的时间,进一步专注于教学。

面临的挑战

寻找更合适的文件共享和访问方式

为帮助其 13,000 多名学位学生及继续教育学生准备迎接未来,Cleveland Community College 总是乐于采纳最新的技术。该学院位于北卡罗来纳州的 Shelby,最近刚获得该州社区学院史上最大一笔技术类联邦补助金。该技术院校的大部分教职员工都会在所有教学点使用多种设备(包括 iPad 和 Surface 平板电脑)来授课。

但是,跨设备、跨平台工作经常会使得教职员工难以访问和共享文件。此外,该学校的旧服务器系统要求员工手动备份文件,而手动流程经常会导致文件被意外删除,给 IT 部门带来麻烦。为了应对这些挑战,许多员工已开始使用个人 Dropbox 帐户,促使学校考虑部署整个校园都可以采用的企业级文件同步和共享解决方案。

在考察了多家不同的供应商之后,该学院决定部署 Dropbox Education。“在功能方面,我们的标准设定得很高,比如能够从多个地点进行协作、共享和访问等等。”学院的教学发展协调员 Athena Smith 说道,“我们很难找到接近此要求的产品。”

“对 IT 人员来说,每当有人丢失文件,我们就必须帮助将文件恢复为原始状态。我们还必须为一台专门用于备份的服务器提供支持。在将所有文件转移到 Dropbox 之后,我们就不需要这么做了。这为我们节省了大量的宝贵时间。”

Howard Roberts,Cleveland Community College 首席信息官

解决方案

更轻松地在校内外教学

Dropbox Education 让该学校能更好地为学生服务。现在,教师前往高中和其他校外课堂上课时可以使用自己惯用的设备,并即时访问所需的资料。“教师无需再担心文件在什么设备上。”Smith 解释道,“因为他们可以通过自己所有的设备查看文件。他们可以在所处的任何地方 — 不管是在校内、校外还是沙滩上 — 访问所需文件。”

通过与学生共享文件夹,教师对纸张的依赖日益减少,进而更易于布置和收集课程作业。此外,Dropbox 标记让参与任务组和其他学校计划项目的职员可以流畅地进行协作。此功能可让查看者共享文件,并在其他人执行修改时更新到最新版本 — 一切都在 Microsoft Office 中完成。“在高等教育中,许多工作都是以团队方式进行。”负责教学与学生发展的行政副校长 Shannon Kennedy 博士说道,“因此,实现多人协作处理相同文档可带来极大的优势。”

学院的首席信息官 Howard Roberts 指出,Dropbox Education 还提供了学院所需的安全功能。该服务可与学院的单点登录服务提供商 SecureAuth 集成,意味着教职员工可以利用学校调配的凭据登录 Dropbox。“从安全角度看,除指定人员外,其他任何人都无法访问文档。”他说道。

“教师无需再惦记文件在什么设备上,因为文件在所有设备上。无论是在校内、校外还是沙滩上,他们都可以在任何地方访问所需文件。”

Athena Smith,Cleveland Community College 教学发展协调员

成果

为 IT 人员和教师节省时间

据该学校表示,Dropbox Education 将可减少 IT 人员用于处理文件共享与备份问题的时间。教职员工很快就能在 Dropbox Education 中(而非学校的旧服务器上)备份所有文件。当有人意外删除文件或从学校离职时,他们可以更轻松地恢复文件。“我认为这为我们节省了无法估量的宝贵时间。”Roberts 说道。

这带来了哪些优势?教师能够减少处理行政工作的时间,将更多时间用于教学。“我知道有位老师让学生创建文件夹并与他共享。” Smith 说,“他可以在教室走动时查看学生的文件夹并确认‘好,我收到你的作业了’,然后继续一边走一边将其标记完成。”